DIY-корпоратив в стиле 2020: челленджи, сюрпризы и кейсы, как подружить онлайн с реальностью

В нашей компании не следуют концепции work/life balance: система ценностей сотрудников не предполагает подобные разделения. У нас нет work, только life — в офисе GSS Cosmetics мы чувствуем себя как дома, после работы там проходят йога и музыкальные вечера, на которых основатель компании сам иногда играет на фортепиано, все собираются порубиться в настольные игры и так далее.

Однако когда началась удаленка, стало сложнее вносить в работу жизнь и веселье. Мы поняли, что хотим сделать праздник,­ пока город окончательно не ушел на карантин (спойлер: успели!).

Рассказываем о том, как в особняке в центре Москвы появились опиумная, арт-станция, серф-кэмп и почему так же круто с этим не справилось бы даже самое лучшее ивент-агентство.

Как родилась идея нашего DIY-корпоратива

У нас в компании принято взаимодействовать друг с другом. Мы стараемся быть не просто коллегами, но и хорошими друзьями. Поэтому в обычное, допандемийное время мы регулярно собирались, например, поиграть в настолки или пинг-понг. Во время карантина душевного общения внутри компании не хватало, поэтому решили: в конце этого трудного года нам нужен общий праздник, который состоится при любых обстоятельствах.

Корпоратив мы задумали в формате DIY. В планировании, организации и реализации нашего праздника приняли участие все. Это помогло объединить сотрудников общей деятельностью, которой так не хватало из-за карантина. Праздник, созданный своими руками и друг для друга, избавил от коронавирусной неопределенности и подарил ощущение творческого потока, радости и жизни здесь и сейчас.

Как мы определились с форматом

Казалось бы, сделать корпоратив в условиях пандемии без приставок zoom- и онлайн - невозможно. Но мы верим в наш девиз —­ «Возможно все», —­ и вот что придумали.

С началом пандемии мы в GSS организовали частично удаленную работу — специфика деятельности не позволяет полностью перевести сотрудников на удаленку. Концепция праздника была вдохновлена именно этим: мы решили дать возможность всем желающим посетить корпоратив офлайн, а тем, кто строго соблюдал самоизоляцию — дать максимальное ощущение присутствия в онлайне.

Подготовку начали, безусловно, с решения вопроса о безопасности сотрудников. Посчитали тех, кто собирался прийти на корпоратив офлайн — и заранее определили минимальную площадь локации, достаточную для соблюдения социальной дистанции. Дальше нужно было придумать, как качественно вовлечь и погрузить онлайн-участников в ивент. Задача была не простая, поэтому решили думать out of the box — и предложить какие-то еще креативные решения, помимо простой трансляции. Поэтому в день праздника дистанционным участникам мероприятия доставили кейтеринг и сувениры от GSS — стикеры с цитатами, которые можно часто услышать в офисе.

Как мы планировали и готовились (и что пошло не так)

Инициатива в нашей компании наказуема — в хорошем смысле. Не обязательно быть эйчаром, чтобы подготовить праздник — главное идеи и желание. Самых инициативных мы выбрали в штаб ведущих организаторов корпоратива, а остальные сотрудники по возможности помогали им.

Сложности начались с выбора даты и времени. В холдинге работают более 200 офисных сотрудников и еще более 50 человек из собственного производства. Они задействованы на линии и не могут оставить ее в рабочее время, даже на несколько часов. Поэтому процесс несколько затянулся. Здесь еще добавился и закон о переводе на удаленку 30% сотрудников, и мы решили, что лучше поторопиться и провести праздник пораньше. Мало ли какие еще ограничения введут ближе к новому году.

При выборе площадки — а все, кто хоть когда-нибудь этим занимались, понимают масштаб задачи — нам совершенно случайно попался шикарный старинный особняк на Тверском бульваре. Кстати, забавно, что он назывался «Дом Смирнова» —­ однофамильца одного из наших основателей (совпадение? Не думаем). Некоторые сотрудники восприняли это как хороший знак. В общем, уже тогда мы поняли, что нас ждет что-то по настоящему необычное.

Самым непростым в этом «гибридном» ивенте, как мы и думали, оказалась интеграция дистанционщиков. Для реализации идей по их вовлечению была необходима и специальная техника, и профессиональная съемка — мы не могли просить кого-то из коллег заниматься этим, «выключая» их из празднования. Поэтому эту часть закрывали приглашенные подрядчики (по совместительству —­ друзья компании). В итоге все выглядело вот как: в трех самых важных локациях площадки стояли штативы с камерами, которые в HD-качестве транслировали мероприятие. Плюсом к этому мы организовали «передвижного» оператора с планшетом, который на протяжении всего ивента перемещался по площадке — и создавал для онлайн-участников полный «эффект присутствия». Наконец, мы решили вывести коллег, оставшихся дома, на большой экран на сцене, чтобы они выступили сами и послушали речь руководства в компании со всеми, как будто они тоже находятся на площадке.

Без накладок, конечно же, не обошлось. За полчаса до начала мероприятия при пробном подключении мы обнаружили, что сеть очень сбоит. Если бы не ребята из IT-команды, все бы пропало, но парни быстро нашли дополнительный роутер и в режиме «чип и дейл спешат на помощь» спасли трансляцию.

Немного бэкстейджа

При подготовке уже самой офлайн-площадки мы убедились, что проработали все детали — в частности, навигацию по особняку. Например, вот такие схемы мы нарисовали и распространили в чатиках — чтобы люди сохранили их себе в смартфон и не «потерялись» на самом мероприятии.

Мы решили, что мероприятие будет состоять из тематических локаций — каждая «принадлежит» отдельной группе организаторов и имеет свою стилистику и интерактивы. Каждая группа сама организовывала план своей локации: ребята продумывали концепцию, прописывали схему взаимодействия с посетителями и «путь пользователя».

Детали декора, музыку и любые фишки для создания «общего фона» настроения гостей — все это придумывали сотрудники (единственное условие — вписаться в смету).

Вот какая «карта» мероприятия у нас в итоге получилась:

«Опиумная» – наша самая таинственная локация: каждому входящему сюда выдавали наушники, в которых звучала притча. Эти притчи записывали сами сотрудники в звукозаписывающей студии. Посыл откликнулся у каждого по-своему, но никого не оставил равнодушным. Там же мы гадали на таро.

«Бьюти-студия» — мы делали фестивальный мейк с глиттером, стразами, фейс-артом, а также тестировали нашу продукцию.

«Арт» — в офисе мы иногда практикуем арт-терапию, и решили: почему бы не повторить такое на корпоративе, только в более крупном масштабе? В итоге все желающие могли отдаться творческому порыву и нарисовать картины-ассоциации на огромных холстах.

«Плейрум» — наши айтишники подготовили­ комнату с VR-станцией и компьютерными играми.

«Диджеинг» — еще в одной локации мы провели мастер-класс по диджеингу: учились подбирать сеты и осваивали пульт, а после уже профессиональные диджеи продолжили наш праздник сами.

Одной музыкальной локацией мы не ограничились и решили создать симфонию нашего корпоратива. Тут мы не поскупились —­ закупили самые разные музыкальные инструменты и создали коллективную импровизацию. Каждый сотрудник мог выбрать себе инструмент, и в результате получилась уникальная мелодия —­ ведь все были на одной волне.

Создали «бар GSS», где учились готовить коктейли, а после дегустировали их всей командой.

«Кухня GSS» — одна из самых неординарных локаций. Мы решили устроить мастер-класс по приготовлению алкогольного мороженого, а после, конечно же, была дегустация.

«Серф-кэмп» —­ самая солнечная локация с интерактивной фотозоной, где можно было примерить ожерелья из гавайских цветов и встать на баланс-борд. На выходе получалась гифка с нашим слоганом — «Возможно все».

Были и «мобильные локации», например, стихийная танцевальная площадка — придумали и поставили флешмоб с простыми движениями в нашем общем настроении.

Итоги

Мы верим, что корпоративная культура формирует правильное отношение к работе как к образу жизни, а не «отсидке» с 9 до 6. Наши мероприятия не столько про эффективную организацию коллектива, сколько про мотивацию сотрудников в целом. Общий праздник, сделанный «своими руками», еще раз напомнил о ценностях компании, и, безусловно, спас нас от выгорания, с которым очень многие столкнулись в этом году.

Сегодня в компании работает уже более 250 человек, и нам важно организовывать что-то совместно, чтобы продолжать держаться на одной волне и не превратиться в «бездушную» корпорацию. Мы привыкли работать по-настоящему вместе, не строить иерархии, поощрять инициативу и идти навстречу друг другу. В нашей компании любой может зайти в кабинет к HRD или CEO со словами: «Есть идея! Давайте вместе сделаем...».