Как выбрать идеальный лофт для мероприятия: самый честный чек-лист

Популярность лофтов кроется в их харизме: уникальной атмосфере с историей и дизайне с характером. Правильные, трушные лофты располагаются в бывших промышленных зданиях, что добавляет им особый шарм и стиль. Еще один жирный плюс таких площадок —многофункциональность использования. Большое открытое пространство позволяет легко адаптировать его под различные нужды, будь то танцпол, конференц-зал с фуршетом или лаунж-зона. Возможности почти безграничны! Кроме того, лофты обычно имеют высокие потолки и большие окна, создающие ощущение свободы и света.

Но у этих очевидных достоинств лофт-пространств зачастую есть обратная сторона: старинные промышленные здания иногда имеют плохую транспортную доступность, большие пустые залы требуют дополнительных расходов на аренду мебели и декораций, вопрос питания нужно решать отдельно, а под высокими «дворцовыми» потолками гуляют сквозняки. Задача организатора мероприятия – найти такой лофт, где эти и другие возможные недостатки учтены владельцами и либо устранены, либо разумно компенсированы.

Локация лофта может значительно повлиять на удобство участников мероприятия. Рассмотрите такие факторы, как транспортная доступность, наличие и условия предоставления парковки, близость к основным магистралям и общественному транспорту.

Удобное расположение позволит вашим гостям легко добраться до места самостоятельно и избежать ненужных проблем.

Определитесь с количеством гостей, которых вы планируете пригласить на мероприятие, и рассчитайте необходимую площадь. Также обратите внимание на возможность зонирования пространства для различных активностей, таких как танцпол, велком зона, фуршетная зона, столы для квизов, лаунж зона, интерактивная зона, локация для нетворкинга, VIP зона, открытая веранда, BBQ зона и прочее.

Общее правило расчета площади: 1 м2/гость для фуршета, 1,8 м2/гость для банкета и 2 м2/гость для танцпола.

Хорошо оборудованные туалеты, гардеробная комната или ее аналог, места для курения — это минимум. Убедитесь в наличии служебных помещений для команды, обслуживающего персонала, кейтеринга.

Если в мероприятии участвуют артисты или аниматоры — рассмотрите лофты, в которых есть гримерки или заменяющие их помещения, недоступные гостям мероприятия.

Обязательно уточните вопросы звукового и светового сопровождения, проекционного оборудования, Wi-Fi подключения и другие технические требования. Если у вас есть особые потребности, например, установка оборудования, требующего прочных потолочных подвесов, обсудите это заранее с администрацией лофта.

Если требуются подиум, мобильная сцена, выставочные стеллажи, стилизованная мебель или декор — попробуйте согласовать решение этой задачи с командой лофта.

Представители лофт-пространств часто сталкиваются с нестандартными запросами заказчиков и наверняка имеют опыт решения таких вопросов за адекватный бюджет. Так, например, в сети лофтов AG Loft есть свой склад мебели, оборудования и декора на все случаи ивент-жизни. 7,5 тысяч наименований – к вашим услугам.

Интерьер лофта должен соответствовать тематике и стилистике вашего мероприятия. Современный минимализм или классический шик? Подходит ли цветовая гамма под ваш бренд, а если нет, можно ли ее изменить? Эти аспекты могут существенно влиять на атмосферу, общее впечатление гостей и конечный бюджет мероприятия.

Узнайте у владельцев лофта, какие варианты стилизации они могут предложить и реализовать под ваши потребности.

Цена аренды лофта — важный фактор. Обязательно уточняйте, что, кроме собственно помещения, включено в указанный прайс. Узнайте стоимость основной и дополнительной аренды (если мероприятие затянется), уточните условия оплаты и возможные дополнительные расходы, такие как уборка после мероприятия, время на монтаж и демонтаж, использование дополнительного оборудования и т. д. Важно понимать, берут ли владельцы площадки пробковый сбор и разрешают ли привлекать сторонний кейтеринг.

Сравните цены нескольких лофтов, чтобы выбрать наиболее выгодное предложение. Используйте сайты-агрегаторы, чтобы разослать запрос цены во все лофты, подходящие вам по географическим, объемным и прочим характеристикам.

Обратите внимание на уровень сервиса, который предоставляют владельцы лофт-пространства. Некоторые лофты предлагают полное сопровождение мероприятия, включая банкетного менеджера, организацию питания, декорирование, техническую поддержку и персонал. Другие ограничиваются предоставлением пустого помещения без услуг и кейтеринга.

Выберите тот вариант, который лучше соответствует вашим нуждам. Иногда кейтеринг, который предлагает лофт, оказывается более выгодным вариантом. Например, при аренде одной из площадок сети AG Loft на партнерский кейтеринг сразу дается скидка 10%, комплекты посуды и банкетная мебель в подарок, а также бесплатное время для подготовки банкета или фуршета. Находящаяся в соседнем здании кухня – это еще и отсутствие задержек доставки и потери внешнего вида блюд, они подаются сразу из-под ножа. Если вам предлагают ознакомительную дегустацию кейтеринга — это свидетельствует о достойном уровне услуги.

Безопасность гостей –- приоритет номер один. Убедитесь, что выбранный вами лофт соответствует всем нормам безопасности, имеет действующие сертификаты и лицензии. Оцените систему охраны, наличие запасных выходов и противопожарного оборудования.

Лично обойдите всю прилегающую территорию, чтобы иметь представление о защите периметра.

Если планируются гриль с шеф-поваром, файер-шоу или фейерверк — убедитесь в том, что это не доставит беспокойства жителям близлежащих домов. В этом контексте открытая приватная территория — это тоже жирный бонус. Сразу поинтересуйтесь, включает ли рассматриваемый лофт веранду или террасу и какова площадь.

Почитайте отзывы предыдущих клиентов, чтобы получить представление о качестве сервиса и уровне организации мероприятий в данном лофте. Рекомендации друзей и коллег также могут быть полезными. Однако помните, что мнения могут быть субъективными, поэтому старайтесь анализировать несколько источников информации.

На крайний случай найдите в списке гостей лофта компании или постоянно действующие выставочные мероприятия и свяжитесь с HR или командой организаторов, чтобы получить оценку из первых уст.

Внимательно изучите договор аренды и все условия бронирования. Обратите внимание на сроки внесения депозита, порядок возврата средств, возможность переноса даты мероприятия и другие важные моменты.

Когда речь идет о деньгах, задавайте любые уточняющие вопросы, если что-то вызывает сомнения.

1. Расположение:

2. Площадь и планировка:

3. Техническое оснащение:

4. Оформление интерьера

5. Стоимость аренды:

6. Услуги и поддержка

7. Безопасность:

8. Отзывы и рекомендации:

9. Договор аренды и его условия