Борьба за госзаказы: способ заработать репутацию или головную боль?

Как и зачем участвовать в тендерах, какова цена этого участия, какие заказчики обходятся дороже — расскажу на опыте своей компании Helipoints.

Для начала объясню, как часто и с какой целью мы участвуем в тендерах.

Госзакупки — это не основной канал привлечения заказов в Helipoints, конкурсные проекты составляют около 5-10% от общего объема работ компании.

Чтобы понять результативность этих данных, нужно учитывать две важные вещи:

— Наша компания работает в узкой нише строительства вертолетных площадок, а конкурсы в этой отрасли появляются примерно раз в 2-3 месяца.

— Мы очень тщательно отбираем предложения. Причина в том, что цены в госзакупках обычно критически занижены. Поэтому, прежде чем принять решение об участии, детально просчитываем стоимость реализации.

Участие в тендерах имеет для нас, в первую очередь, идеологический смысл, нежели экономический. Нам интересно развивать авиационную инфраструктуру и строить как можно больше стратегически важных объектов. Госзакупки дают нам возможность принимать участие в создании крупных и значимых проектах.

— Бизнес какого размера нужно иметь, чтоб участвовать в конкурсах?

В тендерах могут принимать участие любые компании — главное, подбирать контракты по своим силам.

— Какие типы тендеров существуют?

Торги:

Аукцион — способ отбора предложений, при котором сначала подаются заявки без ценового параметра. После этого проводится аукцион, в ходе которого участники озвучивают ценовые предложения и устанавливается лучшая цена.

Конкурс — способ отбора предложений, при котором подаются заявки на участия вместе с ценовыми параметрами. Победитель выбирается по нескольким критериям: цена, потребительские свойства, качество, квалификация участника конкурса, сроки, гарантия.

Без проведения торгов:

Запрос котировок — еще называют запросом цен, поскольку цена – единственный критерий отбора поставщика. С помощью этого способа закупок в короткие сроки приобретается типовая и недорогая продукция. Условия котировочных контрактов самые простые.

— На какие конкурсы не стоит тратить время?

Есть 3 подозрительных признака, которые должны насторожить:

— Нужен ли в компании специальный работник, занимающийся тендерами?

Так как обработка заявки на участие в конкурсе занимает не больше двух-трех дней, а в тендерах мы участвуем около двух раз в год, то справляемся силами коллектива.

В Helipoints штатные сотрудники прошли специальное обучение, чтобы заниматься поиском тендеров, оценкой фактической стоимости проектов, формированием заявок и отыгрыванием тендеров.

1. Обеспечить техническую готовность компании на старте, чтобы не заниматься оформлением документов в спешке.

В первую очередь, нужно получить электронную подпись, которую выдают в удостоверяющих центрах, и подготовить необходимые документы.

В нашем случае — это наличие учредительной документации, допуски СРО на отдельные виды работ (изыскания, проектирование, строительство), возможность предоставления банковских гарантий, обеспечения заявок.

Иногда может понадобиться хорошее портфолио объектов с указанием договорной стоимости. Также необходимо иметь доступ к торговым площадкам, на которых проводятся торги.

2. Найти информацию о проведении госзакупок

— Искать тендеры можно на основном портале госзакупок по сформированному набору ключевых слов. Предварительно, нужно зарегистрироваться в системе.

Существует 8 федеральных электронных торговых площадок:

— Иногда заказчики самостоятельно присылают информацию о закупке потенциальным поставщикам. Нас стали часто приглашать к участию в тендерах после того, как мы наработали репутацию и авторитет.

— Существуют сервисы, занимающиеся поиском закупок для клиента. Неоднократно пробовали сотрудничать с подобными компаниями, но из-за редкости появления тендеров по нашему направлению, такое сотрудничество не приносило результатов.

3. Выбрать подходящий конкурс

Очень важно критически подойти к выбору тендера, чтобы участие действительно стало продуктивным.

Критерии отбора:

— конкурс должен соответствовать направлению нашей деятельности;

— стоимость реализации должна быть приемлема, а сроки и условия — удобными.

Например, на нашей практике встречались конкурсы по устройству посадочных площадок зимой на Крайнем Севере со сроком реализации — 2 месяца. От подобных авантюр мы отказывались сразу.

4. Правильно подать заявку

Если интересный тендер найден, важно не допустить досадных промахов и не выбыть из борьбы из-за бюрократических нюансов. Нужно учитывать все формальности и быть внимательным на каждом этапе заполнения заявки.

Обратите внимание, что заявки обычно состоят из нескольких этапов, которые рассматриваются отдельно. Следите за тем, чтобы не пропустить ни одного.

5. Дойти до финиша

Если тендер проходит в формате аукциона – участвуем в торгах, если в формате конкурса — просто ждем результатов.

6. В случае победы

Необходимо связаться с заказчиком и заключить договор.

«Главное, не победа, а цена участия»

Однажды компания Helipoints выиграла тендер на реконструкцию военного аэродрома. В рамках проекта нужно было поменять покрытие мест стоянки для вертолетов.

В первоначальный расчет стоимости закладывались аэродромные плиты ПАГ — это наиболее распространенные виды плит среднего качества.

Однако мы не учли, что при военной приемке работ выдвигаются особенно высокие требования к материалам. В итоге нам пришлось не раз увозить плиты, менять материалы и поставщиков.

В результате мы получили гораздо меньше прибыли, чем ожидали, к тому же понесли не только финансовые потери, но еще и временные и моральные. С того момента целесообразность участия в тендере стала играть для нас ключевую роль.

«Размытость критериев заказчика — это не свобода действий, а источник проблем»

Не многим лучше ситуация, когда заказчик не очень понимает, что ему нужно. Некомпетентность в вопросах оценки стоимости, формирования технических заданий, определению последовательности работ — тоже источник проблем.

К примеру, нам поступает очень большое количество заявок от больниц на составление коммерческих предложений для организации работы санитарной авиации.

Отвечают за это главрачи — люди, максимально далекие от вопросов авиационной инфраструктуры. В итоге и мы, и заказчики становимся заложниками сложившейся ситуации. Построить нужно, а как и на что — непонятно. Единственный выход — нам, как профессионалам в этой области, помогать больницам в вопросах формирования закупочной документации, определения возможности размещения посадочных площадок на их участках.

«Проигрыш не означает ошибку твоей компании»

Мы выиграли 5 раз и 10 раз уступили победу. Но в большинстве случаев это произошло вовсе не из-за недостатков нашей компании, а из-за того, что закупка осуществлялась в формате аукциона.

Нужно учитывать, что в аукционах часто торгуются новички и неопытные организации, непонимающие принципы ценообразования в своей отрасли.

В таких случаях происходит банальный демпинг, цены снижаются до себестоимости оказания услуг. В подобных ситуациях наш проигрыш был связан с тем, что мы не могли себе позволить опустить стоимость ниже критического минимума.

Примечательно, что победители таких аукционов неоднократно обращались к нам после выигрыша с запросом строительства посадочных площадок. Естественно, мы выставляли реальные цены за услуги, к которым они не были готовы. Как следствие, демпингующие организации проектируют и строят объекты, не соответствующие нормам, и часто не могут пройти экспертизу проектной документации.

Участие в тендерах — это способ расширить круг заказчиков, стать постоянным подрядчиком, принять участие в крупных проектах государственного значения и, конечно, заработать. Не стоит делать конкурсы единственным источником заказов, но использовать их как дополнительный канал, советую.