Какую электронную подпись использовать для согласования документов внутри компании
Добрый день.
Нашему отделу продаж приходится согласовывать договоры с четырьмя другими отделами. Затем договоры подписываются директорами (которых тоже несколько). При этом, сейчас есть необходимость распечатывать лист согласования, бегать по всем подписантам, потом сканировать этот лист. После этого надо распечатать, подписать и отсканировать договор.
Несколько менеджеров работают удаленно, поэтому эти функции ложатся на других менеджеров. Договоры заключаются в основном с иностранными компаниями, которым, на самом деле, достаточно электронных копий.Есть ли смысл вводить систему электронной подписи? Упростит ли это процесс, или наоборот, прибавит проблем? Могут ли читатели vc.ru посоветовать какой-нибудь простой, с точки зрения внедрения и использования, сервис? Я знаю только про DocuSign и SignEasy.
Спасибо.
Зачем использовать сервисы по подписке, когда есть системы с документооборотом? Смотри доксвижн, директум, Е1 евфрат, 1с Документооборот... Покупаете разово лицензию и настраиваете один раз маршруты согласования - и так любой документ, не только договор, но и внутренние заявки, служебки. Там же есть автоматически создаваемые листы согласований.
Электронную подпись имеет смысл для юридически значимого документооборота - тогда такском, диадок или контур, но это уже другое...
В самом простом случае достаточно 1С, с настроенным workflow где каждый представитель отдела нажимает кнопочку "согласовать"....
Посмотрите pandadoc.com
Необходим облачный сервис, куда каждый сотрудник имеет доступ по собственному логину и паролю, которые известны только им. Инициатор вводить необходимые данные и запускает процесс согласования, где на каждом этапе информация будет переходить от сотрудника к сотруднику, который в свою очередь ставит отметку "ОК". В итоге подписант завершает процесс, проставляю свою подпись на бумажном документе. В принципе, технология не нова, реализация много.
По-моему, Вы дали недостаточно информации, чтобы можно было дать дельный совет. Нужно детально расписать процесс согласования договоров и ответить на очень простые вопросы. Например,
1. как сотрудник должен узнать, что ему нужно согласовать договор в электронном документообороте?
2. что должно происходить в электронном документообороте, если согласующий ушел в отпуск? Или заболел? Или уволился?
3. бывают ли в процессе согласования договоров исключения? То есть большинство договоров мы согласуем по одному бизнес-процессу, но некоторые договоры мы согласуем по-другому.
4. что будет, если электронный документооборот выйдет из строя? Если это приемлемо, то на какое время?
Ну, и нужно помнить, что автоматизированный процесс - это всегда проблема. И автоматизировать процесс имеет смысл, если неавтоматизированный процесс - ещё большая проблема.
hellosign.com, пользуемся
1forma.ru , потрясающая российская система с мобильным приложением и возможностью автоматизировать любые процессы и подписи. Кстати, не дорого