Регулярные встречи зло? Как сделать регулярки реально полезными
Всем привет! Сегодня хочу обсудить тему, особенно актуальную в крупных продуктовых компаниях - регулярные встречи — зло или необходимость? В конце статьи будет чек-лист как понять что со встречами все хорошо :)
Введение
Тема для поста возникла во время обсуждения с менти количества встреч и баланса между встречи/время поработать руками при переходе в новую компанию. Материал, в первую очередь, для менеджеров. Для исполнителей оставлю блок в второй половине статьи.
Бережливое производство и встречи
Вот выдержка про встречи - из моей статьи о бережливом производства в разработке:
Временные потери на ритуалы команды, заложенные процессами, не являются в прямом смысле потерями, т.к. способствуют поддержанию качества и скорости продвижения команды, поддержке уровня синхронизации команды. Но их количество и длительность должны быть сбалансированы с необходимостью, заложеннои процессами, и окупаться приносимым эффектом. Как пример – если результаты ретро и выводы никак не используются, то с большои вероятностью его проведение не оправдано. И обратная ситуация – если по результатам ретро проводятся корректировки, улучшающие работу команды и качество продукта, эффект от которых выше стоимости проведения ретро – ретро нужно проводить. Все активности не относящиеся непосредственно к созданию ценности должны вести к эффективности получения ценности здесь и сеичас или на дистанции, иначе не должны проводиться.
Зоопарк типов регулярных встреч
Наверняка найдутся еще встречи, но это мои самые частотные варианты
Если взять мой скриншот календаря - на этом этапе только регулярных встреч было 23 часа из 40 часовой рабочей недели, а еще часов 6-8 ситуативных
Кажется, что встреч как многовато, давайте попробуем разобраться.
Про плюсы и минусы конкретных типов встреч наберется материала на отдельную статью, поэтому давайте сосредоточимся на встречах, на которые вы можете непосредственно влиять - группы команд, командные встречи, 1х1 и возможно какие-то кросс-функция/ролевые, если вы организатор или важный участник.
Плюсы встреч в целом
Повышается информированность – растет качество решений ваших и участников встречи
Ускорение решений/прогресса– собрать в едином пространстве и обсудить нужную тему и принять решения, запланировать действия, снять блокеры для активностей
Синхронизироваться – частный случай предыдущих двух пунктов, бывает что в переписке видно что нет общего языка и короткая встреча может помочь понять друг друга и уже как следствие – решение проблемы, понимание блокеров и т.д. Чаще для ситуативных встреч, чем регулярных, но пункт тоже важный
Риски и возможности – можно узнать про блокеры(в первую очередь речь про команды и статусы/планирование) и/или новые возможности (в первую очередь речь про встречи НЕ команды)
Получение обратной связи – после выступления/обсуждения темы, 1х1 и т.д.
Дедлайн, собрать материалы, порефлексировать, структуризировать знания – супер не очевидный плюс, но сам факт встречи это дедлайн, к которому нужно что-то сделать.Это повод порефлексировать, что происходит во время подготовки материалов или написания повестки встречи.
Личный опыт - в моей практике( в том числе со скриншота :) ) большинство встреч в итоге проходили в пользу. Если встреча заведомо лишняя, то с этим что то можно сделать ;). Когда у меня появилось еще 5 регулярных рабочих групп, я немного "горел" от еще 2,5 часа встреч и 1-2 часов подготовки в неделю, но потом оказалось что от этих встреч есть польза - в виде доп фокуса и рефлексии для меня, а так же что это возможность вовлечь в контекст моих задач остальных членов команды.
Минусы встреч
Малая доля полезной части от всей встречи – кулстори в начале и во время встречи, ожидания всех участников, вспоминание зачем собрались
Отсутствие релевантной информации – не все участники встречи получают пользу от участия или данных недостаточно для получения результата от встречи в целом
Трата времени – да-да на встречи часто уходит реально много времени
Время переключения с задач на встречу и обратно – нужно какое-то время чтобы переключиться на задачу, а так же постоянно «а мне через 30 минут на встречу, не буду начинать делать» и в реальности время встречи можно умножать, минимум, на полтора по реальным затратам
Они утомительны – особенно встречи больше 30 минут, допом к усталости - онлайн встречи где нужно вслушиваться и удерживать фокус даже больше чем при живом общении
Что же со всем этим можно сделать чтобы извлекать максимальную пользу из плюсов и минимализировать минусы?
Лайфхаки по встречам
Перейдем к списку действий, которые помогут сделать ваши встречи реально эффективными и полезными:
Планировать, как и любую другую активность – мистика, но запланированная (даже регулярная) встреча с повесткой и желаемыми результатами, будет кратно эффективней просто регулярной встречи, а так же позволяет на базе повестки применять и другие приемы
Не проводите не нужные встречи – очень часто на этапе планирования становится понятно что встреча НЕ НУЖНА или ее можно решить текстом – попробуйте сначала текстом)
Готовиться к встрече – к встрече прочитать повестку, подготовить все нужные файлы/таблички/цифры и держать их под рукой – эти нехитрые вещи очень позитивно сказываются на динамике встречи и качестве коммуникаций
Выбрать удобный формат и время – с учетом состава и территориального распределения участников – выбрать переговорку/формат встречи, добавить всем в календари и ссылки на зум/митс и тд, если встреча оффлайн. Достаточно сложно эффективно провести встречу на которой не будет людей
Фасилитация – желательно всем участникам и крайне желательно организатору встречи иметь базовые навыки фасилитации, для минимизации отклонений от повестки и целей встречи, а так же поддержания позитивного эмоциоального фон встречи и её динамики
Встраивать коммуникации в циклы принятия решений в рамках процессов – например на 1х1 обсуждать развитие, давать обратную связь, планировать шаги и проверять план-факт. Или сделать рабочую группу по метрике/проекту чтобы контролировать прогресс и оставаться в контексте
Писать мемо/постмиты встреч – это мой самый нелюбимый пункт в встречах, но один из очень важных и полезных моментов, превращающих встречи из общения в рабочие задачи – постарайтесь, как минимум, записать открытые вопросы, назначить ответственных и дедлайны. Ведь задача без ответственного и сроков очень вряд ли будет выполнена. Так же наличие мемо ОЧЕНЬ помогает планировать следующую регулярную встречу и зачастую автоматически на 2/3 уже формирует повестку к следующей.
Выполнять договренности после встречи и пинговать ответственных – тоже совет уровня капитана очевидности, но если после встреч ничего не происходит то ценность встреч падает, в том числе в глазах участников, так как мозг людей рефлекторно старается думать как "инвестор" и не захочет вкладываться в то, что не приносит отдачи, даже на уровне не супер осознанном
Бронируйте слоты в своем календаре под важные активности (не встречи) – так как слоты в календаре имею магическое свойство заканчиваться, а рабочие задачи или обед – нет, то стоит заранее запланировать себе «рабочие» часы без встреч и поставить их в календаре явным образом, это позволит обеспечить себе тот самый минимум, к этому же относится день без встреч, если нужно плотно поработать или поразмышлять.
Такой не хитрый набор правил очень меня выручал и выручает, позволяет уменьшить количество встреч, а те что есть проходят намного продуктивней и эффективней, что сказывается на результатах и скорости их получения. Например благодаря переосмыслению подхода к тем же рабочим группам, я получил доп ресурсов на свои проекты :)
Что делать со встречами если вы исполнитель?
Тот самый блок для исполнителей, что можно сделать, если вы рядовой участник встречи, кроме не ходить на встречи?
Вот мой набор рекомендаций:
Стараться решить вопросы текстом если встреча разовая - очень часто оказывается что встреча то и не нужна, потому что она была не продумана инициатором, можно составить какой-то свой чек-лист для старта разговора, который поможет вам понять, а собеседнику объяснить зачем ему встреча
При планировании встреч старайтесь чтобы у вас был блок встреч подряд или встречи утром и вечером, без встреч каждые 30 минут, иначе переключение между встречами съест все окна и кардинально снизит вашу продуктивность в задачах где нужно поработать руками или заставит делать за пределами обычных рабочих часов
Если встреча регулярная – уточните повестку встречи и вашу роль в ней (как минимум это заставит задуматься организатора – как максимум вы сможете нормально подготовиться)
Приходите на встречу подготовленными и личным примером подавайте возможный уровень продуктивности на встрече!)
Через 1х1 с руководителем или регулярные встречи обратной связи(например ретро) – давайте обратную связь если с количеством/качеством регулярных встреч что-то не так. Лучше провести 1 встречу раз в 2 недели но качественную чем 2 некачественных раз в неделю)
Бронировать себе «рабочие» и/или «обеденные» часы в календаре, когда вы делаете свою работу – можно на неделю или месяц вперед, чтобы бы коллеги, планирующие добавить вас на встречу понимали что этот слот уже «занят»
Иногда лучше показаться чуть-чуть душнилой чем терять фокус, время и настроение на бесполезных встречах)
Как понять, что с вашей регулярной встречей все хорошо?
Вот мой чек-лист на что надо обратить внимание в ваших регулярных встречах:
У встречи есть повестка – если у регулярной встречи нет повестки это тоже может быть повесткой, так как отсутствие информации это знак отсутствия прогресса
Все участники нужны на встрече - нет ли тех кто добавлен туда для галочки/послушать и не будет предпринимать никаких действий на базе обсуждений встречи, если да, то кажется это трата времени
Встреча двигает прогресс по теме встречи -за счет подготовки к встрече и/или благодаря принятым решениям на встрече. Если просто обсудили и все то кажется с встречей что-то не так
Все обсуждения по теме встречи - на встрече нет уходов в кулстори от темы, если нужен другой состав на смежную тему - это уже другая встреча, если нужно обсудить ту же тему в этом же составе то после текущей повестки или вместо(если вдруг она приоритетней)
Нет больших пауз во время встречи, в речи, между передачей слова от одного говорящего к другому – в моей практике даже была история что все на встрече пошли на 10 минут подумать и вернулись с решением, такие паузы не считаются, скорее речь идет о том, что если взять время когда все молчат то оно составляет минимум 20-30% встречи
В результате встречи есть следующие шаги, ответственные за них и сроки - кратно увеличивает шансы на выполнение пункта 3
Как следствие из пункта 1,3,6 – для регулярной встречи набирается повестка, встреча дает прогресс и шаги в результате.
Если у вас набралось несколько НЕ закрытых пунктов из чек-листа, то стоит подумать:
нужна ли такая регулярная встреча в таком составе вообще, настолько ли часто
посмотреть на свои подходы к планированию и проведению встреч, а так же организации своего календаря
Так же в целом этот чек-лист подходит не только для регулярных встреч, но и для ситуативных, с дополнением - убедиться что нужные участники будут на встрече и встреча качественно запланирована.
Выводы
Если планировать встречи и встраивать их в процесс принятия решений, придерживаться простых правил и здравого смысла – регулярные встречи могут быть хорошим инструментом контроля и ускорения прогресса разбивания на итерации между регулярками с план-фактом.
При этом эти же регулярные встречи можно сделать способом демотивации и убивания рабочего времени при плохой организации.
Важен баланс встреч и реального рабочего времени. Причем на каждом уровне управления это будет свой баланс.
Если исполнителю условно достаточно 2 синков в неделю, 1 1х1 раз в пару недель и, может быть, мелких дейликов. То с ростом уровня управления количество точек синхронизации/коммуникации и тд растет пропорционально и там уже львиная доля будет уходить на встречи.
На этом все, спасибо за внимание!) Поделитесь было ли полезно, используете ли вы какие то из перечисленных способов, помогает ли или поделитесь своими лайфхаками для эффективных регулярок!
Мне кажется, всё раздуто и ощущение показа значимости вашей работы. По факту мне кажется, это мелочи, которые не стоит разжевывать. Скучно.
иногда даже достаточно очевидные вещи упускаешь из виду, если они не на уровне рефлексов) к сожалению я видел много примеров именно плохих регулярных встреч) целью материала было помочь обратить внимание как раз на нюансы и дать повод порефлексировать)