Как руководители ИТ-компаний повышают личную продуктивность — обсуждение на Quora

Пользователи сервиса Quora поинтересовались у руководителей ИТ-компаний, к каким хитростям они прибегают, чтобы сохранять высокий уровень продуктивности и концентрации в течение дня. Редакция vc.ru публикует адаптированный перевод популярных ответов.

Быть продуктивным сотрудником или руководителем означает не экономить время, а направлять его в нужные каналы, уверен основатель сервисов Crew и Unsplash Микаэль Чо. Продуктивность руководителя на работе ничем не отличается от его продуктивности в других сферах жизни и секрет кроется в том, насколько правильные решения человек принимает в мелочах, продолжает он.

Что вы выберете — посмотреть Netflix или пойти спать? Отправиться на мероприятие и познакомиться с полезными людьми, или написать продающее письмо? Встретиться с кем-то за чашкой кофе или поработать над презентацией для инвесторов? У каждого решения есть своя цена.

— Микаэль Чо

По мнению участников дискуссии, чтобы добиваться высоких результатов, нужно ограничить себя от помех, сфокусироваться на работе и следить за своим здоровьем.

Как ограничить себя от помех

Выключите все уведомления

«Многие вещи могут показаться вам срочными и безотлагательными, но это не так. Они спокойно подождут несколько часов, пока вы не закончите свои дела», — пишет Чо. По мнению предпринимателя, ничто так не отвлекает, как постоянные уведомления на телефоне или компьютере.

«Мы не можем делать несколько дел одновременно. Возможно вам кажется, что вы — исключение, но это не так: на самом деле ваш мозг переключается между задачами. Он выключается и включается каждый раз, когда вы отвлекаетесь», — уверен он.

Записывайте наиболее важные дела

«Я поставил перед собой цель — не забивать себе голову. Я не делаю усилий, чтобы запоминать рабочую информацию: я всегда все записываю», — продолжает Чо. По словам предпринимателя, очень тяжело сконцентрироваться на текущем деле, если в голову постоянно приходят мысли, идеи, или новые задачи. Поэтому он советует не тратить время на их обдумывание, а записать в блокнот и вернуться к ним позже.

Основатель компании William Painter Мэтт ДеСель советует ежедневно записывать три наиболее важные задачи на стикер: «Каждый день я определяю 10 задач, которые мне нужно выполнить. Но чтобы они не конкурировали за мое внимание, наиболее важные я выношу на отдельный лист».

Используйте меньше инструментов

Размышления о том, каким инструментом пользоваться или переключение между инструментами требует времени, пишет Чо: «Вам не нужно десять приложений. Найдите несколько универсальных. Не гонитесь за модой, выбирая наиболее популярные: вполне возможно, в будущем вам придется от них отказаться — найдите тот инструмент, который подойдет под ваши потребности. 90% моего рабочего времени я использую только Google Chrome, TextEdit, Trello и Google Docs.

Установите ограничение на сайты и приложения

Чтобы не отвлекаться на посторонние сайты, ДеСель рекомендует воспользоваться сервисом Self-Control, который позволяет блокировать ресурсы на определенное время: «Как только вы установите ограничение, например на час, то дороги назад уже не будет: сервис не позволит вам зайти в соцсети или на новостной портал. Первое время вы будете ощущать ломку, но потом вам даже понравится».

Как фокусироваться

Группируйте задачи

Чтобы сократить время на переключение между разными задачами, Чо рекомендует сгруппировать их и выделить свой интервал для каждой когорты: «Например, я проверяю приложение Slack всего два раза в день. Утром я даю указания сотрудникам, а вечером контролирую выполнение задач. Это экономит мне массу времени: я разбираюсь со всем разом, не отвлекаясь по пустякам в течение дня».

Акцентируйте внимание только на одной задаче

Иногда я специально работаю со своего телефона, чтобы концентрироваться только на одной задаче, — рассказывает Чо. — Фокусируйтесь, закройте все ненужные вкладки в браузере, переведите телефон в авиарежим и не отвлекайтесь». По словам предпринимателя, не все часы имеют одинаковую ценность.

Когда я сконцентрирован, я за час делаю такой объем работы, какой раньше делал за три часа. Высокая концентрация на одном деле увеличивает общее количество дел, которое я могу выполнить за день. Еще раз говорю: никакой многозадачности.

— Микаэль Чо

Не дайте себя отвлечь

«Первое время работать в очень сконцентрированном режиме мне было невероятно тяжело. Я надевал наушники и игнорировал людей, даже если я видел, что они обращаются ко мне. Мне не следовало совершать эту ошибку: нужно было просто предупредить их, чтобы меня не отвлекали», — рассказывает Чо.

«Если вы работаете из дома и у вас есть дети, не пытайтесь одновременно работать и следить за ними: у вас не получится ничего хорошего, — предупреждает Чо. Лучше дождитесь, пока они уснут, и поработайте с максимальной концентрацией».

Не торопитесь соглашаться

По мнению руководителя сервиса SafeGraph Орена Хоффмана, не стоит соглашаться на слишком много вещей: «Вам нужно научиться принимать непростые решения и научиться отказывать. Выбирайте с умом, стоит ли пойти именно на эту встречу, вечеринку, конференцию или презентацию. Хороший руководитель согласится только в одном случае из десяти, и не будет тратить свое время на бесполезные вещи. Необходимо выбирать только самые интересные и полезные мероприятия».

Начинайте день с быстрых побед

Самое сложное в любом деле — заставить себя его начать, уверен Чо: «По утрам вы найдете тысячи причин, чтобы отложить работу: она покажется вам сложной или тяжелой. Поэтому я рекомендую начинать день с быстрых побед».

По словам предпринимателя, они позволяют мозгу включаться в работу и подготавливают его к более сложным задачам: «Все, что вам нужно — это втянуться. Поэтому первое дело не должно быть серьезным или важным. Обычно я с утра открываю ноутбук и просто удаляю лишние файлы с рабочего стола».

Делегируйте

Люди справляются с большим объемом работы, если она им интересна и они чувствуют вовлеченность, пишет Мэт ДеСель: «Когда мне не нравится то или иное дело, или в мире есть человек, который может сделать его быстрее, я отправляюсь на сервисы вроде Fiverr или ODesk. В большинстве случаев за $5 в час мне удается избавиться от большей части рутинной работы».

Проводите утро с пользой

Концентрация человека выше в первые несколько часов после того, как он проснулся, даже если это произошло во второй половине дня, уверен Микаэль Чо: «Поэтому все наиболее важные задачи лучше ставить на первую половину дня. Как определить, что важно, а что нет? Подумайте, от выполнения какого задания вы ощутили бы наибольшее удовлетворение вечером. С него и начинайте».

Полностью освободите один день в неделю

«Один из самых популярных трюков в нашей компании, который мы позаимствовали у Facebook — это "Среды без встреч", — признается основатель компании Asana Дастин Московиц. — За некоторым исключением, почти никто ничего не планирует на этот день». По словам предпринимателя, это дает сотрудникам возможность сосредоточиться на текущих задачах.

Ограничивайте продолжительность работы

«Я привык напряженно работать отрезками: час-полтора, а затем — неограниченный перерыв», — признается Чо. Свои слова он подкрепляет результатами исследования, согласно которому наиболее продуктивным людям, которые работают в таком темпе, хватает четырех с половиной часов в день, чтобы выполнить всю работу.

Ограничение продолжительности работы помогает фокусироваться, продолжает Чо: «Отсутствие четких сроков рано или поздно приведет вас к безделью. Если я поставил себе срок — выполнить задачу за час, я ее выполню. Но без лимитов я растяну ее на несколько часов. Чем меньше вы даете себе времени, тем более вы сфокусированы».

Измерьте, как распределяется ваше время

Для этого Мэтт ДеСель пользуется программой RescueTime, которая фиксирует ежедневное поведение пользователя и присылает отчет о потраченном времени за неделю: «Так вы узнаете правду, сколько часов сидели на Facebook или в Youtube, а сколько действительно работали».

Как следить за здоровьем

Двигаться

Исследователь National Geographic Дэн Беттнер выяснил, что объединяет жителей стран с самой высокой продолжительностью жизни: они регулярно двигаются. «Чтобы не испытывать проблем со здоровьем, не нужно проводить по нескольку часов в спортзале ежедневно. — пишет Чо. — Просто избегайте бездействия, потому что в этом случае происходит нарушение циркуляции крови. Не сидите слишком долго на одном месте: разомните мышцы, пройдитесь, побросайте мяч, в конце концов».

Ежедневно общаться с интересными людьми

«Если мы общаемся с теми, кто заставляет нас улыбаться, мы чувствуем себя легче, и лучше справляемся с работой. Чем бы я ни занимался, моя семья для меня всегда в приоритете. Она делает меня по-настоящему счастливым, и это помогает мне в работе», — пишет Чо.

Питаться правильно, но не тратить на это много времени

«Здоровая пища помогает нам работать эффективнее. Но она стоит недешево и требует много времени на приготовление — 2-3 часа в день», — рассказывает предприниматель. Чтобы питаться здорово и не тратить на этого много времени, он предлагает заранее составить меню на неделю из наиболее быстрых в приготовлении блюд.

Вот как выглядит один из моих дней. На завтрак я отвариваю несколько куриных яиц. Часть съедаю, часть оставляю на обед: просто добавляю к ним салат и авокадо. На ужин у меня рыба.

— Микаэль Чо

Слушайте музыку, чтобы пополнить запасы энергии

Музыкальный сервис Spotify провел исследование влияния разных типов музыки на человека. Его авторы выяснили, что музыкальный темп в пределах 50-80 ударов в минуту может помочь мозгу достичь альфа-состояния, и тогда человек ощущает спокойствие, сосредоточенность и способен концентрироваться.

«Например, такой ритм у песни Джастина Тимберлейка Mirrors. Что касается музыки, я придерживаюсь такого правила: когда мне требуется заниматься рутинной работой, я выбираю ритмичные композиции, а когда каким-то новым делом — то ставлю плавную, знакомую музыку», — признается Чо.

Ложитесь спать, если чувствуете, что находитесь на пределе сил

«Не нужно пытаться решить проблему здесь и сейчас, если она не требует сиюминутного решения, если вы устали или находитесь на пределе сил, — пишет Мэтт ДеСель. — В таких случаях я либо устраиваю часовой перерыв, либо отправляюсь спать. А затем с новыми силами бросаюсь на штурм».