Чтобы сотрудники не пинали балду: системы Work Management для автоматизации и контроля рабочих процессов

Когда в компании много сотрудников и задач, руководителю трудно контролировать работу и легко упустить ход проектов. Ему на помощь приходят платформы для управления рабочими процессами.

В этих системах удобно распределять задачи, следить за их выполнением и автоматизировать рутинные процессы. Они упрощают коммуникацию между сотрудниками и отделами, делая работу более скоординированной и прозрачной.

В общем, это такие инструменты, которые упрощают жизнь всем в команде.

На счету моей команды систематизация работы и наведение порядка в делах в более чем 250 компаниях, а на личном — 4 успешных системных бизнеса.

Мои суперспособности: собираю базу знаний, описываю и оптимизирую организационную структуру, описываю и оптимизирую бизнесс-процессы, налаживаю контроль качества для бизнеса заказчиков.

Системы Work Management помогают не только распределять задачи, но и держать руку на пульсе. Видно кто где завис, кто не успевает, и что надо сделать, чтобы все шло по плану.

Платформа напомнит о сроках, а если надо — предложит передать задачи с горящими дедлайнами другим исполнителям.

На платформах для совместной работы и управления знаниями также удобно создавать обучающие курсы для сотрудников. Это упрощает онбординг и адаптацию новичков. Knowledge Management вообще — лучший способ организовать обучение всех сотрудников.

Когда вся информация по обучению собрана в одном месте, сотрудники могут быстро найти все, что нужно. Это избавляет от лишних вопросов и поисков, экономит время и силы. Новички делают меньше ошибок, а обучаться могут в удобном темпе.

В общем, все что нужно для нормальной работы компании — собрано в системе Work Management.

Давайте посмотрим как выглядят такие платформы и из чего состоят.

Платформа для совместной работы — приложение, которое работает через браузер. В основном рабочем пространстве можно настроить все, кроме базовых элементов управления. В него можно добавить полезные инструменты:

Платформы настраивают под разные потребности. Например создать отдельные пространства для отделов или проектов.

С уходом из России иностранных компаний, на рынке вырос интерес к отечественным системам управления знаниями, совместной работы и Work Management. Расскажу о таких инструментах.

У этих платформ отличается набор функций: от простого отслеживания задач до автоматизации процессов и создания образовательных курсов для сотрудников. В мой топ вошли три решения:

TEAMLY — комплексный продукт, который объединяет все нужные компоненты: от планирования задач и взаимодействия внутри команды до аналитики и обучения сотрудников. Все функции в одном месте: таск-трекеры разной степени сложности, календарь, совместная работа над статьями и таблицами, аналитика, курсы обучения. В платформу для совместной работы и управления знаниями интегрированы все самые востребованные инструменты. В TEAMLY есть все, что нужно для совместной работы над проектами.

В платформе можно создавать и систематизировать знания для команды. Не надо никуда переходить: вся информация хранится и обновляется в одном месте — окне браузера с панелью управления.

В TEAMLY удобно обмениваться идеями при совместной работе над материалами — например, в каждой статье можно вести чат. Все кто работает над ней видят текст перед глазами и могут накидывать идеи, комментировать и предлагать правки. И это не все — прямо в статье можно ставить задачи коллегам и отслеживать их выполнение.

Платформа поддерживает создание учебных материалов и позволяет отслеживать результаты обучения, чтобы поднимать квалификацию сотрудников.

Главная фишка курсов Teamly — их можно создавать из статей базы знаний Причем материал не копируется, а вставляется из единого источника. Поменялась статья в базе — поменялась и в курсе.

В умных таблицах TEAMLY легко структурировать информацию, делать трекеры задач и следить за выполнением через разные представлениях:

Я ценю редакторы, в которых быстро и удобно вносить правки и комментировать текст. С AI-ассистентом это еще проще: он помогает не только редактировать, но и ускоряет создание контента. Интерфейс редактора в TEAMLY понятный. Это позволяет работать быстрее. Важный момент — все элементы контента можно разместить на одной странице: текст, таблицы, базы данных, майнд-карты, а также встроить диаграммы, схемы и видео. И это без проблем работает с любыми форматами, такими как Google Docs, видео с YouTube или диаграммами и схемами Draw.io.

Планировать задачи и отслеживать прогресс можно в гибких канбан-досках — одном из представлений умных таблиц. В них команде удобно следить за статусом задач в режиме реального времени и передавать карточки от одного исполнителя другому.

Данные, которые накапливаются в процессе работы, становятся настоящим источником инсайтов. Встроенная аналитика помогает увидеть картину целиком и принимать обоснованные решения для улучшения процессов. Это позволяет работать не наугад, а с четким пониманием, что и как можно улучшить.

Диаграмма Ганта помогает не только назначать сроки и расставлять приоритеты, но и видеть, как двигается процесс в перспективе.

Управляйте проектами, задачами и командой с помощью Умных таблиц. Трекер Teamly помогает отслеживать выполнение задач и координировать действия внутри команды.

Календарь — это тот инструмент, который помогает не только планировать, но и держать всё под контролем каждый день. Он позволяет эффективно распределять время, чтобы ничего не забыть и точно успеть к сроку. С ним все важные задачи и дедлайны всегда на виду, и это дает уверенность в том, что ничего не упустишь.

TEAMLY — один из комплексных продуктов среди российских платформ для управления знаниями и командной работы. В нем собраны все необходимые инструменты для создания и систематизации знаний, эффективной командной работы, обучения сотрудников и управления проектами. Платформа сочетает в себе базы данных, канбан-доски, инструменты для визуализации и анализа данных, а также позволяет реализовать гибкие механики мотивации и обучения. Это идеальное решение для компаний, которые хотят оптимизировать рабочие процессы и развивать команду с помощью единого инструмента.

Минерва представляет два мощных продукта, каждый из которых решает отдельные задачи, но в сумме они позволяют эффективно управлять знаниями и обучением внутри компании:

Minerva Knowledge — платформа для управления знаниями внутри компании. Подходит для всех сотрудников и подразделений: IT, HR, маркетинг, юридическую службу и другие.

Фишки Minerva Knowledge:

Эти функции делают Minerva Knowledge удобным инструментом для создания, хранения и быстрого поиска информации, улучшая взаимодействие и коммуникацию внутри компании.

Minerva Learn — система для обучения сотрудников, клиентов и партнеров. Она позволяет организовать дистанционное, очное и мобильное обучение в одном месте, поддерживает создание курсов с использованием видео, аудио, текстов и других типов контента. Платформа интегрируется с Minerva Knowledge и позволяет создавать персонализированные учебные планы для сотрудников, отслеживать их прогресс с помощью подробной аналитики и мотивационных механик.

Фишки Minerva Learn:

Эти функции делают Minerva Learn мощным инструментом для создания и управления образовательным процессом в компании, повышая мотивацию сотрудников и эффективность их обучения.

Platrum — сервис для автоматизации менеджмента, который включает более десяти инструментов для управления бизнесом. Платформа помогает решать разнообразные задачи, от контроля KPI до учета имущества компании, и поддерживает процессы обучения персонала и финансовое планирование.

Возможности Platrum:

Platrum предоставляет все необходимые инструменты для комплексного управления бизнесом, улучшая эффективность и снижая операционные риски. Подходит для владельцев, руководителей, топ-менеджеров, HR-специалистов и всех, кто заинтересован в автоматизации и упрощении управленческих процессов.

Несмотря на санкции? этими продуктами пока еще пользуются компании. Прежде чем выбирать эти решения, взвесьте все за и против. Считаю, что одни из лидеров в этом направлении Asana и Monday.

Asana — инструмент для управления проектами и задачами, который помогает командам работать более организованно и эффективно. Платформа предоставляет множество функций для планирования, координации и отслеживания работы.

Основные возможности Asana:

Кому подойдёт Asana: Asana подходит для команд любого размера, от небольших стартапов до крупных корпораций. Особенно удобна для людей, работающих в динамичных и многозадачных проектах.

Сайт данной платформы молчит о базе данных и создании курсов с тестами для сотрудников, что не дает платформе продвинуться в топе выше четвертого места.

Monday — платформа для управления работой и проектами, ориентированная на упрощение процессов совместной работы и улучшение прозрачности выполнения задач в командах.

Основные возможности Monday:

Monday подходит для всех типов команд, от небольших стартапов до крупных организаций, которые хотят улучшить коммуникацию, организовать работу и автоматизировать рутинные процессы.

Подытожу.

Каждая из платформ Work Management хороша по-своему. Какую выбрать? Зависит от многих факторов, главный из которых — задачи, которые призвана решить платформа для управления знаниями и совместной работы. Под них и подбирается решение с учетом:

Если цель — максимально универсальное решение с множеством интегрированных функций, включая базу знаний и обучение сотрудников — стоит рассмотреть TEAMLY. Если нужны более регламентированные инструменты для организации знаний, то попробуйте Minerva Knowledge. А если от системы ожидается еще и управленческий учет и финпланирование — Platrum.

В любом случае стоит посоветоваться со знающим человеком, который внедрил много подобных систем. Я намекаю на себя. Не забывайте подписаться на мой телеграм-канал, там я отправлю вам Регламент по написанию инструкций — это один из основных документов для формирования единой, удобной и интересной Базы знаний компании.