Как правильно разговаривать с вашим руководителем? (памятка Руководителю проектов)

Под начало недели небольшая база по общению с руководителем. В целом, может касаться и заказчика, и спонсоров вашего проекта: то есть всех людей, от которых вам нужна помощь или решение проблем вашего проекта.

Когда у вас проблемы на проекте, вам хочется прийти к руководителю, выговориться, пожаловаться, чтобы похвалили и сказали, что надо делать. И лучше, чтобы не по телефону, а лично. Если у вас такое было или есть (у меня было, знаю, о чем пишу), знайте: это нормальная человеческая реакция – в сложный момент хочется поддержки, выговориться, обняться и порыдать - но это непрофессиональная реакция. Вы не на сеансе у психолога, вы на работе. Здесь не платят за "послушать, обнять и принять".

Это очередная статья из цикла "софт-скиллы РП или о чем вам не расскажут на курсах". Если вам интересна эта тема, подписывайтесь на мои статьи здесь (выкладываю редко) или на мой телеграм канал "морковка спереди, морковка сзади".

Как не ныть, а решать вопросы профессионально?

Для начала вводная:

1. У вашего руководителя/заказчика куча проблем помимо вашего проекта, и вы понятия не имеете об их важности и срочности.

2. У вашего руководителя/заказчика мало времени, и вы понятия не имеете о его задачах и приоритетах.

3. Ваш руководитель отлично понимает, что вы принесли еще один головняк, отжирающий время.

Здесь можно долго говорить на тему того, что нормальный руководитель всегда найдет время для сотрудника, заказчик всегда должен найти время для своего проекта и тд, но, по моему опыту, 3 пункта выше верны практически всегда.

Руководители и заказчики, внезапно, ценят людей, которые не отнимают их время и не создают головную боль. Но как? У вас же реально проблема, и вам правда нужна помощь в ее решении.

-----------------------

Тут очень к месту будет притча о Ходже Насреддине (это такой полумифический чувак из азиатских сказаний): Однажды Насреддин увидел толпу возле пруда, что рядом с мечетью. Подойдя поближе, он увидел, что в пруду тонет мулла. Люди кричали ему: "Дай руку, почтеннейший, дай руку! ", но тот только булькал и руки не протягивал. Тогда Насреддин подбежал и закричал: "На руку, почтеннейший, на! " -- и мулла схватился. Когда люди спросили Ходжу, как ему удалось спасти муллу, он ответил:

-- Глупцы! Разве можно говорить мулле "Дай"! Он понимает только "На"!

-----------------------

Смех смехом, но спустя 1000 лет все остается точно также: не создавайте головняка другим людям, особенно занятым, у них своего достаточно. Сделайте все, чтобы решить его самостоятельно и придите с готовым решением, которое остается только утвердить.

Теперь о том, как это делать.

Подход валиден для: формального письма для сообщения в мессенджере и для личного общения (при личном общении сходу у вас не получится, рекомендую для начала писать на бумажке).

Всегда раскладывайте проблему на 4 пункта:

В конце обязательно вопрос - вы должны попросить вашего руководителя выбрать вариант и принять решение. Не спрОсите вопрос в конце - никто ничего не ответит, и будете виноваты в этом сами: когда много информации, запоминается только последняя фраза (я много раз проверял, это и правда почти всегда так).

Все пункты должны быть четко отделены друг от друга идти отдельными предложениями и быть максимально короткими.

Пример 1:

Пример 2:

Плохой пример: если у вас описание проблемы занимает более одного предложения. Учитесь выражать мысли кратко.

Все вышенаписанное - хорошо, но как это реализовать в жизни, если проблема не формулируется в одно предложение и высказать хочется очень много? Ответ простой: учиться.

Лучше письменно, в голове очень сложно сразу структурировать правильно, а на экране компа сразу видны все ошибки. Поэтому: пишите сходу, как приходит в голову. Затем перечитайте. Вам 100% не понравится. Перепишите близко к плану выше. Добавьте Action item (что вы просите руководителя сделать). Теперь сократите текст вдвое. И еще вдвое.

И пробуйте пойти с этим. Вначале будет получаться криво, но со временем научитесь. Да, это требует времени, как и любое обучение, это нормально. Зато на короткое письмо или сообщение ваш визави всегда отреагирует быстрее, чем на поток сознания, потому что:

Такому человеку и ответить хочется, и послать не получится (все же разжевано). И вы получите ответ.

PS: ну а для «поплакаться в жилетку» у меня на последнем месте работы была отдельная рубрика «Плач Ярославны»: это когда никаких решений не надо, надо просто выслушать и обнять 😊😊😊