Как бизнесу организовать воинский учет и не налететь на штраф

Какие документы должны быть в компании, о чем и в какие сроки необходимо уведомлять военкоматы, как часто нужно проходить сверки и что будет при нарушении правил – рассказали в статье. В ней же найдете формы документов для учета военнообязанных.

Привет! Я Сергей Кравченко — сооснователь сообщества предпринимателей и руководителей CLUB.ORG. Лидер и основатель Первой Экспертной Бухгалтерии — технологичного аутсорсинга бухгалтерии.

Здесь я помогаю предпринимателям разобраться в бухгалтерских и кадровых задачах. Кстати, пока не забыл — делюсь книгой про эффективность управления компании.

Возвращаясь к теме. Сегодня подробно расскажу, как поэтапно организовать воинский учет в компании, какие документы нужно вести и какие будут штрафы за нарушение правил.

Военкоматы собирают всю информацию о военнообязаных. Их интересует: где они живут, где и на кого учатся и кем работают. Это им нужно, чтобы планировать призыв, проводить сборы, и, как следствие, поддерживать обороноспособность страны.

По закону, собирать и передавать данные в местные военкоматы о призывниках и военнообязанных должны все учебные организации и работодатели. Но есть исключение — это ИП, даже при наличии наемных сотрудников.

Учет военнообязанных бывает общий и специальный.

Специальный учет применяют к сотрудникам, на которых распространяется бронь во время мобилизации или военного времени — на это время за ними будет закреплена определенная должность. Сотрудники с бронью получают отсрочку от воинской службы, но обеспечивают бесперебойную работу военной отрасли. Например, ими могут быть специалисты предприятий оборонно-промышленного комплекса.

Остальные военнообязанные состоят на общем учете — его и ведут большинство организаций. В этой статье речь пойдет об общем учете.

Отсрочка — это временное освобождение от мобилизации, а бронь — постоянное, в основном связанное с местом работы.

Бронь закрепляется за конкретной должностью, а не за человеком. Если сотрудника переводят на должность без брони или увольняют, бронь переходит к другому человеку. Отсрочка к специальному воинскому учету отношения не имеет.

По закону все организации, кроме ИП, ведут воинский учет. За него отвечает руководитель организации или сотрудники, которых назначили на эту работу. Ответственные лица обязаны оформлять документы по учету военнообязанных и при необходимости проводить плановые работы по подготовке сотрудников к мобилизации.

Количество ответственных в организации зависит от того, сколько сотрудников состоит на воинском учете.

Количество ответственных за воинский учет:

Если в организации работает менее 500 человек, подлежащих воинскому учету, им может заниматься один сотрудник. Например, специалист отдела кадров. В этом случае есть два варианта оформления сотрудника в организации:

Если сотрудников больше 500, воинским учетом должен заниматься освобожденный работник. Для него это основная обязанность. Если в организациях воинский учет осуществляют два и более работников, то их объединяют в отдельное подразделение — военно-учетный стол (п. 12 Положения о воинском учете).

Компанию, которая никогда не вела воинский учет, нужно поставить на учет в военкомате — по месту регистрации фирмы. Если в компании есть филиалы, ставить организацию на военный учет в каждом отдельном городе не нужно.

Компании обязаны вести воинский учет работников, с которыми заключен трудовой договор. Если в организации есть самозанятые сотрудники, которые работают по договору ГПХ, вести учет по ним не нужно.

Единых шаблонов по процедуре постановки на воинский учет нет. Для уточнения порядка действий лучше обратиться в местный военкомат.

Далее разберем основные шаги и документы, которые могут пригодиться для постановки на воинский учет.

Воинский учет касается всех мужчин — граждан РФ, которые постоянно проживают в России, не освобождены от воинской обязанности, не проходят военную службу. А также женщин с военно-учетной специальностью: например, врачей, геодезистов, связистов и других.

Ставить на учет нужно:

Освобождены от воинского учета:

Запросите у военнообязанных сотрудников документы воинского учета и проверьте отметку в паспорте. На 13 странице в паспорте должен стоять штамп «‎Обязан(а) исполнять воинскую обязанность». Среди документов могут быть:

Если у сотрудника нет этих документов, вручите ему направление для постановки на воинский учет.

Если в документах, которые предоставил сотрудник, есть неоговоренные исправления, неточности и подделки, неполное количество листов, сообщите об этом в военный комиссариат в течение пяти рабочих дней со дня их выявления.

Для председателя районной комиссии нужно предоставить карточку по форме № 18. Контакты председателя можно уточнить в управе или администрации административного субъекта, где зарегистрировано юрлицо

Требования в регионах различаются: где-то карточка предоставляется только в районную комиссию, а где-то — и в военный комиссариат. Надежнее составить ее в трех экземплярах: для районной комиссии по бронированию, для военкомата и для самой организации.

После постановки на учет каждой организации присваивают регистрационный номер. Его проставляют в карточке по форме 18 — в правом верхнем углу. Если в номере будет индекс Б, организации нужно вести еще и специальный воинский учет. Подробную информацию о нем можно получить только в военном комиссариате.

В приказе нужно прописать ответственное лицо и того кто заменит его в случае больничного, отпуска или других причин. Также нужно подготовить план работы по ведению воинского учета на год.

План работ — это документ, в котором прописаны все мероприятия, связанные с воинским учетом на текущий год. В плане должна быть подпись руководителя компании и ответственного за воинский учет, а также печать, если она есть. При необходимости план можно корректировать.

Приказ — обязательный документ, регулирующий воинский учет. Если в должностных обязанностях кадрового работника нет таких полномочий и нет приказа, он не становится ответственным за воинский учет по умолчанию. Скорее всего, штрафовать в таком случае будут руководителя организации.

Когда все основные документы заполнены, ответственному лицу нужно лично поставить организацию на учет, а также согласовать приказ и план работ в военном комиссариате. Список военных комиссариатов и адреса можно узнать на сайте Министерства обороны.

Если на конкретной территории нет действующего военкомата, сведения подают в муниципалитет сельского поселения или городского округа.

После подачи документов компания получает справку о постановке на воинский учет. Для хранения военно-учетных документов руководитель организации должен выделить помещение и поставить железные шкафы. Доступ к ним должен быть только у сотрудников, ответственных за воинский учет.

Карточку формы № 10 нужно заполнить на сотрудников:

В карточку по форме № 10 вносят личные данные сотрудника: сведения об образовании, месте работы, должности, семейном положении, месте жительства или месте пребывания (на срок более трех месяцев).

Размер карточки — 210×297 мм, она состоит из лицевой и оборотной стороны. На первой нужно указывать личные данные, на второй — информацию о воинском учете, приемах и увольнениях, а также дополнительные сведения.

Данные нужно вносить шариковой ручкой с чернилами черного, синего или фиолетового цвета разборчивым почерком без помарок. Карандашом можно вписывать семейное положение, место жительства, телефон работника — если данные изменятся, вы сможете поправить их, а не переписывать карточку заново.

Данные в карточке нужно каждый раз менять, если сотрудник женился, развелся, получил диплом, перевелся на другую должность, сменил место жительства. А также сообщать об этом в военкомат в течение пяти дней после внесения изменений в картотеку.

Карточки сотрудников необходимо хранить и в электронном, и в бумажном виде. Вносить какие-либо изменения в базу данных электронных карт, а также распечатывать их, можно только ответственному за воинский учет в организации.

Если ранее в организации вы использовали для учета старые карточки по форме Т⁠-⁠2, нужно завести новые — по форме № 10.

Для работы с карточками нужно организовать картотеку. Все документы в ней должны быть распределены в строгой очередности и в алфавитном порядке согласно разделу:

цитата. Если в вашей организации на воинском учете более 500 человек, добавьте пятый раздел — в него помещаются карточки военнообязанных, имеющих мобилизационные предписания и отметки в военных билетах о вручении мобилизационных предписаний.

Карточки сотрудников, снятых с воинского учета, храните отдельно от картотеки. Их нужно сверять с военным комиссариатом. После сверки можно уничтожить, но обязательно составить акт об уничтожении.

Карточки сотрудников по форме №10 и сведения о сотрудниках в запасе нужно направить в военкомат. Далее сверку данных нужно проводить раз в год — дату сверки назначает военкомат.

Эти сведения в военкомат можно передавать лично, или по почте — электронного документооборота пока нет.

Работодатель обязан организовать служебное делопроизводство по вопросам ведения воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе (П. 39 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях).

Уточнить названия и количество папок для целей отдельного делопроизводства можно в районном военном комиссариате.

Вся переписка с военными комиссариатами регистрируется отдельно и хранится в отдельной папке. В каждой папке рекомендуется хранить опись вложенных документов.

У каждой папки в делопроизводстве должно быть название. Как пример:

В список документов по воинскому учету обязательно должен входить Журнал проверок осуществления воинского учёта и бронирования. В него вносят сведения о проверках военкомата, выявленных нарушениях и предписаниях об их устранении.

Помимо этого журнала, мы рекомендуем вести и другие:

Это упрощает ведение учета, помогает доказать отсутствие ошибок при проверках и избежать штрафов.

На военном учете должны стоять все юрлица без исключения. Отсутствие в компании работников, которые подлежат воинскому учету, не освобождает работодателя от обязанностей в области воинского учета. Сегодня у вас нет военнообязанных, а завтра вы приняли такого работника на работу — значит, должны уведомить военкомат.

Законы, в которых регламентируется обязанность организаций вести воинский учет:

Порядок действий, когда военнообязанных сотрудников в организации нет, нормативно не урегулирован. Надежнее руководствоваться п. 22 Методических рекомендаций Генерального штаба ВС по ведению воинского учета в организациях, а именно:

Карточку учета организации при постановке на воинский учет нужно заполнить так: шапку отчета регистрационными данными, все остальное данные в форме — нулями.

сли организация уже стоит на воинском учете, проверьте:

За отсутствие учета или ошибки в нем предусмотрены штрафы и для работодателей, и для сотрудников.

Штрафы для работодателей:

Для руководителя (ответственного за ВУ):

Для малых предприятий:

Для среднего и крупного бизнеса:

Штрафы для сотрудников:

Количество штрафов будет зависеть от того, сколько нарушений выявят при проверке.

Если у вас есть сложности с ведением воинского учете, напишите нам в Telegram, Whatsapp, позвоните по телефону 8 800 444 12 17 или оставьте заявку на сайте — мы бесплатно проконсультируем по вопросам воинского учета, разберем ситуацию и поможем оформить документы.

Статья опубликована при поддержке CLUB.ORG — сообщества предпринимателей и руководителей с практическим опытом и WSA — сообщества создателей контента на vc.ru и других СМИ.

Расскажите, были ли у вас сложности с военнообязанными сотрудниками?