Как должен работать тендерный отдел? 5 ключевых показателей эффективности для быстрой проверки

Тендерный отдел — это сердце любой строительной компании, особенно когда дело касается получения крупных контрактов. Но как понять, что этот отдел действительно работает эффективно? Я собрал несколько простых и понятных ключевых показателей, которые помогут руководителям и собственникам объективно оценить результаты.

Эти советы основаны на реальных примерах из жизни строительных компаний, которые уже смогли сделать свой тендерный отдел не просто инструментом для подачи заявок, а двигателем бизнеса.

Много тендеров — это еще не успех. Важно найти именно те проекты, которые подходят вашей компании. Это похоже на попытку поймать правильную волну: не каждый стоит времени и ресурсов команды.

Представьте, что отдел ежедневно мониторит 20–30 тендерных площадок, фильтрует тысячи предложений, но участвует только в тех, которые точно впишутся в профиль компании. Как итог — меньше заявок, но больше успешных проектов. Ключевой показатель: сколько подходящих тендеров отдел нашел за месяц.

– Диаграмма Ганта, с этапами строительства

– Перечень поданных коммерческих предложений

– Шаблон формы зарплаты/почасовой оплаты сотрудникам

– Шаблон отслеживания, контроля документации субподрядчиков

Скачайте шаблоны бесплатно по ссылке

Рентабельность каждого тендера — это главный вопрос. Зачем подаваться на проект, если шансы выиграть малы, а риски велики? Тендерный отдел должен уметь четко оценивать, стоит ли овчинка выделки.

В строительной компании после внедрения системы анализа рентабельности количество проигранных тендеров снизилось на 25%. Они просто стали точнее выбирать, куда подавать документы, используя формулу: затраты на участие + прогноз по конкуренции = потенциальная выгода.

Кто-то думает, что тендерный отдел может существовать сам по себе, но это не так. Успешные компании давно поняли, что без слаженного взаимодействия с юридическим отделом, сметчиками и производством тендеры не выиграть — должна быть функциональная структура организации.

В компании заказчика тендерный отдел сначала готовил документы отдельно, не обсуждая детали с другими отделами. Итог — множество ошибок и упущенных тендеров. Когда они стали заранее обсуждать проекты со сметчиками и юристами, согласовывать документы, улучшили коммуникацию, количество выигранных тендеров возросло на 35%.

В тендерах время — это деньги. Если документы не поданы вовремя или с ошибками, даже идеальный проект будет потерян. Тендерный отдел должен уметь работать под давлением и без ошибок.

Часто бывает, что компания упускает тендер на крупный проект только потому, что не успели вовремя собрать все документы. После внедрения системы контроля сроков отделы работают на 20% быстрее, и такие ситуации больше не повторяются.

Тендерный отдел — это не просто исполнители, а стратеги. Они должны уметь не только подавать заявки, но и анализировать, какие проекты стоит брать, а от каких лучше отказаться, в особенности, учитывая конкурентную среду. Важно изучать других участников, понимать их сильные и слабые стороны, чтобы предлагать лучшие условия.

После того, как компании начинают анализировать конкурентов и стратегически выбирать тендеры, процент выигранных крупных проектов увеличивается на 40% — сказал руководитель казанского филиала крупного строительного холдинга.

Поскольку моя команда занимается автоматизациеи строительного бизнеса — от обработки входящих заявок, до учета строительства объектов, проектной работы – мы можем стать вашими партнерами на выгодных условиях!

Давайте знакомиться и общаться, напишите в личные сообщения Telegram, проведем встречу / звонок знакомства, особенно, если вы занимаетесь или связаны со строительством(или есть клиенты — строительные компании).