Как мы внедряли Jira для команды ИБ-инженеров
Я руковожу командой из более 70 человек, включая несколько тимлидов, которые проектируют и внедряют решения для защиты крупных компаний от киберугроз.
В последнее время все больше наших заказчиков начали осваивать Agile и говорить на новом для нас языке. Sprint, backlog, review — лишь немногие незнакомые нам слова, которые регулярно зазвучали на встречах и конференц-коллах с заказчиками.
Для нас все это было в новинку, так как управление проектами в нашей компании осуществляется по классической, каскадной модели (она же Waterfall), когда все делается последовательно.
Вдобавок ко всему у нас появилась задача выстроить процесс отчетности группы управления проектами, в состав которой входит менеджер проекта, главный конструктор и технический ответственный. Хотелось сделать так, чтобы в любой момент можно было прочитать отчет и понять ситуацию на проекте.
Было ясно одно: мы больше не могли оставаться в стороне от гибких методологий управления. Пришло время разобраться в Scrum, Kanban и других непонятных словах, чтобы привнести лучшие практики в работу департамента, говорить с заказчиками на одном языке и решить локальную задачу с отчетностью.
Для последнего стоял выбор: воскресить Redmine или пойти к коллегам в подразделение, отвечающее за разработку, и посмотреть, что за Jira они пользуются и подойдет ли она под наши задачи.
Мы разбирали и даже проходили обучение по гибким методологиям, и впереди у нас еще много всего. Но уже сегодня мне хочется поделиться опытом внедрения нового инструмента. В статье я расскажу, с чем мы столкнулись при попытке освоить Jira, почему нам хотелось сдаться на полпути, и что помогло довести начатое до конца.
Где я искала вдохновение
Все наши эксперименты по времени выпали на конец прошлого — начало этого года, когда некоторым людям свойственно подводить итоги года и ставить новые цели. Мне попалась в руки книга Катерины Ленгольд «Просто космос», в которой она как раз предлагает применять методологию Agile в жизни.
Для тех, кто не читал книгу, поясню немного принцип:
На спринт длиною в 9 недель предлагается сформулировать по одной цели из трех сфер: личная (лучшая версия себя), социальная (отношения с окружающими) и карьерная (профессиональный рост).
Для каждой цели формулируются два-три критерия достижения цели.
В конце спринта оценивается прогресс и организовывается церемония награждения. Запланировать награду лучше заранее, чтобы ее предвкушение придавало дофаминовой мотивации в сложные моменты.
Вдохновившись книгой и нашими изысканиями на работе, в поиске инструмента я поставила себе следующую цель и критерии достижения в карьерной сфере:
В качестве награды я выбрала поездку в Барселону и ужин с морепродуктами в ресторане с видом на море.
Как мы нашли выход, когда уже почти сдались
Вот как история развивалась дальше. Мы с тимлидами попросили коллег из подразделения, отвечающего в компании за разработку, провести демонстрацию Jira. Вышли со встречи с полным непониманием, как этим инструментом вообще можно пользоваться: нет очевидной связи между задачами, не понятно, как контролировать реперные точки, как убедиться, что мы в план-графике.
Но мы решили не сдаваться вот так сразу и протестировать на себе. Создали себе область. Первым делом экспортировали план-график из project и ужаснулись, что в Jira это или просто представление из списка задач, или задачи на Kanban доске. Начали экспериментировать с фильтрами, настройками досок, типами задач, полями в этих задачах.
Хотели было бросить на полпути и начать воскрешать Redmine, но мысль о том, что Jira — передовое решение, которым пользуется большое количество компаний, не позволяла быстро опустить руки. Немаловажным аргументом для нас оказалось то, что система на поддержке наших коллег, а это значило, что будет профессиональное сопровождение, нам гарантирована надежность и многое другое.
Решили выбрать пилотную зону из нескольких проектных команд, у которых был явный запрос на инструмент постановки и контроля выполнения задач. Когда проект большой, в нем много участников, как правило, несколько каналов коммуникации (чат команды, чат и почтовая переписка с заказчиком), задачи летят со всех сторон и нет единого места, где команда их видит и управляет ими. Решили с командами тестировать Jira в бою.
Три стадии тестирования: воодушевление, сопротивление, принятие
На старте мы совместно обсудили задачи тестирования, провели демонстрацию по функционалу инструмента, внедрили некоторые события Scrum (планирование, ежедневный Scrum, ретроспектива).
События внутри команд развивались по стандартному сценарию.
- Воодушевление. Сейчас мы приобретем новый инструмент, который улучшит наши бизнес-процессы и коммуникацию внутри команды!
- Сопротивление. Как формулировать задачи? Она должна быть крупной или мелкой? Нужно ли вносить задачу «Позвонить заказчику»? Кто должен вносить задачи? А ведь планирование столько времени занимает! Когда работу-то делать?
Принятие. Вся команда видит задачи, можно расставлять приоритеты, удобно использовать на статусе с заказчиком.
Часть команд вошла во вкус и пошла дальше: начали пробовать работу по спринтам, включили функцию контроля времени по задачам.
Как удаленка помогла нам ускориться
Наверное, мы бы все команды переводили медленно и неспешно, где-то встречая сопротивление, но ситуация с Covid-19 и с вынужденной оперативной организацией удаленной работы нас просто ускорила и очень помогла. В итоге мы за короткий промежуток времени:
- все проекты завели в Jira,
- провели несколько вебинаров, поясняя, зачем все это, как этим пользоваться,
- получили отличный инструмент для отчетности и понимания статуса на проектах, что стало еще больше актуально на удаленке,
- получили инструмент для совместной работы больших команд, которые вместе с нами осваивали дистанционный формат работы.
Удаленка закончилась, а Jira прижилась, и мы продолжаем ей пользоваться. В результате нам удалось решить задачу с внутренней отчетностью и найти инструмент для работы проектных команд, который не только помог спланировать все задачи и ничего не забыть, но и добавил прозрачности.
К тому же он распространился и на другие департаменты, в том числе на наши внутренние задачи и бэк-офисные процессы, и у нас уже есть планы по его развитию и интеграции с другими сервисами в компании.
Как подступиться к Jira, если вы не разработчики
Какой можно сделать вывод: если вы не команда разработки, но в вашем окружении есть отделы, которые используют Jira, присмотритесь к решению, потому что оно может закрыть ваши задачи. В нем же можно экспериментировать и пробовать Scrum, Kanban и оценить применимость под ваши бизнес-процессы и бизнес-задачи.
С чего рекомендую начать:
Определить цель и ожидания от инструмента.
Понять, как устроен бизнес-процесс прохождения задач.
- Разобраться, какие типы задач встречаются в вашей работе.
- Определиться, какие поля нужны в задачах.
- Продумать, какие отчеты нужны будут команде и руководителю.
- Сформировать команду, которая готова быть в пилотной зоне: такие решения сразу на всю компанию не применяются.
Какие выводы не стоит делать: если у вас есть Jira, это еще не значит, что у вас есть Agile.
Ну и не сложно догадаться, что награды в виде Барселоны и ужина в ресторане с видом на море у меня не было :)
Кажется, что документация в ваших проектах даже более нужна, чем трекинг задач. Используете Confluence или что-то другое?
Сергей, в зависимости от задач мы используем два инструмента: Confluence как корпоративную wiki и Sharepoint для совместной разработки проектной документации.
Если не секрет, чем пользовались до jira?
Ранее пользовались Redmine.
9 недель спринт? Чем обусловлена такая длина? Природа гибкой методологии предполагает гибкость, что не очень коррелируется со спринтом в 2+ месяца
Спринт такой длины предлагает автор книги «Просто космос» Катерина Ленгольд по внедрению Agile-подхода в свою жизнь в части постановки целей, определения ключевых результатов и внедрения привычек. В последнее время она предлагает пробовать внедрять подход со спринтом длиною 3 недели. Вы правы, команды, которые работают по гибким методологиям, например, SCRUM, действительно выбирают размер спринта от 1 недели до месяца.
А финансовая поддержка от руководства по закупке лицензий на ПО была легко получена?
Как вы транслировали задачи из проекта?