Как устроены перевозки с электронными транспортными накладными, и зачем это бизнесу

Минтранс России проводит эксперимент. С 1 по 30 октября в 6 регионах России крупнейшие операторы ЭДО и грузоперевозчики тестируют электронную транспортную накладную (ЭТрН). 2 октября через логистический сервис DropCat прошла первая в РФ межрегиональная перевозка с ЭТрН.

Рассказываем, как устроен этот процесс, и какие плюсы электронная транспортная накладная даст бизнесу.

Транспортная накладная — первичный документ, который подтверждает факт перевозки груза и передачи его грузополучателю. Без документа грузоотправитель не может списать товар, грузополучатель — его принять, а транспортная компания — получить оплату за перевозку.

Раньше компании отправляли груз и вручали водителю несколько бумажных копий накладных: одну копию он подписывал и возвращал обратно, другую передавал грузополучателю, ещё одна была нужна для ГИБДД, если машину остановят.

Чем больше бумаги — тем выше расходы на бумажный документооборот. Если один автомобиль посещает за день 15 — 17 точек доставки, то водитель возит с собой до 200 — 300 различных бумажных накладных, более 60 листов — это экземпляры транспортной накладной.

В месяц объём бумажного документооборота исчисляется тысячами и десятками тысяч листов. Затраты на 1 документ составляют в среднем 40-50 рублей без учёта расходов на рабочие часы бухгалтерии и колл-центр. Иногда компании держат штат специалистов, которые решают проблемы по заполнению и обмену транспортными накладными.

Вторая проблема — медленный товарооборот. Чтобы грузополучатель принял груз, нужна накладная. Если накладную потеряли в дороге или неправильно заполнили, приходится ждать новую накладную, а груз держать на складе. Бизнес теряет время и деньги.

Пару лет назад некоторые операторы ЭДО стали помогать бизнесу переходить на электронные накладные. Компании смогли быстро обмениваться между собой документами, быстрее рассчитываться с транспортными компаниями за услуги, а ещё — онлайн отслеживать перемещение груза по статусу ЭТрН на платформе оператора ЭДО.

Единого формата ЭТрН, признанного государством не было, поэтому, допустим, торговая сеть могла обмениваться с поставщиками документами, но передавать в электронном виде, например, в ФНС или ГИБДД не могла. Водители всё равно возили документы в бумажном виде.

Если компания начинала работать с контрагентами, которые использовали другой формат документа, тут тоже возникали проблемы — приходилось договариваться о доработках формата на платформе оператора ЭДО.

В 2020 году Минтранс разработал единый формат накладной и запустил эксперимент вместе с грузоперевозчиками и операторами ЭДО. Задача эксперимента — протестировать механизм оформления электронной транспортной накладной на реальных автоперевозках.

С 1 по 30 октября в Москве, Татарстане, Московской Калужской, Рязанской областях и Краснодарском крае ведущие грузоперевозчики тестируют оформление первичных документов во время перевозок. Минтранс России, МВД России и ФНС тестируют и контролируют процесс.

Когда Минтранс утвердит единый формат ЭТрН, бизнес сможет обмениваться ими не только между собой, но и с ФНС и МВД России в электронном виде.

Чтобы бизнес мог обмениваться с государством документами, ФГУП «ЗащитаИнфоТранс» разработали прототип государственной информационной системы Минтранса и формат ЭТрН, который будет дорабатываться по итогам эксперимента.

К прототипу подключаются операторы ЭДО, к операторам — перевозчики, грузоотправители и грузополучатели.

Первую перевозку эксперимента оформили в логистическом сервисе DropCat от Edisoft. Грузоотправителем и грузополучателем выступили «Газпромнефть – Битумные материалы» и «Газпромнефть – Рязанский завод битумных материалов», дочерние предприятия «Газпром нефти». Перевозку осуществляла компания «ИТЕКО Россия».

Грузоотправитель, грузополучатель и транспортная компания валидировали документ электронной подписью, обеспечивая его юридическую значимость через логистический сервис DropCat, а сотрудники ГИБДД и Ространснадзора контролировали процесс через прототип ИС Минтранса России.

1. Грузоотправитель до передачи груза оформляет электронную транспортную накладную на логистическом сервисе DropCat — работать в нём можно круглосуточно.

2. Кладовщик и менеджер по логистике грузоотправителя подписывают ЭТрН простой электронной подписью и усиленной квалифицированной электронной подписью.

3. Данные отправляются в прототип ИС Минтранса. Система верифицирует данные и отправляет их оператору ЭДО, а он — грузополучателю и транспортной компании.

4. Водитель ТК подписывает накладную простой электронной подписью, затем менеджер по логистике грузополучателя — усиленной квалифицированной электронной подписью, подтверждая факт приемки груза. Подписанная накладная направляется в прототип.

5. Система снова верифицирует данные и отправляет их оператору ЭДО, а он — всем участникам обмена. Данные становятся доступны контрольно-надзорным органам.

Когда груз прибывает грузополучателю, всё происходит в том же порядке: кладовщик и менеджер подписывают накладную → прототип верифицирует ЭТрН и отправляет её грузоотправителю и транспортной компании → ЭтрН подписывают водитель и грузоотправитель → данные уходят в прототип → подписанный документ получают все участники обмена.

В формате накладной, предложенной ФГУП «ЗащитаИнфоТранс», есть поля для внесения данных об экспедиторе и плательщике. Оператор должен дать возможность им получить свой экземпляр документа, если они не являются стороной обмена по нему.

Кроме экономической выгоды компании получают другие преимущества.