Как устроены перевозки с электронными транспортными накладными, и зачем это бизнесу

Минтранс России проводит эксперимент. С 1 по 30 октября в 6 регионах России крупнейшие операторы ЭДО и грузоперевозчики тестируют электронную транспортную накладную (ЭТрН). 2 октября через логистический сервис DropCat прошла первая в РФ межрегиональная перевозка с ЭТрН.

Рассказываем, как устроен этот процесс, и какие плюсы электронная транспортная накладная даст бизнесу.

Проблема

Транспортная накладная — первичный документ, который подтверждает факт перевозки груза и передачи его грузополучателю. Без документа грузоотправитель не может списать товар, грузополучатель — его принять, а транспортная компания — получить оплату за перевозку.

Раньше компании отправляли груз и вручали водителю несколько бумажных копий накладных: одну копию он подписывал и возвращал обратно, другую передавал грузополучателю, ещё одна была нужна для ГИБДД, если машину остановят.

Чем больше бумаги — тем выше расходы на бумажный документооборот. Если один автомобиль посещает за день 15 — 17 точек доставки, то водитель возит с собой до 200 — 300 различных бумажных накладных, более 60 листов — это экземпляры транспортной накладной.

В месяц объём бумажного документооборота исчисляется тысячами и десятками тысяч листов. Затраты на 1 документ составляют в среднем 40-50 рублей без учёта расходов на рабочие часы бухгалтерии и колл-центр. Иногда компании держат штат специалистов, которые решают проблемы по заполнению и обмену транспортными накладными.

Вторая проблема — медленный товарооборот. Чтобы грузополучатель принял груз, нужна накладная. Если накладную потеряли в дороге или неправильно заполнили, приходится ждать новую накладную, а груз держать на складе. Бизнес теряет время и деньги.

Решение

Пару лет назад некоторые операторы ЭДО стали помогать бизнесу переходить на электронные накладные. Компании смогли быстро обмениваться между собой документами, быстрее рассчитываться с транспортными компаниями за услуги, а ещё — онлайн отслеживать перемещение груза по статусу ЭТрН на платформе оператора ЭДО.

Единого формата ЭТрН, признанного государством не было, поэтому, допустим, торговая сеть могла обмениваться с поставщиками документами, но передавать в электронном виде, например, в ФНС или ГИБДД не могла. Водители всё равно возили документы в бумажном виде.

Если компания начинала работать с контрагентами, которые использовали другой формат документа, тут тоже возникали проблемы — приходилось договариваться о доработках формата на платформе оператора ЭДО.

Эксперимент Минтранса

В 2020 году Минтранс разработал единый формат накладной и запустил эксперимент вместе с грузоперевозчиками и операторами ЭДО. Задача эксперимента — протестировать механизм оформления электронной транспортной накладной на реальных автоперевозках.

С 1 по 30 октября в Москве, Татарстане, Московской Калужской, Рязанской областях и Краснодарском крае ведущие грузоперевозчики тестируют оформление первичных документов во время перевозок. Минтранс России, МВД России и ФНС тестируют и контролируют процесс.

Когда Минтранс утвердит единый формат ЭТрН, бизнес сможет обмениваться ими не только между собой, но и с ФНС и МВД России в электронном виде.

Как устроена перевозка с электронной накладной

Чтобы бизнес мог обмениваться с государством документами, ФГУП «ЗащитаИнфоТранс» разработали прототип государственной информационной системы Минтранса и формат ЭТрН, который будет дорабатываться по итогам эксперимента.

К прототипу подключаются операторы ЭДО, к операторам — перевозчики, грузоотправители и грузополучатели.

Первую перевозку эксперимента оформили в логистическом сервисе DropCat от Edisoft. Грузоотправителем и грузополучателем выступили «Газпромнефть – Битумные материалы» и «Газпромнефть – Рязанский завод битумных материалов», дочерние предприятия «Газпром нефти». Перевозку осуществляла компания «ИТЕКО Россия».

Грузоотправитель, грузополучатель и транспортная компания валидировали документ электронной подписью, обеспечивая его юридическую значимость через логистический сервис DropCat, а сотрудники ГИБДД и Ространснадзора контролировали процесс через прототип ИС Минтранса России.

Как устроен процесс перевозки

1. Грузоотправитель до передачи груза оформляет электронную транспортную накладную на логистическом сервисе DropCat — работать в нём можно круглосуточно.

2. Кладовщик и менеджер по логистике грузоотправителя подписывают ЭТрН простой электронной подписью и усиленной квалифицированной электронной подписью.

3. Данные отправляются в прототип ИС Минтранса. Система верифицирует данные и отправляет их оператору ЭДО, а он — грузополучателю и транспортной компании.

4. Водитель ТК подписывает накладную простой электронной подписью, затем менеджер по логистике грузополучателя — усиленной квалифицированной электронной подписью, подтверждая факт приемки груза. Подписанная накладная направляется в прототип.

5. Система снова верифицирует данные и отправляет их оператору ЭДО, а он — всем участникам обмена. Данные становятся доступны контрольно-надзорным органам.

Когда груз прибывает грузополучателю, всё происходит в том же порядке: кладовщик и менеджер подписывают накладную прототип верифицирует ЭТрН и отправляет её грузоотправителю и транспортной компании ЭтрН подписывают водитель и грузоотправитель данные уходят в прототипподписанный документ получают все участники обмена.

Так выглядит обмен ЭТрН в логистическом сервисе

В формате накладной, предложенной ФГУП «ЗащитаИнфоТранс», есть поля для внесения данных об экспедиторе и плательщике. Оператор должен дать возможность им получить свой экземпляр документа, если они не являются стороной обмена по нему.

Как ЭТрН поможет бизнесу

Кроме экономической выгоды компании получают другие преимущества.

  • ЭТрН позволяет отслеживать передвижение груза онлайн. Если меняется адрес доставки или водитель, информация отображается в веб-кабинете.
  • Электронную накладную невозможно потерять и испортить. В неё не получится завернуть чебурек (иногда водители случайно так делали с бумажной накладной, нам коллеги рассказывали). Если грузополучатель найдёт ошибку, он отправит документ на корректировку онлайн.
  • Электронный документооборот ускоряет расчёт между контрагентами. Как только грузополучатель подписывает электронную накладную, информация отображается в сервисе, формируются закрывающие документы, и заказчик может оплатить услуги перевозчика.
  • ЭТрН облегчает передачу данных в ФНС России и расчеты НДС. Все накладные хранятся в электронном архиве — не нужно ждать их от контрагентов. Чтобы передать их в ФНС России, достаточно выгрузить нужные документы и электронные реестры.
  • Доступ к ЭТрН есть у всех участников обмена в любое время. Для работы с документами можно использовать учётную систему — потребуется только интеграция системы и платформы провайдера ЭДО.
0
2 комментария
Mikhail Perekhodtsev

Эксперимент интересный, также важно понимать можно ли использовать какие-либо инструменты финансирования на основе ЭТрН?

Ответить
Развернуть ветку
Николай Гиренко

Это как раз позволит логистическим компаниям выгодно факторится. Ведь теперь не надо ждать закрывающие документы 534 года.

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
-1 комментариев
Раскрывать всегда