Шаг к современному интранету: как автоматизировать кадровые процессы

Несмотря на то, что выгода от цифровизации кадровых процессов очевидна — это сокращение затрат, экономия драгоценных человеко-часов и прозрачность работ – опыт показывает, что большинство компаний находятся на бумажном и фрагментарном уровнях развития. Что это означает? На рынке появляются новые решения для HR: бизнес стремится закрыть наиболее рутинные задачи в сфере подбора, документооборота, развития и оценки персонала. Но в результате использования точечных решений происходит несистемная автоматизация работы с персоналом: подбор, адаптация, развитие происходят отдельно друг от друга в различных системах. Как это исправить и создать цельную экосистему в HR?

Объединение разных корпоративных систем, создание своего рода многофункционального центра компании, единого окна для работы руководителей и сотрудников – вот прекрасная картина интеллектуального HR. Достичь этого можно с помощью корпоративного портала и его отдельных модулей. Он не заменяет существующие системы, а именно объединяет их и унифицирует доступ. О ключевых инструментах и шагах автоматизации – подробнее.

1. Аудит кадровых процессов

2. Создание дорожной карты автоматизации процессов

3. Шаги автоматизации HR процессов в корпоративном портале

4. Кабинет сотрудника: персонализация контента и быстрый доступ к HR-сервисам

5. Личный кабинет руководителя: отпуска, отсутствия, заявки на персонал

6. Адаптация персонала: какие инструменты использовать

7. База знаний - основа для хранения кадровых документов

8. Кадровый документооборот: как ускорить и уйти от бумаги

Без анализа текущей ситуации системные изменения не произвести. Вам потребуется провести анализ процессов по матрице, созданной на основании жизненного цикла сотрудника в компании:

Аудит позволит понять, какие HR-процессы работают корректно, а какие требуют корректировки. Именно на основании этой информации, вы будете планировать дальнейшие шаги.

Если вы не знаете KPI вашего процесса и не измеряете их, нельзя объективно говорить о том, что процесс работает эффективно. Несмотря на автоматизацию процесса сотрудники могут работать по старому алгоритму. Например, автоматизирован процесс согласования отпуска, а люди ходят с бумажками.

На основании важности и экономического эффекта от автоматизации расставьте приоритеты. Помните, про степени автоматизации HR: прыгнуть с первого уровня на третий или четвертый не получится (рис.1), нужно двигаться планомерно. Для этого подготовим дорожную карту автоматизации процессов.

Содержание дорожной карты зависит от того, кому вы будете ее показывать и для кого готовить.

Руководителям и спонсорам, разумеется, важно показать основные выгоды и сроки достижения результата. Одна из проблем, почему автоматизация HR идет медленно – это неумение защитить бюджет на проект. Посчитайте экономический эффект от автоматизации, презентуйте проект в виде наглядной дорожной карты с фиксацией сроков и обоснованием каждого этапа. В 90% случаев бюджет будет выделен.

Сотрудникам рассказываем об их персональной выгоде. Например, о том, что они смогут подписывать заявления на отпуск в электронном виде и не бегать с заявлениями за руководителем. Очевидные выгоды и преимущества мотивируют сотрудников использовать новый инструмент.

Техническим исполнителям и разработчикам важно рассказать о последовательности выполнения задач, очердности реализации модулей, об интеграциях, которые необходимо реализовать.

Компании, находящейся на начальном уровне этого интересного пути автоматизации, необходимо:

1. перевести все виды заявок в электронный вид;

2. создать единое окно доступа ко всем заявкам, структурировать заявки по типам;

3. сделать простые процессы без дополнительных интеграций со сторонними системами;

4. создать личный кабинет сотрудника с возможностью видеть статус по заявкам.

В чем ценность:

1. обеспечение круглосуточной работы;

2. возможность подачи заявки из любого места и с любого устройства;

3. экономия времени, автоматическое заполнение части полей заявки;

4. наличие инструмента контроля исполнения заявок;

5. статистика: единый список заявок и статусы исполнения по ним, что позволит управлять нагрузкой на HR-службу.

Как это выглядит:

Сотрудники наглядно видят, какие заявки находятся в работе, кто ответственный за их выполнение, сроки выполнения, какие справки уже готовы и где их можно получить. Несмотря на то, что инструмент очень удобный и достаточно простой в реализации, подобный модуль в корпоративных порталах встречается редко.

Статистика

То, что нельзя измерить, нельзя и улучшить. Поэтому один из важных шагов улучшения кадровых процессов – оценка количественных или качественных данных (количество заявок и время их исполнения), их анализ.

Оценка качества исполнения заявок:

· доступность представителей сервиса;

· оперативность (быстрота реагирования);

· клиентоориентированность (открытость к сотрудничеству, готовность помочь);

· понятность и простота процесса;

· удобство процедуры взаимодействия;

· качество и полнота выполняемых услуг.

Проводите оценку качества заявок после каждого обращения к сервису. Это можно сделать с помощью мини-опроса, с оценкой по шкале от 1 до 5. Проводя такое анкетирование, вы будете четко понимать, насколько хорошо работают сервисы в компании.

Исходя из данных вы можете планировать задачи по улучшению не только вашего корпоративного портала, но и по повышению качества исполнения заявок сотрудниками.

Закрепите успех создав личный кабинет сотрудника – позвольте пользователям самостоятельно видеть свои личные данные и сообщать об их изменении, смотреть остаток дней отпуска и график работы, управлять доступными ему льготами, иметь быстрый доступ к информации, с которой сотрудник часто работает (поручения, сообщества, идеи и подписки).

В личном кабинете при оформлении заявлений, требующих подтверждающих документов, можно быстро прикрепить нужный файл, сфотографировав его с помощью телефона. Документ сохранится и его можно повторно использовать при последующих обращениях. А возможность назначать заместителя позволит не остановить процессы согласований на период отсутствия сотрудника.

Эти функции должны обязательно присутствовать в личном кабинете руководителя, особенно на начальном уровне автоматизации компании:

1. согласование заявлений на отпуск;

2. сбор данных для единого графика отпусков;

3. заявка на подбор персонала и увеличение численности подразделения;

4. согласование командировок и выдачи подотчетных сумм,

5. формирование личной характеристики сотрудника.

На зрелом уровне автоматизации важно интегрировать интранет с другими корпоративными системами (как правило, это «1С: ЗУП», система подбора персонала, учебный портал), а потом – создание следующих возможностей:

1. выгрузка расчетных листков и остатков отпусков в автоматическом режиме;

2. создание отпуска в кадровой системе после согласования;

3. передача заявки на подбор в соответствующую систему;

4. предоставление информации о назначенных курсах и результатах прохождения курса в системе дистанционного обучения;

5. просмотр и изменение штатного расписания.

Корпоративный портал может быть эффективной площадкой для адаптации сотрудников, поскольку он помогает:

· систематизировать процесс адаптации сотрудников;

· снизить нагрузку на HR-специалистов, руководителей и наставников, участвующих в адаптации;

· увеличить число сотрудников, успешно завершающих испытательный срок;

· сократить сроки адаптации новых сотрудников;

· контролировать и совершенствовать процесс адаптации сотрудников.

Какие ИТ-решения могут в этом помочь?

Лендинг для пребординга

Кандидат, который принял ваше предложение о работе, получает ссылку по электронной почте. На специально сгенерированной для него странице он знакомиться с корпоративной культурой компании, со своим будущим руководителем и отделом. А с помощью форм обратной связи вы можете получить необходимые документы для оформления кандидата.

Это отличный инструмент для начального вовлечения новичка в корпоративную культуру компании и формирования эмоциональной связи. Лендинг формируется индивидуально под конкретную должность сотрудника с уникальной для него ссылкой. Шаблон может быть единым, но определенные блоки будут отличаться в зависимости от позиции специалиста и региона.

Лендинг для онбординга

Похож на лендинг для пребординга, отличается лишь тем, что он доступен сотруднику с первого дня работы в компании. Лендинг персонализирован, может содержать чек-лист контрольных точек адаптации, за достижение которых сотрудник будет получать поздравления от коллег в автоматическом режиме. Подобная игровая механика намного лучше воспринимается новыми специалистами и создает образ инновационной компании.

Квест новичка: чат-бот для адаптации и личный кабинет HR-специалиста

О данном инструменте знают намного меньше, а используют – единицы. Решение представляет собой личный кабинет HR-специалиста: с помощью конструктора создаются сценарии адаптации под разные должности и особенности работы сотрудника. Сценарий адаптации – это информационные сообщения, задания, опросы, которые по заранее настроенному расписанию отправляются сотруднику в корпоративном портале, мобильном приложении или чат-боте. Получается своего рода онлайн-квест, в котором виртуальный персонаж в игровой форме знакомит сотрудника с компанией, проводит микрообучение и собирает обратную связь.

Благодаря такому подходу и статистике вы будете знать:

· сколько сотрудников проходит адаптацию;

· результаты тестов и контрольных заданий новых сотрудников;

· оценки от новых сотрудников инструментов и мероприятий адаптации

· характеристику новых сотрудников от наставников.

Аналитика дает информацию о предпочтениях сотрудников. Если материалы не дают нужного результата, можно их оперативно скорректировать или заменить новыми.

Зачем нужна база знаний в компании? Она помогает менее опытным сотрудникам компании в поиске существующего решения какой-либо проблемы и ознакомлении с локальными нормативными актами (ЛНА). Это удобно, потому что:

1. создаётся единое пространство для хранения нормативных документов и общих знаний, систематизация хранения информации;

2. появляется возможность гибко настраивать процессы ознакомления, отталкиваясь от организационной структуры компании и ролевой модели;

3. не нужно покупать дополнительные лицензии на программное обеспечение;

4. есть версионность и история изменения документов;

5. сотрудник пользуется единым окном, задания на ознакомление он получает в личном кабинете, а не в сторонней системе;

6. руководители и HR-специалисты видят, кто с какими документами ознакомился.

Полностью безбумажный кадровый документооборот наконец-то стал возможным. Благодаря 122-ФЗ 122 «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» вы можете полностью перейти на электронный формат взаимодействия. Что это значит?

Участие в эксперименте освобождает от необходимости покупать дорогие усиленные квалифицированные электронные подписи (УКЭП ) на каждого сотрудника и разрешает подписывать все кадровые документы в электронном виде, а это более 200 типов документации, включая трудовой и ученический договоры, материальную ответственность и многое другое.

Вся процедура перехода на безбумажный кадровый документооборот – это четыре простых шага:

Шаг 1. Подключиться к эксперименту по 122-ФЗ

Заполнение специального заявления и подача его в министерство труда.

Шаг 2. Подключить ИТ-сервис, интегрированный с порталом «Работа в России», к корпоративному порталу

Появление подобных решений – весьма закономерно после утверждения эксперимента Минтруда. Интеграция с порталом «Работа в России» позволяет использовать «универсальный ключ» к ресурсам электронного правительства во всей стране. Это значит, что при наличии учетной записи Госуслуг, сотрудник может с ее помощью авторизоваться и подписывать документы простой электронной подписью (ПЭП). И больше не нужно покупать дорогие УКЭП – цифровая подпись генерируется прямо внутри этих сервисов.

Шаг 3. Настроить интеграцию с вашей учетной системой

Это можно сделать за считанные минуты с помощью сервисов с преднастроенной интеграцией с «1С:ЗУП». К другим учетным системам можно подключиться через API.

Шаг 4. Настроить маршруты согласования документов

Как я уже писал выше, можно автоматизировать оформление, согласование и подписание кадровых документов через личный кабинет сотрудника на корпоративном портале.

Преимущества перехода на безбумажный документооборот очевидны:

· снижение трудозатрат сотрудников на подписание, передачу и хранение документов минимум в два раза;

· простота и прозрачность организации архива и поиска по документам;

· исключение рисков, связанных с непрохождением проверок, а также получением штрафов;

· отсутствие необходимости хранения бумажных копий документов;

· укрепление HR-бренда, комфорт сотрудников.

Выделяют несколько уровней развития корпоративного портала: от нулевого уровня (своего рода стенгазеты) до полноценного Digital Workplace, или единой рабочей среды, объединяющей все необходимые для работы цифровые инструменты. Если вы находитесь на первых уровнях развития, сформированная дорожная карта развития корпоративного портала подскажет, в каком направлении двигаться, какие сервисы и функциональность подключать в первую очередь и как их улучшать в дальнейшем.