Эффективное управление контентом: Как мы преобразовали процессы подготовки и согласования статей для кулинарного издательства
Запрос клиента: Кулинарное издательство столкнулось с проблемой неупорядоченного процесса подготовки и написания статей. Отсутствие контроля со стороны руководства, разрозненные коммуникации через почтовые сервисы и частые задержки приводили к потере информации, ошибкам и задержкам. Более того, отсутствие систематизации иногда приводило к написанию нескольких статей на одну тему, что приводило к потере ресурсов и снижению репутации компании. Клиенту требовалась система, способная структурировать процесс создания контента и минимизировать ошибки.
Проектирование и решение
Для решения задач клиента была спроектирована и внедрена информационная система, включающая следующие ключевые бизнес-объекты:
- Материал: Основной объект в системе, в котором ведется учет всех кулинарных статей, новостей и рецептов. Здесь сотрудники создают и редактируют тексты, контролируют статусы и дедлайны материалов, определяют приоритеты и подбирают подходящие изображения.
- Тип материала: Справочник, позволяющий классифицировать материалы на группы, такие как продукт, новость, статья и рецепт. Это помогает стандартизировать процесс работы с различными типами контента и избежать путаницы.
- Этапы: Процесс написания каждого материала был разделен на 4 этапа. Для упрощения работы сотрудников система автоматически создает этапы при создании нового материала. Сотрудник не может перейти к следующему этапу, пока не завершит текущий. Это гарантирует последовательность выполнения задач и минимизирует вероятность ошибок.
- Задачи: Каждый этап включает в себя набор задач, которые также создаются автоматически. Только после выполнения текущей задачи сотрудник может перейти к следующей. Это позволяет систематизировать процесс работы над материалом и сократить количество ошибок.
- Согласование: Некоторые задачи требуют согласования со стороны руководителей смежных отделов. В системе автоматически создаются задания на согласование. Положительное решение позволяет автору продолжить работу, а отрицательное требует корректировки материала.
Функционирование системы
Глазами автора: Автор работает поэтапно над созданием материала. Он пишет текст, проверяет его на фактические и грамматические ошибки, подбирает изображения и проходит процедуры согласования. После завершения всех этапов материал публикуется, и автор прикрепляет ссылку на публикацию.
Глазами руководителя: Руководитель принимает решение о необходимости написания материала, определяет приоритеты и сроки, назначает ответственного автора, контролирует работу сотрудников и статусы материалов. Он также принимает решения по согласованию задач, оставляет комментарии и предлагает правки.
Глазами ИТ-системы: Система ведет учет всех статей и уведомляет ответственных авторов о новых заданиях. Она автоматически создает этапы и задачи, следит за выполнением задач и корректностью выполнения работ. Если этап или задача требуют согласования, система направляет их руководителям и контролирует процесс до полного завершения.
Результаты
Внедрение информационной системы позволило структурировать процесс написания и согласования материалов, что привело к снижению количества ошибок, ускорению работы и повышению качества публикуемого контента. В результате, кулинарное издательство повысило свою репутацию, улучшило качество материалов и увеличило количество положительных отзывов.
Теперь компания планирует расширить функционал системы, включая сбор статистики по просмотрам и отзывам на опубликованные материалы, чтобы ещё больше улучшить процессы и результаты работы.
Подпишитесь на наш канал, чтобы получать полезную информацию про организацию и систематизацию бизнес-процессов. Свяжитесь с нами для консультации или демонстрации наших решений. Мы поможем найти оптимальное решение для ваших задач!
Видно, что структурирование процессов значительно улучшило качество и скорость подготовки материалов