Как организовать структуру хранения корпоративных документов, так чтобы не страдать

Организация хранения корпоративных документов — это фундаментальный процесс, который напрямую влияет на эффективность работы всей команды. Если он выстроен хаотично, это может привести к путанице, потере важных данных и дополнительным затратам времени. В этой статье мы разберем, как можно организовать структуру хранения документов, чтобы избежать страданий, навести порядок и поддерживать его в долгосрочной перспективе.

Что имеется ввиду под документами? Это может быть как гугл или яндекс документы, так и документы в базе знаний типа Notion. Принципы организации документов не зависят от используемого инструмента.

По данным различных исследований, сотрудник в среднем тратит от 20 до 30% рабочего времени на поиск информации, необходимой для выполнения задач. Причем 80% всех документов и данных, которые находятся в корпоративных хранилищах, либо устарели, либо дублируются. Эти цифры говорят о том, что грамотная структура хранения не только экономит время, но и предотвращает риски потери актуальной информации.

Первый шаг — создание верхнего уровня структуры. Здесь важно выбрать, как будут структурироваться корпоративные документы: по проектам или по подразделениям. Этот выбор зависит от типа компании.

Существует два основных подхода к организации верхнего уровня:

По проектам — чаще всего используется в сервисных компаниях. Например:

По подразделениям — распространено в продуктовых компаниях. Например:

Оба подхода позволяют создать понятную иерархию и разграничить зоны ответственности. При этом, они могут комбинироваться на разных уровнях. Проекты могут существовать в рамках всей компании или каких-то подразделений.

Независимо от выбранного подхода, крайне важно контролировать доступ к директориям верхнего уровня. Это значит, что никто не должен иметь возможность создавать новые папки на этом уровне без одобрения. Почему это важно?

Каждый отдел, будь то маркетинг, разработка или финансы, должен иметь четко продуманную структуру папок, где файлы легко найти, и они не дублируются. Давайте рассмотрим принципы организации папок внутри подразделений и примеры удачных и неудачных решений.

Структура должна быть понятной каждому сотруднику. Даже если человек впервые открыл папку, он должен интуитивно понять, где искать нужный документ. Это означает, что папки должны быть названы так, чтобы отражать их содержимое. Удачная структура:

Независимо от специфики отдела, существуют несколько типовых папок, которые можно найти практически в каждом подразделении:

Но, помимо правильной структуры папок, есть ещё один аспект, на который стоит обратить внимание — файлы, находящиеся вне папок, то есть на уровне основного каталога подразделения.

Оставлять файлы вне папок на уровне основного каталога подразделения — это одна из самых распространенных ошибок. Примеры такого расположения могут выглядеть следующим образом:

Этот подход создаёт несколько проблем:

Но это правило имеет исключения. Существует небольшое количество постоянных файлов, которые можно так размещать. В примере выше это конструктор меток (если он один).

При работе с документами, которые регулярно обновляются, например, с медиапланами (на картинке выше), важно организовать структуру по годам.

Именование в котором присутствует и название документа и год удобно тем, что если не видно полного пути, а видно только имя файла, то все равно будет понятно о чем речь. А такое бывает часто, например, в гугл документах.

Если каждый год содержит множество файлов, то вместо файла “Медиплан 2024” нужно создать папку. И так для каждого года.

Часто в процессе работы компании создаются как временные файлы (черновики, временные отчеты), так и постоянные документы, которые должны храниться долгое время. На скриншоте такой пример:

Важно отделять эти два типа файлов. Временные файлы могут располагаться в отдельной папке или даже иметь специальную метку, указывающую на их временный характер. Постоянные файлы, напротив, должны быть размещены в логической структуре папок для быстрого доступа.

База знаний

База знаний — это отдельная часть структуры хранения документов, которая не должна смешиваться с отчетами аналитики, договорами и другими документами. Она представляет собой хранилище важной информации, такой как инструкции, стандарты, регламенты и процессы, которые сотрудники используют на регулярной основе.

В отличие от отчетов аналитики и других рабочих документов, база знаний предназначена для долгосрочного хранения и регулярного использования. Она должна быть легко доступной для всех сотрудников, но храниться отдельно от других типов файлов, чтобы избежать путаницы и обеспечить быстрый доступ к нужным данным.

Одно из ключевых правил при организации структуры корпоративных документов — это поддержание одного уровня абстракции. Это означает, что папки на одном уровне должны быть одинаково значимыми и иметь логическую связь. Если на одном уровне находятся папки с разными уровнями абстракции, это может запутать сотрудников и усложнить поиск нужных документов.

В этом примере папка «Конкуренты» (и другие) относится к категории общего типа документов, тогда как «СБП анализ» — это конкретный проект. Они находятся на одном уровне, но имеют разную степень обобщенности. Это создает путаницу, так как "Конкуренты" предполагает общий набор данных, а "СБП анализ" — конкретную категорию или направление деятельности.

Пример удачной структуры с единым уровнем абстракции:

Здесь папки на одном уровне абстракции. В одном случае, это конкретные платформы социальных сетей, в другом — годы отчетности. Такой подход позволяет сотрудникам легко ориентироваться и понимать, что все папки на данном уровне относятся к одной категории.

Хороший способ проверить эффективность вашей структуры хранения — провести мысленный эксперимент: представьте, что новый сотрудник открывает директорию подразделения в поиске конкретного документа. Сможет ли он найти его без необходимости задавать дополнительные вопросы или просить помощи?

Этот тест помогает понять, насколько логична и интуитивна ваша система. Если структура построена правильно, сотрудник должен быстро сориентироваться в папках и без труда найти нужный файл. В противном случае — это сигнал, что нужно пересмотреть логику названий и иерархию папок.

Даже самая продуманная структура хранения документов может быстро прийти в хаос, если не учесть человеческий фактор. Для того чтобы порядок сохранялся, недостаточно просто объяснить сотрудникам правила. Важно назначить ответственных за каждый раздел или категорию документов. Эти люди будут следить за тем, чтобы структура соблюдалась, файлы были правильно организованы, и никаких лишних папок или дубликатов не появлялось.

Суть в том, что порядок поддерживается не потому, что все сотрудники всегда делают всё правильно, а потому что есть те, кто регулярно проверяет соблюдение стандартов.