Одна ошибка в Excel может стоить компании миллионы — как этого избежать
Даже самая небольшая опечатка в данных может дорого обойтись бизнесу, но автоматизируя системы управления — риск возможно устранить. В статье объясняем, как решения на базе 1С помогают исключить человеческий фактор и повысить точность данных.
Excel — гибкий инструмент, но в нем легко допустить ошибки из-за невнимательности. Примеры подобных случаев из мировой практики говорят сами за себя.
Так, британская разведка MI5 в 2010 году допустила ошибку в форматировании таблицы, из-за которой аналитики отслеживали только звонки на номера, заканчивающиеся на 000. А налоговый бухгалтер фонда Fidelity не указал в Excel минус перед убытками в $1,3 млрд, что привело к их неверной интерпретации как прибыли.
Ниже о том, какие ошибки допускают специалисты и как их решить с помощью автоматизации процессов.
О сложностях работы с табличными моделями в Excel
Несмотря на тот факт, что Excel — это мощный инструмент для обработки данных и создания отчетов, он не лишен недостатков. Не все они связаны с человеческим фактором, так как сам инструмент имеет ряд технических ограничений.
- Лимит по размеру и структуре. В Excel действуют строгие ограничения: 1 048 576 строк и 16 384 столбца на лист. В крупных компаниях с многолетними историческими данными или сложными аналитическими моделями этот лимит быстро исчерпывается.
Кроме того, ограничения приходят и на ширину колонки — до 255 символов, и содержимого ячейки — не более 32 767 символов. Это создает препятствия при работе с подробными данными, особенно если нужно включить различные метаданные или многоуровневые структуры;
Производительность и системные ресурсы. Таблицы с тысячами листов и формулами требуют много оперативной памяти и системных ресурсов. Даже при использовании макросов и программирования на VBA (Visual Basic for Applications) время обработки документов возрастает, что замедляет работу и может привести к зависаниям;
Трудности с синхронизацией. В работе с Excel могут возникнуть проблемы, если таблицу редактирует несколько пользователей одновременно без организации ограничений и запретов на операции. В результате, конфликт версий и ошибки, на поиск и правки которых выделяется дополнительная работа в несколько часов;
Кибератаки. Некоторые злоумышленники используют макросы, которые нужны для автоматизации процессов, как инструмент для внедрения вредоносного кода. Многие компании, которые обрабатывают конфиденциальные данные с помощью Excel, сталкиваются с этой проблемой;
Сложности с масштабированием и автоматизацией. Excel слабо масштабируется при необходимости интеграции с другими системами или автоматизации процессов.
Чтобы разработать и поддерживать сложные макросы — требуются сильные навыки программирования. Ограниченная гибкость для интеграции с API и внешними источниками данных сдерживает возможности автоматизации рабочих процессов и оперативного обновления информации.
Человеческий фактор vs системы автоматизации
Ручной ввод данных подвержен ошибкам. В качестве решения приходят автоматизированные системы управления: ERP, ВРМ и CPM.
CPM
CPM-системы направлены на стратегическое управление и аналитическую обработку данных.
Как они работают: через API происходит интеграция с ERP или прямые подключения к базам данных для извлечения и анализа этих данных. CPM использует OLAP-кубы и аналитические движки для многомерного анализа данных и построения сценарных прогнозов. Их основные механизмы включают:
Аналитические платформы с поддержкой OLAP для детализированного анализа данных;
Потоковые алгоритмы для обработки данных в реальном времени и симуляции различных сценариев. А также универсальные проверки данных на каждом этапе;
ETL-процессы, что расшифровывается как извлечение (Extract), преобразование (Transform), загрузка (Load) и подразумевает перенос данных из внешних источников в систему;
Алгоритмы прогнозирования на основе машинного обучения, помогающие оценивать будущие результаты и риски.
Примеры автоматизации в CPM:
Автоматизация бюджетирования и прогнозирования. CPM-системы собирают данные из подразделений, чтобы сформировать бюджеты и обновить прогнозы расходов и доходов на основе существующих данных.
Автоматическая консолидация финансовой отчетности. Системы автоматизируют сбор и объединение финансовых данных из разных отделов, учитывая различные валюты и учетные стандарты.
Мониторинг и анализ KPI в реальном времени. CPM-системы собирают и анализируют ключевые показатели эффективности, визуализируя данные для отслеживания прогресса.
Автоматическое уведомление о рисках. CPM-системы позволяют настраивать уведомления о рисках или нарушениях KPI.
Автоматическая генерация отчетов. Создание отчетов происходит автоматически, что уменьшает ручной ввод данных и обеспечивает актуальность информации.
Автоматизированное управление процессами согласования. Процесс согласования планов и отчетов между подразделениями автоматизируется, что улучшает координацию и снижает задержки.
ERP
ERP-системы используют центральную базу данных для координации нескольких модулей: бухгалтерский учет, управление запасами, логистика и производство.
Как они работают: эти модули взаимодействуют через API и уровни промежуточного ПО, позволяя обмениваться и обновлять данные в режиме реального времени. К основным методам работы ERP относятся:
ETL-процессы (Extract, Transform, Load) — механизм переноса данных из внешних источников в систему;
Интеграционные сервисы на базе сервисно-ориентированной или микросервисной архитектуры, которые обеспечивают обмен данными между модулями;
Бизнес-логика и встроенные сценарии для автоматического выполнения операций и проверки данных.
Примеры автоматизации в ERP:
Автоматизация закупок и управления запасами. Системы автоматически рассчитывает потребности в материалах и может отправлять заявки на закупку поставщикам, когда производственные запасы достигают низкого уровня.
Управление производственными процессами. ERP-системы могут автоматически планировать производство на основе количества заказов и наличия ресурсов, создавая оптимальный график работы.
Мониторинг производительности и KPI. Также они автоматически собирают данные по ключевым показателям и формируют отчеты.
Автоматизация учета и финансовых операций. Так, автоматически осуществляется учет расходов, прибыли, налога и прочих финансовых данных в ERP.
Автоматизация расчета заработной платы и учета рабочего времени. HR-модули ERP-систем позволяют автоматически рассчитывать заработную плату, учитывать рабочее время, управлять отпусками и больничными.
Для успешной интеграции ERP и CPM-систем в корпоративные процессы необходимо понимать их механизмы работы, а выбор конкретной системы требует отдельного обсуждения. Интеграция ERP требует подготовки и часто включает использование промежуточного ПО для соединения с внешними приложениями, тогда как CPM-системы обычно подключаются через API для быстрого извлечения данных из ERP, что способствует эффективной аналитике.
Ошибки, которые решают системы автоматизации
Проверенные технологии и подходы автоматизации имеют ряд преимуществ: снижение ошибок при вводе данных, сокращение выполнения задач по времени, защита конфиденциальной информации. Рассмотрим, как можно применять их на практике.
Настройка механизмов блокировки отчетов при обнаружении ошибок
Триггеры в системах. Настройте триггеры в системах для автоматической блокировки формирования отчетов при выявлении аномалий.
Для определения правил валидации данных можно использовать встроенные инструменты, например, 1С:ERP и 1С:Управление Холдингом. Эти правила могут проверять обязательные поля, диапазоны значений и предотвращать дублирующиеся записи.
Автоматические уведомления. Настройте систему для отправки уведомлений пользователям о блокировках из-за ошибок. Это можно сделать через встроенные функции системы или с помощью внешних инструментов для отправки электронных писем.
Системы для выявления и исправления несоответствий
Управление мастер-данными (MDM). Внедряйте решения, такие как 1С:Управление Холдингом и 1С:MDM. Эти системы обеспечивают детальную очистку данных и идентификацию несоответствий.
Они применяют алгоритмы, которые обнаруживают и устраняют дублирующиеся и некорректные данные, а также автоматизированные процедуры для исправления ошибок.
Анализ и отчеты. Используйте функции анализа в CPM-системах для формирования отчетов о выявленных несоответствиях. Это позволит оперативно отреагировать на возникшие проблемы и скорректировать данные в реальном времени.
Интеграция и совместимость с существующими инструментами
- API и шины данных. Применяйте API и интеграционные платформы, такие как 1C:Шина. Такие платформы проводят синхронизацию данных между различными системами, обеспечивая их актуальность в реальном времени и предотвращая возможную рассинхронизацию.
ETL-платформы. Используйте ETL-инструменты 1С для автоматизации процессов извлечения, преобразования и загрузки данных. Эти платформы позволяют настроить автоматические проверки на каждом этапе, включая валидацию и очистку данных.
Переход с Excel на автоматизированные системы — ключевой шаг, чтобы повысить управляемость бизнеса.
В современных условиях важно внедрять решения, которые повышают надежность и прозрачность информации. Мы, например, предлагаем решение 1С:Управление Холдингом, которое автоматизирует рутинные задачи бюджетирования, управленческой отчетности, казначейские функции, управления закупками. А еще открывает новые возможности для анализа данных.
А вы уже перешли на системы автоматизации?
Как актуально, особенно под конец года со всеми отчетами…🫣
Рады, что вам понравилось!
👍