Невозможно управлять без системы

Вы когда-нибудь задумывались о том, что управление само по себе включает систему. Конечно, если мы говорим в контексте эффективного управления.

Все остальное, я отношу к категории начальничества.

Принципиальное отличие заключается в том, что начальник командует, руководитель управляет. Чтобы управлять эффективно, нужно создавать систему.

Что первым делом начнет делать эффективный руководитель придя в компанию на высокую должность?

▪Анализ

Проведет анализ имеющейся системы, орг. структуры, корпоративной культуры и пр. На основании которого, сможет формулировать изменения, которые ему потребуются. Расставляя крестики маркером на неэффективных процессах и отсутствие систем.

▪Предложение изменений

По результатам анализа, будет видна картина будущих изменений, на основании которых этот менеджер будет согласовывать свое предложение по реновации.

📍Почему управление невозможно без системы?

Хороший менеджер радеет за прогнозируемый результат. Ему важно выставить ключевые маркеры и выявить закономерности от результата определенных событий. Иначе, как можно повлиять на те показатели, которые ставятся перед любым руководителем?

*Моя формулировка, почему эффективное управление невозможно без системы:

Управление - это создание систем, правил и алгоритмов, благодаря которым участники системы, передвигаются по прогнозируемым траекториям с ожидаемым результатом.

Если в организации нет правил, регламентов, бизнес-процессов регулирующих взаимодействие отделов и сотрудников в рамках определенных событий и ситуаций - ими невозможно эффективно управлять. Единственное, чем вы будете заниматься - это тушением пожаров.

На мой взгляд, компания с отсутствием правил - это сообщество людей по интересам, которое язык не поворачивается назвать организацией (само слово подталкивает нас на систему). О каких бизнес результатах может идти речь, если сообщество людей действует исключительно по своим правилам, а не тем, которые создали для них?

Приведу несколько примеров, работающей системы внутри компании:

1. Заболел сотрудник - его руководитель выполнил определенные действия, чтобы передать информацию в смежные отделы, которым это необходимо. Допустим заболел сотрудник отдела продаж, была оперативно передана информация в отдел маркетинга, с прогнозом лидов на менеджеров отдела продаж, чтобы их не было в профиците по причине болеющего сотрудника.

Далее руководитель этого отдела сам выполняет задачи, которые стояли на его подчиненном, получает информацию о плановой дате его выхода на работу и делает отметку о больничном.

Пришел сотрудник, сразу запросил у него больничный лист - передал кадровику.

2. Претензия после оказания услуг - оказали услуги клиенту, спустя какое-то время приходит претензия, которая должна быть передана юристу, пока он готовит ответ на претензию, информация параллельно передается специалисту по качеству, он в течение установленного срока звонит клиенту и выясняет причины претензии и вопросы по качеству.

Если ему удается решить вопрос, в течение установленного срока передает информацию юристу, ставит заметку в CRM и закрывает вопрос.

Если руководитель отдела не сделает этих простых алгоритмических действий - будет наказан. Как ему их запомнить? Очень просто - использовать в работе:

- Инструкции

- Регламенты процессов

- Бизнес-процессы

То, что очень помогает для создание системного управления.

📍Что происходит в компаниях, когда нет системного управления и вышеописанных внутренних документов?

Вернемся к нашим примерам:

1. Заболел сотрудник - РОП забыл передать информацию в отдел маркетинга, компания получила больше лидов, чем требовалось - переплатив при этом.

Кадровик не в курсе о больничном сотрудника, имея все последствия от этого.

2. Претензия после оказания услуг - “ГАЛА! ГАЛА! Претензию принесли, шо делать с ней?!” - “Передай МАШЕ! Она больше года работает, знает что с ней делать!”

И… осталась лежать эта претензия у Маши на столе, думаю дальше продолжать не стоит.

💡Подведу итоги:

Как вы считаете, что должно лежать у реально эффективного руководителя на столе?

3…

2…

1…

✅Ноги.

Потому что он создал процессы, которыми руководствуются сотрудники и руководители его компании. Он занимается важными и не срочными задачами, которые принесут ему результат в долгосрочной перспективе. Анализирует узкие места имеющихся систем и расшивает их, чтобы повысить эффективность процесса.

Важно ли системное управление на ваш взгляд?