Инвентаризация на складе в 2024

Мы поговорили с экспертами по складской логистике. Вместе разбираемся, как в 2024 году проводят инвентаризацию на складе.

Инвентаризация — это стресс для предпринимателей и работников. Бизнес не отгружает товары и теряет прибыль. Клиенты не получают товар вовремя, пишут претензии и уходят к конкурентам. Сотрудники не знают где что лежит и как это считать. Хаос, если не знаешь, что делать.

Старый добрый дедовский метод. Когда нет никакой автоматизации, перебираем товары ручками. Многие до сих пор работают по старинке, потому что так привыкли. Даже на больших складах.

Как выглядит

Для начала вам нужны инвентаризационные описи. Вы берете фактические остатки: выгружаете из учетной программы, из excel, хоть из тетрадки. Дальше распечатываете их на принтере.

Должно получиться так:

Их вы будете заполнять.

Ваша задача: считать товары и заносить количество в таблицу.

Алгоритм следующий:

В результате у вас на руках остаются заполненные ведомости.

При ручном способе возникают разные проблемы.

Проблема: на полную инвентаризацию склад придется закрыть

Зачастую это прям боль. На профильных форумах часто интересуются, что с этим делать:

Суть в том, что приемка и отгрузка мешают считать.

Представьте, вы распечатали ведомости с остатками, начинаете проверять. А склад работает: отгрузили заказ клиенту, приняли поставку товара. Информация моментально устарела, дальше смысла нет продолжать.

Хорошо, если склад маленький, который можно охватить за несколько часов. На большом можно застрять на несколько дней, а то и неделю.

Клиенты в это время не получают свои заказы, а поставщики оплачивают хранение вашего товара. А вы теряете деньги и репутацию.

Решение 1: считайте ночью или в выходные

По ночам проводят переучет в продуктовых магазинах, например. Коллектив собирается на дополнительную смену в ночь и пересчитывает весь магазин.

На складах тоже так делают. Даже если работаете круглосуточно, ночью движения товара мало или его почти нет. Если это не так, способ подойдет.

Из плюсов этого решения — не нужно останавливать склад.

Минусов больше:

Еще нужно платить сверхурочные в двойном размере. Для работника это может быть плюс, для предпринимателя — издержки.

Как минимум, должно быть хорошее освещение. Вероятность ошибиться близка к 100%, когда уставший работаешь в темноте.

Решение 2: считайте по частям

Это называется выборочная инвентаризация. Идея в том, чтобы разделить склад на участки. Потом взять один участок и провести в нем инвентаризацию. Остальной склад в это время работает как обычно.

Обычно делят:

Когда считаете по группам товаров вы можете столкнуться с тем, что они разбросаны по складу: часть здесь, часть в соседнем ряду, часть в другом помещении. Начнется беготня по складу, которая выматывает. От усталости начнете ошибаться.

Поэтому выборочную инвентаризацию лучше проводить по зонам.

Например:

Размер зоны не должен быть слишком большим, чтобы не мешать другим складским операциям. Но и не слишком маленьким, чтобы получить представление о состоянии запасов.

Разделили, выбираете участок и считаете. Участок можно пометить цветной лентой:

Плюсы частичной инвентаризации: склад работает, результаты получаются точнее, работники меньше устают.

Если завести график учета всех зон и регулярно их пересчитывать, получится уже циклическая инвентаризация.

Принцип тот же: делите склад на небольшие части и последовательно считаете их все. Если обрабатывать за день 5-10% площади, за 2-3 недели пересчитаете все.

Например, у вас склад с одеждой. Составляете график проверки:

К выходным весь склад посчитан.

Прошло немного времени, повторили цикл. Полная инвентаризация при таком может стать формальностью. Вы будете уверены в остатках, потому что любую часть склада проверяли недавно.

Плюсы такого подхода: всегда актуальные данные по всему складу.

Минус в том, что нужно придерживаться графика. Ну и нужны люди, которые будут этим заниматься.

Проблема: ошибки в подсчетах

Причин может быть много: невнимательность, усталость, нет понимания, нет мотивации. Один человек отработал уже 7 часов подряд и глаз замылился, не видит ошибки. Другой сам по себе всегда рассеянный. Третьему это все вообще не сильно интересно. Думает, как бы побыстрее свалить домой.

Простой пример ошибки. Одну коробку пропустили, а другую посчитали два раза. Для верности повторили пару раз. Вот уже сильно неправильно стало в ведомости.

Решение 1: делайте короткие перерывы

Час поработали, 5-10 минут перерыв. Так вы будете меньше уставать и дольше сохраните концентрацию.

Решение 2: посчитайте товар второй раз

Сделать это обязательно должен не тот человек, который первый раз считал. Люди себе доверяют и бывает тяжело признать свою ошибку.

Коллега считает свой стеллаж, вы свой. Потом меняетесь и проверяете друг друга.

Проблема: ошибки в ведомостях

Допустим, вы ошиблись и написали неправильное число. Не исправляйте поверх старой записи. Получится грязь и будет непонятно, что именно написали. Аккуратно зачеркните ошибку и напишите рядом правильное значение.

Казалось бы, ну исправил и исправил, что в этом такого. Но будьте осторожны с помарками. Новое значение в клеточке должны заверить своими подписями члены комиссии. Иначе результаты можно потом признать недействительными. Может вы исправили значение на новое, а разницу забрали себе.

Это сложно, но постарайтесь заполнять сразу правильно.

Это уже автоматизация. Здесь вы сканируете штрихкоды и ничего сами не считаете.

Сканеры бывают двух видов: собственно сканер и терминал сбора данных (ТСД). Смысл обоих устройств одинаковый: отсканировать штрихкоды и передать информацию на компьютер.

Простой сканер считывает код и отправляет его на компьютер. Это периферийное устройство, без компьютера он бесполезен. Цена начинается от 2 тысяч рублей.

ТСД — это маленький компьютер с экраном. Возможностей у него больше. Отсортирует данные, покажет вам информацию о товаре на экране или предупредит, что код уже считывали. ТСД более совершенное устройство и стоит дороже: цена начинается от 5 тысяч рублей, в среднем 60 тысяч.

Как выглядит

Сначала запускаете инвентаризацию в учетной программе на компьютере. Программа возьмет информацию о товарах из базы данных и подготовит ведомости.

Затем алгоритм следующий:

Задача: пропикать все штрихкоды один за другим.

Если выходите за радиус действия сканера, он начнет запоминать коды. Когда вернетесь, информация отправится на компьютер.

В конце информация о всех позициях будет в компьютере. Оттуда можно будет распечатать все документы и завершить работу.

Плюсы способа: быстро и намного меньше ошибок. Стресса для сотрудника тоже меньше. Не нужно держать в голове количество товара пока заполняешь ведомость.

Минус в том, что нужно вложиться. Купить учетную программу и сканеры. Потом обучить работников с ними обращаться. Если что-то сломается понадобится человек, который починит.

С другой стороны, на дистанции автоматизация окупается. Товары будут двигаться быстрее, не нужно платить за ошибки в подсчетах.

Современная технология, которая ускорит инвентаризацию на порядки и сведет ошибки к минимуму.

С этой технологией мы сталкиваемся каждый день, когда:

Внутри карты находится чип с информацией. Вы прикладываете карту к считывателю. Если все в порядке, проезд оплачивается или открывается турникет.

Если это товар на складе, в чип записывают информацию о нем. Наименование, срок годности, номер накладной, номер заказа. Что запишете, то и будет.

Инвентаризация здесь будет самая простая:

Провели сканером вдоль стеллажа. Вжух, информация о сотне товаров улетела в учетную систему. Все, стеллаж посчитан. Никакого перебора, ведомостей, пропикивания штрихкодов.

Из плюсов: очень быстро и без ошибок.

Минус в том, что технология дорогая. Каждый товар нужно снабдить меткой, их покупают отдельно.

Если у вашей фирмы есть склад, вы 100% столкнетесь с подсчетом товарных остатков. Методов много: от ручного подсчета до использования современных складских технологий. Выбор зависит от размера склада, количества сотрудников, финансовых возможностей, стратегии развития.

Автоматизация сэкономит время и усилия сотрудников, сократит количество ошибок.