Как автоматизировать создание сертификатов и дипломов

Вчера, прочитав статью “Как бесплатно автоматизировать создание дипломов с помощью «Google Таблиц»”, я понял, что не могу просто пройти мимо и не рассказать читателям VC.RU более простом, изящном, и даже более выгодном (несмотря на заголовок той статьи) решении: ГрамотаДел Express.

Тут всё просто. У нас должен быть JPG, PNG или PDF файл шаблона с разрешением не менее 300 DPI. Готовые файлы тоже будут такого разрешения.

Если готового шаблона нет, то можно создать его тут же (этот раздел называется "Мастерская шаблонов”) — загрузить фон, выбрать рамку, добавить логотипы и QR-код. Но проще всего просто загрузить готовый шаблон.

Документ содержит в себе текст, напечатанный на шаблоне. Если текст уже есть в шаблоне — то в документе нужно лишь добавить строки для замены персональными данными. Документов на основании одного шаблона может быть несколько — с разным текстом, для разных событий. Их даже можно разложить по папкам. В общем, как с обычными документами.

Тут всё просто: разные шрифты, размеры, цвета, интервалы и отступы. Вставка QR кода, таблиц и изображений.

Отдельно хочу отметить возможность вставки плавающего текстового блока. Дело в том, что иногда ФИО получателя бывает неожиданно большой длины. В этом случае текст разбивается на две (три) строки и тот текст, что ниже — опускается. Если ниже нет никаких данных — это хорошо. Но если в самом низу страницы есть дата или или номер документа, и эти данные сместятся за пределы листа — это будет уже не очень хорошо. Плавающий текстовый блок с фиксированным положением помогает избежать этой неприятности.

Итак, в нужных местах, где мы будем подставлять персональные данные, нужно написать текстовую переменную — %фио, %баллы, %дата и так далее. Одно слово (на любом языке) и перед ним знак %.

Нажимаем на большую кнопку «Создать” (мимо не пройдёшь). Вот тут и начинается “волшебство». Все наши переменные добавляются в заголовки таблицы. Каждая строка — будущий отдельный готовый файл.

Всё, что нужно сделать, это заполнить таблицу. Можно вручную. Можно скопировать из Microsoft Exel или OpenOffice Calc нужный диапазон. Если порядок столбцов в нашей таблице не совпадает с порядком столбцов в ГрамотаДеле — не беда. Колонки можно перемещать. Если нужно вставить каку-нибудь колонку, например адрес почты, то кликаем по столбцу — "Изменить" — %адрес_почты.

Из Google Таблиц есть автоматический экспорт. Достаточно один раз открыть доступ по ссылке и скормить эту ссылку редактору. После этого он каждый раз, при открытии таблицы, будет подгружать данные из указанной Google Таблицы. После первого экспорта нужно указать в какой колонке находится какая переменная. Редактор это запомнит и в следующий раз всё расставит так, как надо.

Перед тем, как создать файлы, можно сделать предпросмотр, хотя бы для пары строк.

Затем — кнопка «Создать» (опять же мимо не пройдёшь).

Будет показано окно подтверждения с дополнительными настройками: шаблоном письма, а также дополнительным сохранением готовых файлов в Яндекс.Диске или во внутреннем Хранилище.

Файлы создаются и тут же отправляются по электронной почте получателям. Файл прикладывается к письму, а не вставляется ссылка на него. Получатель письма сможет найти письмо в своей почте и скачать сертификат в любое время после получения.

Теперь можно закрыть окно или создать ещё задание. Оно поставится в очередь и будет выполнено после исполнения предыдущего. Все файлы создаются печатном качестве 300 DPI. В настройках можно выбрать, создавать JPG или PDF файл. Все задания выводятся на отдельной странице «Задания».

Отслеживаются статусы отправки, доставки и даже прочтения письма. Поэтому тут же видно, кто получил файл, а кто нет. Если письмо не отправилось — можно посмотреть причину и исправить адрес. Например, часто gmail.ru пишут вместо gmail.com. В итоге, после отправки можно отфильтровать недоставленные письма и исправить ошибки. После завершения задания появляется возможность скачать ZIP архив всех файлов себе на устройство.

Все созданные файлы (по-умолчанию) добавляются во внутреннее Хранилище. Это безлимитное и бессрочное хранилище для дипломов и сертификатов. В любое время после создания файлов можно зайти в Хранилище, найти файл через поиск (или в нужной папке) и скачать дубликат. Но кнопки «Скачать всё» из Хранилища — нет.

По мере создания файлы могут отправляться в Яндекс.Диск. При этом можно выбрать несколько вариантов — отправлять файлы просто в папку «ГрамотаДел», создать для этого задания отдельную папку, или отправить ZIP архив. Главное, чтобы в Яндекс.Диске было место. Кстати, запрашивается доступ только на запись (не на чтение) в Яндекс.Диске, так что можно быть спокойным. И с Яндекс.Диска можно скачать всё сразу в любое время, если будет нужно.

Для разных мероприятий можно использовать различные шаблоны писем и при создании Задания выбрать нужный шаблон. Шаблон письма — это текст и тема. Текст письма может быть отформатирован через визуальный редактор.

В текст и тема письма поддерживает те же переменные, что и в документе при создании. Поэтому, в теме или тексте письма можно обратиться к человеку по ФИО и поздравить его, указав количество баллов, например.

В письмо можно установить свой логотип и выбрать шаблон письма. Тот, кто обладает знаниями основ HTML, может изменить шаблон письма через код. Остальным — свои хотелки направлять в поддержку.

Можно указать, как отображать поле «От кого». Но обратным адресом будет домен, созданный специально для рассылок. Если есть домен (в зоне RU или любой другой), то отправку можно делать с обратным адресом на вашем домене. Только нужно будет добавить пару записей (TXT и CNAME), чтобы обеспечить цифровуют подпись писем.

Не все письма доставляются — кто то ошибается в написании, у кого то ящик переполнен (в наше время такое ещё бывает). Поэтому хорошим дополнением к рассылкам является форма получения файла для сайта.

Посетитель вашего сайта должен будет заполнить ФИО (и/или другие данные) и самостоятельно скачать файл. Есть достаточно гибкая настройка того, что будем спрашивать у посетителя и как искать файл.

Для группы ВКонтакте такая форма может быть установлена как как приложение для группы.

Это «следующий уровень»! Telegram бот для получения сертификатов. Нужно лишь придумать название и запросить у Папы всех ботов токен. После этого вставляем токен в настройках. ГрамотаДел запросит веб-хуку, и, если токен верный — сообщит об успехе.

Получателям сертификатов нужно будет открыть бота (по имени или по ссылке) и отправлять ему то, что он просит. Главное, чтобы ничего личного не спросил: -) Как это выглядит — на скриншоте.

Опять же, какие данные запрашивать, как и текст сообщений от бота — всё можно изменить в настройках.

Это для самых-самых крутых! Делаем POST запрос из нашей CRM или CMS с нужными данными (id таблицы, шаблона письма, строками для замены и так далее), и получаем ссылку на форму для скачивания. Эту форму можно вывести человеку. Или не выводить (если был указан адрес почты, то письмо отправляется сразу же). Подробности в документации к API.

Если имеются сотрудники, то им можно делегировать доступ к разным частям редактора. Например, художникам — к Мастерской, бухгалтерии — к оплате, поддержке —к Хранилищу. Каждый сотрудник будет иметь доступ к только нужной части и не наломает дров.

Это самое интересное. В статье “Как бесплатно автоматизировать создание дипломов с помощью «Google Таблиц»” автору, как он выразился,

При этом эти средства, при достижении 100 файлов в месяц становятся далеко (очень далеко) не бесплатными. Если я правильно понял, ежемесячная подписка в $20 даёт возможность создать 750 файлов. Это 2 рубля/файл, и это, если выгребать абсолютно весь лимит.

Здесь же, каждый файл, созданный через таблицу, стоит 50 копеек. Еще 50 копеек будет списано при отправке на электронную почту. Нет ежемесячных платежей, только по факту использования. Файлы, добавленные в Хранилище хранятся бессрочно, как и работает форма для сайта и Telegram бот.

Огромное спасибо Павлу, который своей статьей вдохновил меня написать этот текст. Очень надеюсь, что этой статьей не утомил вас и предложил интересное решение. Сильно не бейте: -), на VC.RU пишу впервый раз. Ошибки в статье — пожалуйста в личку.