Новые технологии в образовании: в Дальневосточном федеральном университете используют таск-трекер Kaiten для управления проектами
В Дальневосточном федеральном университете учатся более 20 тысяч студентов. В ответ на современные тренды образовательный процесс постоянно совершенствуется. Чтобы управлять изменениями, в учреждении используют Kaiten.
Василий Берке, директор по трансформации образовательной деятельности, рассказал об опыте организации работы команды изменений в Kaiten.
В новом подразделении стали искать платформу для организации задач
В 2023 году в Дальневосточном федеральном университете была создана Дирекция трансформации образовательной деятельности. Подразделение не имеет операционной функции, его цель — развитие и повышение качества образования. Оно является ядром команды изменений.
Дирекция трансформации запустила проекты изменений образовательного процесса и управляет ими. С другими подразделениями она взаимодействует в сетевой форме и вовлекает все больше сотрудников в процесс внедрения изменений. Большое количество участников и множество задач требуют гибкой технологичной системы управления. На старте рассматривали несколько разных инструментов, в итоге выбрали Kaiten, так как в нем была многофункциональная бесплатная версия.
Нас привлекла бесплатная версия Kaiten, которая дает возможность использовать полноценный набор функций. Это особенно важно, когда только начинаешь организовывать деятельность нового подразделения и не знаешь, что именно потребуется в работе.
При выборе таск-трекера сыграли роль еще несколько факторов:
- российское ПО — иностранные системы не подходят для государственного вуза;
- гибкость — в Kaiten множество настроек, которые позволяют реализовать самые разные варианты организации работы команды в рамках одной платформы;
- функциональность — возможностей очень много, и они гармонично организованы, как бездонный чемоданчик с инструментами, где все нужное под рукой и всегда можно достать что-то еще для решения сложной задачи.
В процессе организации деятельности команда постепенно поняла, какие функции ей нужны и чего не хватает, и подключила дополнительные модули. Наиболее важные из них:
- «ГАНТ и ресурсное планирование», «Учет времени» — чтобы выстраивать логику реализации проектов и организовывать связи между задачами разных проектов. Также позволяет прогнозировать время выполнения задач и вести учет загрузки каждого сотрудника. Возможность добавлять виртуальных пользователей позволяет учесть внешних участников процесса. Так подразделение понимает свои ресурсы и не запускает больше проектов, чем сможет выполнить.
- «Автоматизация» — это мастхев, чтобы упростить работу с задачами. Автоматизировать можно любые рутинные действия, чтобы освободить время для более приоритетных вещей. Например, в одном проекте с помощью автоматизации команда настроила уведомления в Telegram при смене статуса задачи, что сильно упростило коммуникацию.
Организовали в Kaiten каскадную систему управления проектами и задачами
Главная особенность использования Kaiten в Дирекции трансформации образовательной деятельности ДВФУ — организация каскадной иерархии проектов, их этапов и задач. Проекты команды масштабные, с большим количеством этапов и подзадач, поэтому понадобилась возможность выстраивать иерархию от общих к детализированным.
Такой подход позволяет видеть все проекты в одном пространстве, а при необходимости с его помощью можно декомпозировать этапы и детально посмотреть задачи, выполняемые в рамках каждого из них.
Благодаря прозрачной системе управления проектами изменений каждый сотрудник понимает, чем он должен заниматься и как это влияет на проект. За счет этого удалось сократить время на обсуждение статусов задач по проектам.
Создали пространства для проектов и сотрудников
В рабочих пространствах изначально заложена многоуровневая структура: есть общее пространство для управления всем портфелем проектов, пространство для самих проектов развития и индивидуальные пространства команд или отдельных сотрудников. Это нужно, чтобы задачи разных проектов не смешивались друг с другом и каждый мог посмотреть информацию только по своим проектам.
Общее пространство «Образовательная политика». Здесь в виде карточек расположены все актуальные проекты. Они разделены на четыре категории, и каждая категория является отдельной доской. Так сразу видно, к какой категории относится проект.
С этим пространством обычно работают в режиме «Таймлайн». Он позволяет выбрать отображаемые поля и отслеживать сроки реализации этапов проектов. Чтобы просмотреть дополнительные сведения по проектам, можно использовать режим «Таблица», который, кроме всего прочего, позволяет видеть суммарные значения числовых полей.
Пространство «Проекты развития». Оно используется, чтобы детализировать задачи внутри каждого из проектов. Под каждый проект здесь создана отдельная доска или даже несколько досок, если проект имеет несколько треков. Для удобства эти доски называются так же, как и сами проекты или треки проекта.
На каждой из досок в виде карточек перечислены все задачи, которые необходимо выполнить для реализации конкретного проекта. По мере выполнения они передвигаются из «Очереди» в «Готово».
Большое количество досок не создает неудобства: пространство используется на этапах планирования, а повседневная работа ведется в пространстве «Образовательная политика».
Благодаря такой организации получилось сгруппировать большое количество проектов по категориям: задачи не путаются и не смешиваются между проектами. За счет дочерних карточек всю информацию по проектам можно просматривать из одного общего пространства. Оно же является «монитором руководителя», который позволяет отслеживать стадии реализации проектов. Когда сотрудник открывает пространство «Образовательная политика», он сразу видит всю иерархию, начиная от проекта и заканчивая задачами, которые к нему относятся.
Именные пространства. В Kaiten можно разместить одну и ту же доску в нескольких пространствах. Дирекция трансформации образовательной деятельности ДВФУ использует эту фишку: у них есть еще несколько пространств, каждое из которых принадлежит конкретному сотруднику. Здесь продублированы доски проектов, в работе над которыми специалист участвует. Если он хочет посмотреть, на какие задачи нужно взять фокус, то открывает свое личное пространство и не отвлекается на посторонние проекты.
Подробно заполняют карточки и декомпозируют задачи
Каждый проект — это карточка в Kaiten. Проект может быть одного из трех типов: «Трансформация», «Улучшение», «Предотвращение кризисов». На доске сразу видно, какого типа проект.
В карточке проекта команда описывает его характеристики, заполняя специальные поля:
- Куратор проекта — руководитель подразделения, в зоне операционной деятельности которого находится проект.
- Трекер — сотрудник, который вносит информацию по проекту в Kaiten.
- Количество участников — показатель, демонстрирующий масштабность проектов.
- Показатели — наименование показателей эффективности деятельности, на которые оказывает влияние проект.
- Подразделения — наименование подразделений, сотрудники которых вовлечены в реализацию проекта.
Основная карточка проекта декомпозируется на дочерние карточки — этапы проекта. Они, в свою очередь, декомпозированы на задачи с помощью чек-листов.
Иерархическая система позволяет выстроить прозрачную структуру управления. В ней легко проследить все детали — от основной информации по проекту до каждой задачи или этапа, видеть ответственных и участников.
Организовали пространство для задач вида «Прилетело»
Никакое планирование не спасает от отдельных задач, которые также необходимо учитывать. Для таких случаев Дирекция трансформации образовательной деятельности ДВФУ создала отдельное пространство «НЕпроекты». В нем аккумулируются задачи, которые не относятся напрямую ни к каким другим направлениям.
Ведут дневники совещаний и создают задачи на их основе
В Kaiten есть инструмент «Документы» — с ним в аккаунте можно оформлять текстовые файлы. В Дирекции трансформации образовательной деятельности ДВФУ этот раздел используют для ревью по совещаниям, чтобы не терять важные тезисы и идеи, которые обсуждала команда.
В специальном документе есть шаблон, который заполняют участники встречи. Туда заранее вносятся тезисы для обсуждения, а в ходе совещания ведутся заметки и фиксируются обсуждаемые планы. После совещания записи переносятся в соответствующие карточки задач.
Разработали базу знаний
С помощью «Документов» в Kaiten можно создать базу знаний, в которой будет собрана основная информация об организации и правилах работы.
Дирекция трансформации образовательной деятельности ДВФУ описывает здесь принципы, по которым устроены внутренние процессы в Kaiten, и свои наработки по платформе. База знаний помогает в онбординге новых сотрудников: чтобы ознакомить их со стандартами, не нужно отправлять информацию лично.
Все проекты хранятся в одном окне
Kaiten позволил подразделению университета выстроить каскадную структуру управления проектами. Так можно выделять внутри проектов независимые направления, которые не смешиваются, и задачи по ним не путаются друг с другом.
С таск-трекером мы стали лучше понимать свои производственные возможности и их границы. Начали соизмерять ресурсы команды с планами, выставлять приоритеты и архивировать часть проектов. А еще мы системно видим все проекты в одном месте и понимаем, что происходит в работе подразделения.
Если вы работаете или обучаетесь в образовательном учреждении, не важно государственном или частном, расскажите, используете ли подобные системы управления задачами и для каких целей. Интересно узнать о разном опыте.
В моем университете из цифровых технологий была только возможность в чате забить очередь в столовой с помощью тех, кто не пошел на пару.
А в Оксфорде до сих пор занимаются академической греблей будущей премьер-министры. И даже электромоторы до них не дошли
Круто читать, что трансформации и современные технологии потихоньку докатываются до универов