Как налоговая уличает компании в нетрудоустройстве сотрудников

Три реальных кейса, как налоговики поймали предпринимателей, которые не оформляли сотрудников официально. Спойлер: чаще всего попадаются на собственной жадности.

Привет! Мы Первая Экспертная Бухгалтерия — технологичный аутсорсинг бухгалтерии. Мы решаем все задачи собственников и руководителей бизнеса в области бухгалтерии, зарплаты, кадров, трудового права, воинского учета и 1С. А здесь публикуемся при поддержке Club.org — сообщества предпринимателей и руководителей с практическим опытом и WSA — сообщества создателей контента на vc.ru и других СМИ.

Мы собрали три кейса о том, как ФНС находит кадровые «дыры». Перечислим рекомендации по защите бизнеса и способы законной экономии на кадрах.

ИП на патенте открыл 30 точек продаж сотовой связи. При этом максимальное количество работников по закону для патентной системы — 15 человек, именно столько и записано в отчетности за последние три года. Людей в два раза меньше, чем салонов.

Как доказали обман. В каждой торговой точке установлен кассовый аппарат, куда при регистрации вносятся данные продавцов. Налоговики установили, что в 2021-23 гг. чеки пробивали от 29 до 30 сотрудников. Также проанализировали табели рабочего времени, где обнаружилось минимум шестеро нетрудоустроенных.

Следовательно, всё это время неучтенным людям выплачивали зарплату «в конверте», а бюджет недополучил НДФЛ и страховые взносы.

Итог. Налоговая предложила исправить налоговую отчетность и доначислила налоги с учетом ограничений по системе налогообложения. Предприниматель закрыл ИП.

Комментарий:

Это не единичный случай: налоговая следит за числом трудоустроенных и регулярно направляет требования пояснить, почему трудоустроенных сотрудников нет вообще или их недостаточно исходя из характера бизнеса.

«Соскочить», просто закрыв ИП, не выход. ИП несет личную финансовую ответственность, и долг перед бюджетом придется выплатить.

Клининговая компания заключила трудовой договор с генеральным директором, который по документам регулярно уходил в отпуск без сохранения заработной платы. А значит, компания не платила за него налоговые и страховые отчисления. Это был единственный сотрудник в организации.

Как доказали обман. Согласно заключенным договорам, компания обслуживает десятки объектов в месяц. Налоговики попросили штатное расписание, чтобы выяснить, кто именно помыл перечисленные объекты.

Итог. Проведена проверка, по итогам которой компании доначислили налоги, взносы и назначили штраф.

Комментарий:

История сокрытия части персонала или, как описано в кейсе, всего персонала, типична для сферы услуг и клининга в частности. Но, чтобы вести клининговую деятельность, люди необходимы.

Штатное расписание с единственным сотрудником — генеральным директором, которому не нужно содержание, — «красный флаг» для госорганов, чтобы проанализировать компанию.

В нашей практике был курьезный случай, когда нетрудоустроенные сотрудники клининга пришли мыть помещение налоговой. Обман вскрылся моментально.

Охранное агентство располагало числом сотрудников, превышающим штатное расписание. Один из таких нетрудоустроенных работал на объекте в охранной будке. В какой-то момент его уволили, отказавшись заплатить за отработанные дни месяца. Отстаивать права после незаслуженного увольнения тот решил в трудовой инспекции.

Как доказали обман. В официальных документах об этом охраннике не было ни слова. Сотрудник госорганов отправился на объект с фото охранника, где факт его пребывания, а также что он работал именно от этого охранного агентства, подтвердили работники объекта.

Итог. Компания получила штрафы и доначисления от ФНС и ГИТ.

Комментарий:

Бизнес подвергся рискам из-за человеческой жадности — при полной выплате причитающегося бывший сотрудник и не подумал бы судиться.

Но рано или поздно такие случаи все равно попадут «на карандаш» налоговикам. Благодаря автоматическому сопоставлению налоговой отчетности и отчетности в СФР система становится прозрачнее с каждым годом. А в случае сомнений налоговики дозапрашивают штатное расписание и договоры. Нередко таких документов у компаний нет, и их оформляют в спешке и задним числом. Скорее всего — с ошибками.

Чтобы не привлекать внимание налоговиков и трудовых инспекторов к компании, необходимо легализовать характер отношений с исполнителями.

Возможны два варианта:

Налоговая обращает внимание на такие ситуации:

Если объяснения не удовлетворят налоговиков, они переквалифицируют договор ГПХ в трудовой — со всеми вытекающими последствиями в виде доначислений.

Комментарий:

Бизнесхак по выбору: оформить трудовые отношения или подрядные. Оцените характер работ и их длительность.

Если работы включают множество рутинных ежедневных операций, выполнять которые нужно постоянно и объем которых заранее неизвестен, рекомендуем заключить трудовой договор (например, секретарь). Если фронт работ и срок их выполнения можно определить четко, уместно заключить договор ГПХ (например, для мастера по установке офисных перегородок).

Также настоятельно рекомендуем не поддаваться панике в случае получения подобных требований и звонков из налоговой. Там «любят» грозить выездной проверкой. Обратитесь за консультацией к профессионалам, которые проанализируют ситуацию и помогут составить юридически грамотный ответ.

Проверьте, использует ли ваш бухгалтер все способы оптимизации расходов.

Так, работодатели могут рассчитывать на:

Еще одна альтернатива найму — перевод часть функций бизнеса на аутсорсинг.

Обращаясь в специализированные компании, вы:

На обслуживание в специализированные компании можно передать бухгалтерию, кадровый учет и расчет зарплаты, продвижение в интернете, подбор персонала, логистику и склад.

Первая Экспертная Бухгалтерия может полностью заменить отделы бухгалтерии и кадров. Также консультируем по юридическим вопросам и берем на себя сопровождение 1С.

Публикуемся при поддержке Club.org — сообщество предпринимателей и руководителей с практическим опытом, и WSA — сообщества создателей контента на vc.ru и других СМИ.

Расскажите, были ли у вас проблемы с налоговой в отношении сотрудников?