График: сутки через год. Дед Мороз ведет бизнес мечты

А что если новогоднее волшебство – это цепочка идеально отлаженных бизнес-процессов? И фиксировать их можно в TEAMLY...

Привет! На связи TEAMLY, мы делаем платформу для совместной работы и стремимся прозрачно организовать внутренние процессы. С детства все знают и любят Деда Мороза. И даже взрослые не готовы отказаться от традиционных новогодних писем, украшения дома и «неожиданных» подарков под ёлкой. Но давайте представим, как всё устроено изнутри. Как Дедушка структурирует заказы желаний, закупки, доставку. А поскольку главная аудитория волшебника – дети, нельзя допускать ни единой осечки. Представили степень ответственности?

На помощь приходит TEAMLY: рассказываем, как с его помощью организовать волшебный бизнес.

Конечно же, рабочий график 1/364 – это нереально. На самом деле горячие деньки у Деда Мороза – с 1 по 14 января (Старый Новый год). Затем наступает период отчётности: нужно убедиться, что все ребята получили подарки. Затем небольшой перерыв на шашлычки, и уже после майских начинается активная подготовка к следующему Новому году.

У Дедушки бартерные отношения – он не получает и не платит никому денег. Заменяют их хорошее настроение и ощущение праздника – такое не купишь за деньги, а вот инфляция может расти с каждым годом.

Новогодний бизнес ведут несколько подразделений:

Почтовая служба. Дети ежегодно присылают множество писем, а на почте должен быть порядок, чтобы не осталось неотвеченных.
Управление вотчиной. Присматривать приходится за огромной территорией, куда входят терем, оранжерея, мини-зоопарк, банкетный зал с кухней. А ещё прибавьте развлечения для гостей и аниматоров.
Служба подарков. Обрабатывают запросы детворы, формируют списки, организуют доставку, помогают с фасовкой и упаковкой, всё фиксируется в Умных таблицах.
Транспортный отдел. Здесь готовят с лета сани, а также содержат лошадей, ведь Дедушка разъезжает по стране на тройке.
Административно-хозяйственный отдел. Его сотрудники заведуют морозными узорами, северными сияниями и снежными шапками на ёлках.
PR-департамент. Этот отдел организует представительские встречи на самых разных уровнях: от утренников в детских садах до деловых мероприятий с главами государств и коллегами из других стран, а также выступления Дедушки и его помощников в шоу и упоминания в новогодних песнях.
HR. В dream team Деда Мороза все как на подбор: Снегурочка, Снеговик, зайчики, белочки, лисички и даже волк – представители местного лесного народца.

Цель всего этого важная – вовремя подготовить и доставить новогодние подарки для детей и взрослых, которые верят в Деда Мороза. Это его клиенты, поэтому основной инструмент учёта в бизнес-системе – Умная таблица со списком всех ребят, которые ждут подарков.

Работа разделена на несколько этапов:

Подготовка – с 15 мая по 30 ноября.
Активный этап – с 1 декабря по 14 января.
Сдача отчётности и подведение итогов – с 15 января по 30 апреля.
Отпуск на майских – Дед Мороз тоже человек и хочет на шашлыки.

Рассмотрим подробно.

В середине мая все службы мобилизуются: заводят новые таблицы и реестры. Склад практически пуст, оборудование и транспорт нуждаются в обновлении и починке: в общем, состояние как после бурной вечеринки, но уже без похмелья.

В мае никто не думает про Новый год, поэтому клиенты начинают писать свои письма-запросы ближе к зиме, а то и вовсе в последний день. Поэтому первым делом нужно определить объём работ: проверить список активных клиентов и сделать прогноз.

Этим занимается служба подарков. Специальное подразделение с лета формирует несколько типов подарков, на основе:

исторических данных,
возраста и пола,
пожеланий.

Далее формируются списки подарков с учётом прогноза, и менеджеры по закупке ищут поставщиков. Постепенно склад наполняется.

Подарки, которые уже доставлены, сортируют и отражают в основной таблице.

На сегодняшний день реестр частично заполнен – кто-то уже получил подарок на утреннике. Но в мае ни одной галочки нет. В списке – десятки миллионов строк

Презенты вручают по трём разным каналам:

лично в новогоднюю ночь;
лично на утреннике;
через посредника – сеть компаний-работодателей, которые передают сладкие подарки через родителей получателей.

У таблицы есть ещё одно представление – Канбан. Через него отдел подарков легко отслеживает статус для каждого: кто-то уже получил, а для кого-то ещё даже нет идеи. Помощники и лично Дед Мороз отслеживают, много ли работы впереди.

Постепенно все карточки переместятся в раздел «Получено»

А чем всё это время занимается транспортный отдел?

Его функции разделены на две группы: лошадиные силы (буквально) и собственно транспорт.

Лошади содержатся в конюшне. При этом им требуется: питание, тренировки, медосмотры и прочий ветеринарный уход. Кстати, нельзя просто стоять в стойле целый год, нужны занятия. Решение – совмещать с детским досугом в тёплое время года. У каждой лошади есть своя карточка в базе транспортного отдела, где отмечены паспортные данные, сертификаты прививок и т.д.
К транспорту относится и остальное – сани, телеги, сбруя, а также услуги кузнеца. У каждой единицы также заведена карточка с характеристиками и отметками о техосмотре. Летом готовят сани и обновляют парк. Активные разъезды начинаются в конце ноября.

Административно-хозяйственный отдел в это время почти не занят, но иногда нет-нет, да и наведается в среднюю полосу июньским снежком или ночными заморозками в сентябре. Это проверка оборудования, а не то, что мы тут себе надумываем.

Дедлайн в волшебном деле строгий – к 30 ноября все службы должны быть готовы к следующему этапу.

Команда разделяется: одна часть продолжает работать в офисе, вторая отправляется на гастроли.

На складе остаются работники отдела подарков, которые принимают запоздавшие желания, организуют покупку новых подарков (для ребят, которые пишут письма в декабре), пакуют и готовят экспедиторские списки для Дедушки. Уже начинаются новогодние вечеринки, и наш волшебник ежедневно ездит поздравлять детишек.

Таблица всё больше наполняется галочками

В декабре и на новогодних каникулах многие приезжают к Деду Морозу в гости, поэтому в вотчине также кипит работа: местная команда организует экскурсии, проводит мастер-классы и готовит угощение в ресторане.

Эта часть похожа на обычный туристический бизнес. Здесь много работы на местах – исключить заторы на парковке, наладить графики процессов, минимизировать риск поломок и конфликтов и т.д. Процессы сложно контролировать онлайн: нужны оперативные решения здесь и сейчас. Зато это большой опыт, который потом обязательно фиксируют в Базе знаний, а в спокойное время готовят мануалы и рекомендации.

Кажется, что новогодняя ночь – самый сложный этап в работе Деда Мороза, но он проще времени ёлок, спектаклей и корпоративов. А сама ночь с 31 на 1 проходит довольно легко. При условии, что всё хорошо организовано заранее – впрочем, как в любом бизнесе.

Если вы думали, что Дед Мороз за одну ночь успевает облететь всю страну, то нет. Вы что, это же невозможно! Он использует волшебство, чтобы по щелчку перенести подарки под ёлки.

Но и здесь нужна маршрутизация, поэтому формируются списки по городам. Вот, например, Нижний Новгород. Видно, что кто-то уже получил подарок (на утреннике, например), от кого-то на Почту пришло письмо и вместе с подарком нужно отправить ответ.

Поскольку подарков очень много, они отправляются не единовременно. Формируется очередь: одни получают презенты сразу после боя курантов, а другие – только под утро.

Также нужно помнить, что 1 января для Деда Мороза полноценный рабочий день, так что накануне, 31 декабря, готовятся такие же списки: подарки для детей на ёлках, транспорт и т.д.

Режим горящих сроков длится до 14 января, когда отмечают Старый Новый год. А после, как мы сказали в самом начале, происходит подбивание смет, проверка отчетности и рассылка оставшихся ответных писем с Почты.

В общем, мы не знаем, как на самом деле справляется Дед Мороз и его помощники с валом работ, но если ему нужна помощь для организации совместной работы – покажите ему нашу статью. Ещё больше интересных материалов найдёте в нашем телеграм-канале.

Как думаете, каких графиков и таблиц не хватает? Что бы вы добавили? Пишите в комментариях!