Офисы 2.0, или рабочее пространство будущего

Самоизоляция во время пандемии, цифровизация, активное распространение Интернета и облачных сервисов привело к тому, что сотрудники и владельцы компаний сегодня всё чаще задаются вопросом, нужен ли им офис.

Руководители и собственники бизнеса из разных сфер рассказали, что они думают по этому поводу, где им эффективнее работается на удалёнке или в офисе, какое оно рабочее пространство будущего.

Выход в офис: опасения сотрудников и собственников бизнеса

Когда карантин только начался, и правительство объявило нерабочие дни, основатель мануфактуры, специализирующейся на изготовлении часов класса люкс, изобретатель Константин Чайкин, перевёл часть сотрудников на работу из дома. За эти нерабочие дни им выплачивалась заработная плата. Некоторые сотрудники могли выполнять работу удалённо, и насколько это возможно выполняли свои обязанности из дома. Например, так работали конструкторы, бухгалтерия, личный помощник основателя. Фактически на производстве оставались только Константин Чайкин и генеральный директор, и периодически приезжал сотрудник, который занимался обеспечением хозяйственной деятельности.

«После окончания карантина мы начали плавно выводить сотрудников на работу и организовывать процессы в соответствии с требованиями Роспотребнадзора, для того чтобы исключить возможность заражения и обеспечить минимальное взаимодействие людей между собой. Мы закупили бактерицидные облучатели, которые расставлены в местах, где одновременно находятся несколько сотрудников. Обеспечили раздельное питание в обеденный перерыв. Если раньше все сотрудники собирались вместе в одно время, сейчас мы распределяем время по сменам», — рассказал Константин Чайкин.

Чтобы предотвратить возможное распространение вируса, на мануфактуре ввели ряд изменений: в дополнение к обязательному обеспечению перчатками, масками, антисептиками и измерению температуры на предприятии введён запрет на групповое собрание, это касается и курильщиков – больше одного человека в помещении не собираться.

«Из-за того, что большая часть сотрудников занята в производственном процессе, мы не можем перевести работников на удалёнку, но мы обеспечили необходимое расстояние между рабочими местами - минимум 2 метра. Кроме того, раз в две недели двух сотрудников отправляем на сдачу анализов на COVID-19. И за период после окончания карантина ни один из наших сотрудников не заболел, и не было выявлено никаких коронавирусных проблем», — поделился Константин Чайкин.

Основатель «LOVE by VICTORY» и «YANCHEVSKAYA» Виктория Янчевская рассказала о том, какие корректировки в привычный ритм работы её офиса внесла пандемия. Основной проблемой, с которой они столкнулись, стало снижение вовлеченности сотрудников. «До COVID мы проводили большую работу по выстраиванию корпоративной культуры «организация как единый организм»: например, в конце месяца собирались всем коллективом, заказывали пиццу или суши, обсуждали идеи, обратную связь, планы на будущее», — поделилась Виктория.

Чтобы поддерживать эту культуру и не снижать производительность труда, после отмены режима самоизоляции компания плавно выводила штат из удаленного режима. Сейчас офисы YANCHEVSKAYA соответствуют всем требованиям, для этого проведена большая подготовительная работа: увеличено пространство между столами, помещения оснащены антисептиками, введён обязательный замер температуры, график обработки поверхностей и проветривания помещений и правило не собираться больше одного в комнате приема пищи, развешана информация с описанием симптомов вирусных заболеваний и правил реагирования.

«На мой взгляд, самым сложным для всех является требование по соблюдению перчаточно-масочного режима. Здесь нам в какой-то степени повезло: в нашем офисе находится и производство, поэтому из остатков тканей мы отшиваем необходимое количество перчаток и масок для всех сотрудников, а в период самоизоляции еще вкладывали маски бесплатно к каждому заказу. Их удобно носить и нет постоянного желания снять. Такое безотходное производство выручает, хотя соблюдение всех требований значительно увеличивает издержки, но здоровье персонала важнее», — рассказала Виктория Янчевская.

Важнейший урок, который наш эксперт извлекла из кризиса, — всегда оценивать риски наступления событий и иметь план мероприятий. «Изучив лучшие практики и опыт коллег у меня подготовлен план безопасного вывода сотрудников в офис. Во-первых, разделить сотрудников на три группы: для минимизации риска заражения и остановки функционирования отдела специалисты одного подразделения распределяются по разным группам. Во-вторых, каждую группу с учетом инкубационного периода поочередно выводить в офис на две недели, а перед выходом за два дня мы отправляем их сдавать ПЦР-тест. У нас два центральных офиса, поэтому, если в одной группе все же выходят сотрудники одного отдела, то они будут рассажены в разных помещениях. Такая схема позволяет соблюдать требования Правительства Москвы о переводе не менее 30% сотрудников на удаленную работу», — подытожила Виктория Янчевская.

Офис будущего: организация труда станет более личностно ориентированной

CEO облачного сервиса для командной работы Granatum Solutions Анна Найш уверена, что будущее — за распределенными коллективами. Хотя и тем компаниям, чья работа не была выстроена дистанционно с самого начала, перейти на удалёнку не так сложно, главное — правильно выстроить все процессы, в том числе управленческие, и наладить взаимодействие посредством современных инструментов.

Эксперт советует в дополнение к связи с внешним миром посредством электронной почты использовать для внутренних коммуникаций корпоративный мессенджер (например, Slack, Trello, Jira), общий онлайн-календарь, где отражается занятость каждого сотрудника (например, Microsoft Outlook), сервисы для совместного редактирования документов (например, Google Docs) и для онлайн-работы с идеями и смыслами (например, Miro, Granatum). При этом самому руководителю предстоит развивать мастерство онлайн-фасилитации и вводить в практику регулярные онлайн-встречи «один на один».

Рассуждая о форматах удаленной работы, эксперт полагает, что для каждого человека в зависимости от особенностей его характера, жизненных обстоятельств и рода деятельности, эффективной может быть разная организация труда.

«Кому-то удобнее работать на кухне или на диване, другие предпочитают собираться в уютной обстановке кафе, кто-то любит трудиться на природе, а есть и те, кто не могут без офисной обстановки или коворкингов, обустраивая у себя целые хоум-офисы с соответствующей мебелью, техникой, досками и прочим антуражем. Но встречаются и такие люди, кому для поддержания эффективности работы просто необходимо периодически «менять картинку перед глазами», перемещаться в разные места, чередовать домашнюю и деловую одежду, тишину и шум, музыку и общение, физическую нагрузку и умственную деятельность. И здесь универсального рецепта нет, потому что каждому своё. Экспериментируйте, наблюдайте, делайте выводы и день за днём выстраивайте жизнь так, как это будет максимально эффективно для этого конкретного сотрудника», — резюмировала Анна Найш.

Мобильность рабочих мест

Пандемия заставила иначе посмотреть на привычные вещи и пространства. В этом убежден генеральный директор Открытие Факторинг Артем Дуров. По его мнению, есть все основания полагать, что в ближайший год многие бизнесы перейдут в «офисы будущего».

«По сути, это гибкие офисы, которые позволяют не закреплять за конкретными сотрудниками более 50% рабочих мест. Для организации такого пространства необходимо предусмотреть удобную эргономичную мебель и индивидуальные ячейки для личных вещей, а также софт, позволяющий бронировать рабочие места и настраивать удаленный доступ. Используя гибкие офисы, работодатель может планировать необходимую рассадку с учетом рекомендаций (в т.ч. с учетом эпидемиологической обстановки), а сотрудники могут создавать командные кластеры для работы над одним проектом, например. Выбор подходящего места для работы в конкретный момент времени позволяет эффективнее использовать офисные площади, и положительно влияет на эффективность сотрудников. Безусловно, такие офисы интересны не только с точки зрения HR бренда, но и позволяют компаниям экономить на арендных площадях в случае роста штата, а также имеют большую адаптивность в случае повторения локдаунов по сравнению с классическим офисным пространством», — отметил Артем Дуров.

Организация пространства: цифровые технологии помогут соответствовать требованиям безопасности

Директор по продажам компании Sigfox Россия Юлия Гаврилова полагает, что пройдя через карантины и удаленку, работодатели осознали, что современные офисы должны соответствовать новым условиям и готовы использовать для этого цифровые технологии.

«Формат Openspace сегодня уже не актуален, так как не позволяет соблюдать социальную дистанцию, а значит сохраняются высокие риски заражения всего коллектива от одного работника. Поэтому возможно, что мы вернемся либо к кабинетной системе устройства офиса, либо трансформируем имеющиеся большие помещения в особые, грамотно зонированные пространства. В обновленных помещениях будет востребована система контроля состояния воздуха и правильная вентиляция, которые позволят избежать инфицирования сотрудников. Сегодня умные решения Интернета вещей помогают регулировать температуру, влажность, измерять концентрацию углекислого газа на основе постоянного анализа воздуха и в нужном режиме запускать вентиляцию. Вся информация от установленных датчиков в помещениях стекается в единое облако, анализируется и на основе этого происходит запуск необходимых приборов. В перспективе компании будут больше внедрять цифровые технологии, позволяющие отслеживать загрузку офиса и перераспределять ее для более эффективного использования пространства.», — рассказала Юлия Гаврилова.

Эксперт полагает, что изменения коснутся как рабочих мест – их уборка будет проводиться не в определенное время, а по необходимости (например, у всех сотрудников будут установлены особые кнопки вызова обслуживающего персонала, который сможет быстро навести порядок), так и требований к компетенциям специалистов. Кроме профессиональных skills одним из главных условий эффективной работы сотрудников сегодня стало наличие цифровых навыков, способностей к высокой адаптации в новым требованиям, а также самоконтроль и дисциплинированность.

Развитие сотрудников: тренд на инвестиции в обучение сохранится

Российский бизнес продолжит заботиться о повышении квалификации сотрудников, считают специалисты Академии Айти. По данным компании, спрос на корпоративное обучение в сентябре вырос на 4% и стремится к доковидным показателям. Бизнес, столкнувшись с необходимостью организовать дистанционную работу, начинает инвестировать в технологии и сотрудников, особенно для ИТ-развития.

Один из главных трендов в корпоративных курсах— иммерсивное обучение. В этом случае в образовательных программах используется эффект присутствия, погружения и симуляции реальных процессов – дополненная и виртуальная реальности AR/VR. Эксперты выделяют несколько основных направлений развития этого тренда: виртуальные среды. (смоделированные среды, имитирующие реальный мир, например, такие как учебный класс, или же производственный цех, где слушатели смогут взаимодействовать с виртуальными (на основе искусственного интеллекта), аналитика и персонализированные пути обучения (когда, например, датчики смогут определять уровень эмоционального состояния, вовлеченности, и определять более индивидуальный образовательный контент). Также продолжит развитие и классическое интерактивное электронное обучение в части вовлекающего педагогического дизайна, аналитики и индивидуальных карт обучения и работать там, где нужны более экономичные и простые образовательные модели, — сообщается в релизе компании.

Тренд удивлять

В основе офиса будущего, по мнению директора по персоналу Факторинг ПЛЮС Ильи Зайцева, лежат яркие эмоции, эргономика и комфорт. Он полагает, что вдохновившись офисами Zappos, Google, FaceBook, российские компании также стали удивлять своими интерьерами сотрудников и кандидатов. Уже сегодня в офисах ведущих компаний в России можно увидеть «зеленые зоны» с живностью, пространство для игр, спортивные тренажеры, всевозможные кафе и зоны отдыха, и даже капсулы для сна.

«Мы, оформляя свое офисное пространство, учитывали потребность как в командной работе, так и в возможности побыть наедине с собой, сосредоточившись над важной задачей. Учитывая довольно молодой средний возраст сотрудников, мы также не могли игнорировать их потребности, поэтому у нас вы также найдете игровые зоны с playstation, аэрохоккеем, настольными играми. И как показывает практика, «настолки» - инструмент для развития корпоративных коммуникаций и поддержания дружественной атмосферы. Если говорить об эмоциях, то самые яркие из них вызывает рояль посередине нашего саратовского офиса. К слову, инструмент не просто пылится, на нем в свободное вечернее время играют сотрудники, имеющие соответствующие навыки. Порой мы устраиваем на работе музыкальные вечера, получается очень атмосферно. И после этого офис уже становится для персонала чем-то большим, нежели просто местом ежедневной работы», — рассказал Илья Зайцев.

По его мнению, трансформацию офисного пространства, которая была запущена во время пандемии, уже не остановить. «Можно с уверенностью сказать, что тема безопасного офиса будет еще долго актуальной. Речь идет не столько о соблюдении требований охраны труда, сколько о создании комфортной и безопасной среды, которая привлекает, развивает и удерживает лучших сотрудников», — резюмирует Илья Зайцев.