Фуры и бензин: как российский бизнес учился контролировать водителей и расход топлива

Представьте: вы заказали диван, а вам его не доставили. Все потому, что водителя не узнали на заправке и отказались продавать ему топливо. История тянет на премию за самую нелепую отмазку курьерской службы, но еще пару десятков лет назад такое вполне себе случалось.

Меня зовут Павел Бельтюков, я директор департамента по работе с крупным бизнесом в ППР (Передовые Платежные Решения) — компании, которая помогает бизнесу экономить с помощью топливных карт. Мы помогаем компаниям автоматизировать оплату заправки, экономить на топливе, делать работу прозрачной и комфортной. В этой статье я расскажу, какие квесты проходили компании и их сотрудники до появления топливных карт, чтобы просто заправить машину. А в следующей — как жажда контроля и тотальное недоверие к водителям превратились в стремление сделать работу всего автопарка проще и удобнее. Поехали!

Когда в России стал развиваться бизнес, люди не заморачивались в расчетах и оптимизации затрат. Вот расходы, вот доходы, остались в плюсе — замечательно! Поэтому всех устраивали наличные, от которых на самом деле были одни проблемы.

Водитель приносил в бухгалтерию любой чек, и ему оформляли авансовый отчет для возмещения. Сколько водитель заправил на самом деле, что именно он залил в бак и чей чек он принес — оставалось загадкой. Доверяя наличные в руки сотрудников, компании теряли колоссальные суммы.

Для водителей наличные на топливо были не только возможностью самому себе дать «прибавку к зарплате». Это еще и потенциальная опасность: все знали, что у дальнобойщика с собой есть деньги, поэтому водителей нередко грабили на заправке, в придорожном кафе или прямо на дороге.

Неизвестно, как бы разворачивались события, если бы не кризис, но именно он внес свои коррективы.

Когда по всей стране в 90-х был дефицит наличных и топлива, появились безналичные способы расчета. Первым делом из СССР вернулись заправки по ведомостям.

Сложно масштабироваться. Заправки по ведомостям были удобны ровно до тех пор, пока все машины автопарка заправлялись на одной АЗС. В этом случае компания договаривается с руководством станции, подает туда списки и обновляет по мере надобности, когда появляются новые машины.

Если машины ездили по всей России, такая схема заправки практически нереальная, потому что нужно договориться с кучей АЗС и следить, чтобы везде были актуальные списки. В итоге приходилось все равно пользоваться наличными для поездок по всей России.

Постоянный бардак в бухгалтерии. Все данные о заправках попадали в бухгалтерию с опозданием в лучшем случае на несколько дней, а расчеты проводились задним числом. Контролировать в таких условиях расход топлива сложно. Но это почти никого не волновало в обстоятельствах, когда наличных нет, а на многих АЗС висит табличка: «Топлива нет». Главным было получить топливо в принципе.

Каждая заправка как на приеме у доктора. Хорошо, если городок маленький и диспетчер на станции знает практически всех в лицо. А если нет? Сначала диспетчер пристально сканирует водителя, потом машину, а потом пытается найти ее в списках. Процедура не из приятных.

Каждый отчет в автопарке — будто вызов на ковер. В заправках по ведомости есть много серых схем: недолив, заправка в канистру, обналичивание через оператора и прочее. Поэтому, даже если это самый честный водитель в мире, на каждый чек в автопарке смотрят с особым пристрастием и заведомо относятся как к человеку, который ворует деньги компании.

А что с контролем? Этот способ расчета появился в России от безысходности. Не было речи о контроле за водителями, нужна была любая возможность заправиться в условиях дефицита топлива и наличных. Тем не менее с заправками по ведомости движение средств уже можно было минимально отслеживать. Бухгалтер компании получал счет от АЗС и сверял все со своими чеками. При желании можно было выяснить, какая машина, где и на сколько заправлялась.

Топливные талоны до сих пор используют многие компании, но на самом деле ими начали рассчитываться за топливо еще раньше, чем наличкой. В СССР в 60-х невозможно было заправиться за наличные деньги. Есть талоны — держи топливо. Нет? Значит, не положено.

Так как талоны пришли к нам из времен тотального дефицита, они же и вернулись в 90-е примерно в одно время с ведомостями.

Топливные талоны стали еще одной валютой. Талоны ценились, как и все дефицитное. Их продавали, давали ими взятки, меняли на другие дефицитные блага. Делали так не только водители, а все, кто имел доступ к талонам, — начальство, бухгалтерия, экспедиторы. Где-то это происходит до сих пор, в итоге компании теряют огромные деньги, хотя цена за литр топлива по талону всегда ниже цены «от столба».

Деньги «заморожены» в талонах. Много денег, которые могли бы быть в обороте и приносить прибыль. Вместо этого компания покупает сразу много топлива и понемногу его расходует, выдавая водителям талоны.

Чуть позже у талонов появился «срок годности», и это добавило проблем. Их нужно было использовать до определенной даты, а если несколько рейсов отменялось, то компания вынуждена была продавать талоны по заниженной цене и терять деньги.

Нужно постоянно подбирать номиналы и высчитывать расход, потому что влить в бак можно только «весь талон». У каждого талона есть лимит. Например, 20, 30, 50 или 100 л. Если до полного бака не хватает 115 л, а есть талоны номиналом только 50 и 20 л, то возникают два варианта. Первый — заправиться неполностью двумя талонами по 50 л и не успеть доехать до следующей заправки. Второй — залить полный бак тремя талонами 50 л + 50 л + 20 л, но при этом сдачу никто не даст и 5 л просто «сгорят». В итоге потом может не хватить талонов, чтобы заправиться на обратной дороге.

Заправиться можно только на определенной сети АЗС. Хорошо, если ездить нужно в пределах нескольких городов. Тогда легко можно запомнить, где какая заправка, и не остаться в один момент с пустым баком. А вот если ездишь по всей области или региону — уже не так удобно, к постоянным расчетам топлива добавляется еще мысль о том, что придется скоро искать нужную заправку.

Если с талоном что-то случилось — считай, что вылил топливо в землю. Бумажные талоны нельзя восстановить. А в дороге с ними может случиться что угодно: размокнут от конденсата, порвутся, выгорят, их могут украсть. В случае чего водителю приходилось заправляться за свои, и это никто не компенсировал.

А что с контролем? На рейс водителю выписывали определенное количество талонов, и на этом все. Талоны не привязаны ни к компании, ни к водителю, ни к машине. Кто угодно мог предъявить талон и заправиться. Невозможно было отследить, сколько раз заправился водитель на самом деле, на какой АЗС и когда. Можно просто продать оставшиеся после рейса талоны, и никто не придерется.

Все три способа расчета в 90-х использовали одновременно, и одно оставалось неизменным: у компаний были только иллюзии контроля за использованием топлива и колоссальные потери денег.

В автопарках вокруг топлива кипели те еще страсти. Бухгалтеры стояли на страже топлива и охраняли его от самих же водителей, требовали отчета за каждую каплю дизеля. Потом еще и руководители автопарков напичкали машины всевозможными датчиками и принялись контролировать каждое движение водителей. Сами же водители ощущали себя в большом детском манеже под присмотром злых воспитателей.

К концу десятилетия с появлением первых топливных карт ситуация изменилась к лучшему, но без квестов все равно не обходилось. Об этом я расскажу в следующей статье через неделю.