Роботы заменят бухгалтера? Нет, дополнят его. Кейс о том, как мы запустили ИИ в бухгалтерию

Бухгалтерам постоянно нужно делать одно и то же: следить за корректностью цифр и правильно оформлять документы. Всё это можно и нужно автоматизировать — наш опыт показал, что с бухгалтера можно снять до 80% рутины, и они ускорят работу в несколько раз. Рассказываем, как мы этого добились.

Компания «Моё дело» занимается аутсорсом бухгалтерии. У нас огромная база действующих клиентов и более 200 бухгалтеров в штате. Все они люди, и все они иногда могут допускать неточности.

Вот например, условная бухгалтер Марина. Пришла на работу в расстроенных чувствах, весь день думает о волнующем личном вопросе, не сильно сконцентрирована на рутинных задачах. Так легко можно недоглядеть что-то в документе, ошибиться в отчёте, забыть ответить на требование ФНС. От этого пострадает бизнес клиента и наша репутация.

Нам такое надо? Нет. Чтобы подобных рисков стало меньше, мы максимально автоматизировали процессы, а сложные задачи оставили экспертам. Технически это супер-трудная задача, поэтому компании, которые ведут бухгалтерию самостоятельно, таким занимаются мало. Большинству бизнесов проще нанять дополнительных низкооплачиваемых работников для монотонных операций. Нам такой вариант работы не подходит — даже страшно представить, сколько людей потребовалось бы нанять для наших объемов бухгалтерских задач. А сколько ошибок по невнимательности они могут допустить?

Поэтому мы пошли другим путём — научили «машину» делать то, что нам нужно. Для этого мы применили технологии Robotic process automation (далее по тексту RBA), ИИ и нейронных сетей, а также машинного обучения.

Один из примеров: мы построили конвейер по принципу конечного автомата, где машина/робот отслеживает весь поток входящих задач на бухгалтера. Каждую задачу мы типизируем и разбиваем по зонам ответственности, а также выстраиваем пайплайн обработки этих задач по:

В итоге у нас получился эффективный симбиоз эксперта и «машины». Когда система занимается рутиной и контролем, а бухгалтер — более экспертными задачами. От этого в выигрыше все:

Наша система сама собирает все задачи по оплате:

Бухгалтер один раз настраивает процессы, а дальше программа сама всё делает.

Системе можно задать условия вроде «30 числа в 8 утра собрать данные по всем клиентам, сгенерировать платёжные поручения и отправить их в банк» — и она сделает это полностью самостоятельно, без участия человека.

Бухгалтеру остаётся только вовремя обновлять процессы, когда что-то меняется. Например, если клиент переходит на другую форму налогообложения, расширяет сферу деятельности, или у него ещё что-то меняется. О значимых изменениях бухгалтера обязательно предупредит робот-контролер.

Чтобы всё это работало именно так, мы интегрировали нашу систему со множеством банков, и легко подключаем счета к личным кабинетам.

Около 70% зарплатных отчётов отправляется без участия бухгалтера. Налоговые отчеты, такие как УСН, автоматизируются примерно на 40%.

Автоматизировали работу с данными. Система самостоятельно собирает все данные по клиентам, заранее вносит их, проводит расчёты по формулам, а также делает контрольный аудит и сверку данных. В простых отчётах обычно участие бухгалтера не требуется — там достаточно заполнять всё по алгоритмам.

Автоматизировали проверку готовых отчётов. Сейчас наша система сравнивает все цифры и расчёты из заполненных документов. Если расчёты «не бьются», она замечает поля, которые могут быть заполнены некорректно — и присылает бухгалтеру отчёт на ручную корректировку. Но и тогда у него уже есть под рукой все собранные структурированные данные.

Наша система присылает «напоминалки» по всей отчётности, которую бухгалтер должен сделать для конкретного клиента. В работе система учитывает особенности каждой компании. Уже на старте работы она автоматически формирует платёжный и отчётный календари. В них сразу учтена форма налогообложения, сфера работы клиента и прочие нюансы.

Если же бухгалтер не подготовил отчётность заранее, система начинает понемногу «спамить». Это начинается за несколько дней до дедлайна: мы предпочитаем брать запас по времени. Дальше система начинает присылать напоминалки всё чаще и чаще.

В теории, если бухгалтер на это не реагирует, система автоматически подаёт жалобу сотрудникам, которые контролируют качество работы. На практике все «игнорщики» давно уволены. Мы работаем только с такими бухгалтерами, которые ответственно подходят к своей работе.

Также система следит за действиями клиента. Если он со своей стороны не сделал то, что должен, ему начнут приходить письма и уведомления.

А даже если клиент всё проигнорирует, система поставит бухгалтеру задачу позвонить клиенту, чтобы попросить его выполнить необходимые действия.

Мы давно записываем и анализируем звонки. Сначала это просто помогало следить за качеством наших услуг — специальные сотрудники, качествологи, выборочно прослушивали записи разговоров и при необходимости давали комментарии бухгалтеру.

Но постепенно мы внедрили в анализ звонков нашу систему. Это помогло упростить работу с поручениями клиентов. Например, как только клиент озвучивает просьбу, система на основе этого фиксирует задачу и передаёт её в работу бухгалтеру. Так наш специалист точно ничего не забудет.

Вам, конечно, всё равно, насколько он удобен — но за счёт этого наши бухгалтеры работают с документами, отчетами и задачами в разы быстрее и эффективнее. Мы разработали собственную BPM-систему для бухгалтеров, которая автоматизирует и покрывает все потребности сотрудников для ведения бухгалтерии клиента.

Так, с нашим кабинетом бухгалтер может:

Здесь же бухгалтеру помогает ещё и то самое автозаполнение документов. Зашёл в документ, «подтянул» данные, сам сделал не-автоматические действия — и вышел. Получается, качественно отработал документ за 2 минуты.

До 2023 года клиент мог легко подписывать и утверждать документы и отчетность с телефона. Но теперь для подписи нужны флэшка и компьютер. Учитывая специфику работы предпринимателей — это неудобно.

Чтобы наши клиенты не были «привязаны» к рабочему месту, мы внедрили машиночитаемую доверенность. Предприниматель, который предоставил такую доверенность, передает нам право подписывать отчетность без его участия.

Такое решение — самое комфортное для клиента сегодня. О том, как это работает, читайте в нашей отдельной статье.

Бухгалтер может работать по-настоящему быстро, если компания вложила значительные ресурсы в автоматизацию. Внутренние бухгалтерские отделы редко занимаются этим — для них это невыгодно. Проще нанять дополнительного сотрудника для рутинных задач. А для нас, как аутсорсинговой компании, автоматизация оправдана, ведь бухгалтерия — наша ключевая специализация. Мы можем позволить себе инвестировать в улучшение процессов, что повышает эффективность каждого сотрудника.

Если вам нужен бухгалтер, который учтёт все особенности вашей компании, снизит налоги исключительно «белыми» методами и будет действовать оперативно, обратитесь в «Моё дело». У нас 600 разноплановых специалистов — и мы точно найдём того, кто работает с вашей нишей.

В «Моём деле» мы верим, что каждый должен заниматься тем, что ему действительно нравится. Мы любим бухгалтерию, и именно поэтому тратим так много ресурсов, чтобы работать с ней было удобнее, спокойнее и приятнее.

Ещё больше интересного про работу «Моего дела» и про самое важное для бизнеса в нашем телеграмм-канале. Подписывайтесь!