Как внедрить роботизированную автоматизацию процессов

Роботизированная автоматизация процессов (RPA) — это инструмент, который позволяет делегировать задачу не человеку, а программному обеспечению. Большинство платформ RPA очень просты в использовании: даже сотрудник без навыков программирования сможет быстро роботизировать бизнес-процесс.

Используя интеграционное программное обеспечение, робот выполняет однообразные рутинные задачи, тогда как сотрудники смогут сосредоточиться на более важных и интересных вопросах.

Чтобы не потерять время и деньги, важно правильно спланировать внедрение. Мы разделили процесс на четыре этапа.

Запрос бенчмарка. Прежде, чем внедрить RPA в свой бизнес, мы проанализировали опыт конкурентов и выявили общую ошибку: команды роботизируют локальные процессы, в то время как эффективнее работать с самыми крупными.

Комплексный подход. Мы сегментировали процессы по объему и выделили самые крупные. Собрали фокус-группу и вместе с руководителями определили те процессы, которые сможем роботизировать.

На практике: Команда одной компании предоставила нам четыре крупных процесса и попросила оценить, какие из них можно роботизировать. Мы проанализировали и поняли, что роботизация этих процессов маловероятна. Причина — ручные надписи на документах. Робот не отличит их, даже если настроить оптическое распознавание. Другая проблема — отсутствие интеграции между системами, которую робот не может настроить. Это доказывает, что бенчмаркинг работает, а учиться на чужих ошибках — полезно для бизнеса.

Главная задача — обучить сотрудников. Вместе с провайдерами, запускающими роботизацию, мы подготовили двухдневный курс — упрощенный и усложненный.

В команду вошли инициативные сотрудники с базовыми навыками программирования: мы назвали их агентами по автоматизации. Мы выделили полторы полные штатные единицы менеджеров, а непосредственной роботизацией занимался только один сотрудник. У него был небольшой опыт IT: до этого он писал макросы.

Мы выделили четыре крупных процесса и приступили к реализации. Начали с самого простого — чтобы быстрее достичь результата и показать преимущества роботизации. Робота сделали за месяц, а прототип, который роботизировал процессы, — еще через три недели.

На практике: Одна из проблем — ограничение в лицензиях. У нас было куплено только три на 10–12 человек. Одну лицензию использовал сотрудник, который постоянно роботизировал процессы, а две другие — остальные. Мы создали график, по которому агенты использовали лицензию по 3–4 часа в сутки: этого оказалось достаточно, чтобы роботизировать даже такие крупные процессы.

Добившись первых результатов, мы поделились достижениями с коллегами: записали видеоролик про созданных роботов и организовали мероприятие, где кратко объяснили принцип работы и ее ценность. Один из агентов продолжил реализовывать другие проекты, а менеджер начал обучать роботизации новых заинтересованных сотрудников.

За 4 месяца команда из 14 человек роботизировала два крупных процесса и приступила к третьему. Всего роботизировали 18 инициатив с общей экономией 6,7 полных штатных единиц, что эквивалентно операционной экономии более 5 млн рублей в год. Одна из таких инициатив — роботизация процесса ввода данных о кадровых мероприятиях в ERP-систему из HR личного кабинета сотрудника.

Добиться отличных результатов можно за полгода. Главное — правильно выбрать процессы для роботизации, обучить сотрудников и распространить информацию о результатах, чтобы запустить цикличный алгоритм поиска новых инициатив.