Автоматизируй это: как бесплатно создать конструктор договоров в Google Docs

Меня зовут Михаил Закошанский, я руковожу юридической компанией и преподаю в Вышке. Один из моих клиентов – digital-агентство – заключает свыше 50 типовых договоров в месяц. Меняются даты, сроки заданий, исполнители, стоимость, но суть соглашений всегда одинакова.

Вдохновила крутая статья про автоматизацию работы с дипломами, и я начал думать, как приспособить подход к сделкам. В этой статье — пошаговая инструкция по созданию конструктора договора на примере соглашения о конфиденциальности.

Максимально коротко способ выглядит так:

1. Заполняете анкету. Указываете реквизиты договора и сведения о подписантах. В зависимости от вида договора анкетирование может занять от 3 до 10 минут. Пример формы можно посмотреть тут.

Автоматизируй это: как бесплатно создать конструктор договоров в Google Docs

2. Получаете на почту готовый документ в PDF. Можно даже с изображением подписи и печати. Конечно, это не электронная подпись, но для большинства случаев будет работать как отсканированная копия.

Более детально работа выстраивается следующим образом:

Автоматизируй это: как бесплатно создать конструктор договоров в Google Docs
  1. Заполняете анкету;

  2. Анкета передает данные в Google-табличку;
  3. Данные из Google-таблички встают на место {{переменных}} в Google-документе;

  4. Google-документ конвертирует текст в PDF;

  5. Договор в PDF отправляется с вашего почтового ящика на адрес, указанный в анкете.

    Как это работает? Обо всем подробно расскажу ниже.

Подготовка

Вам потребуются: любимый шаблон договора, учетные записи Google и Integromat. Если с договорами и Google все кажется понятным, я остановлюсь на последнем. Коротко говоря, задача Integromat – выстроить из нескольких интернет-сервисов одну работающую последовательность. Эти связки возможно установить между почтовыми клиентами, CRM-системами, соцсетями, мессенджерами. Использование ограничивается, по большей части, только фантазией.

Google Docs

Копируете имеющийся шаблон договора в Google Docs и вставляете изменяемые от сделки к сделке условия в качестве переменных: данные исполнителей, размер вознаграждения или дату завершения работ. Пример текста с переменными можно посмотреть здесь.

Автоматизируй это: как бесплатно создать конструктор договоров в Google Docs

Google Forms

Cоздаете новую форму для сбора данных. Вы уже знаете, что вопросы вашей анкеты – это будущие условия договора. Поэтому вопросы необходимо задавать с расчетом на падеж ответа, чтобы итоговый текст был согласован.

После того, как форма будет готова, переходите во вкладку «Ответы». В ней можно подключить новую Google-табличку для сбора данных. Именно в ней будут храниться важные для нас сведения.

Автоматизируй это: как бесплатно создать конструктор договоров в Google Docs

Integromat

Шаг 1. Можно воспользоваться библиотекой заготовок или создать последовательность самостоятельно. Выбираете «Создать новый сценарий» и интересующие нас сервисы: Google Forms, Google Docs и почту.

Автоматизируй это: как бесплатно создать конструктор договоров в Google Docs

Шаг 2. Подключаете к модулю Google Forms соответствующую учетную запись Google и выбираете табличку, в которую собираются данные.

Автоматизируй это: как бесплатно создать конструктор договоров в Google Docs

Шаг 3. В модуле Google Docs выбираете документ, в котором хранятся ваши переменные. Если в документе существует текст в {{таком формате}}, то Integromat автоматически предложит вставить на их место данные из таблицы.

Автоматизируй это: как бесплатно создать конструктор договоров в Google Docs

Шаг 4. Настраиваете, что именно должен сделать Google Docs после внесения данных. Я выбираю конвертацию в PDF, хотя вы можете остановиться на формате DOC, например.

Шаг 5. Подключаем почтовый клиент и рассылку. Вставляем в раздел «Кому» переменную из таблицы с адресом респондента анкеты, пишем сопроводительное письмо.

Автоматизируй это: как бесплатно создать конструктор договоров в Google Docs

Шаг 6. Готово!

Если все работает верно, при каждой отправке Google-формы в табличке будут появляться новые строки, данные из которых переносятся в ваш договор, а текст отправляется по почте. Больше никаких путанных дат, номеров актов или поехавшего форматирования!

Это точно бесплатно?

Все использованные в статье сервисы предоставляются бесплатно. Если хотите увеличить количество операций в Integromat, то можно приобрести дополнительный пакет за демократичные 9 долларов, но я полностью обхожусь стартовым предложением. Плюс мы всегда помним, что Google и Яндекс предоставляют сервис «условно бесплатно». Компании использует сведения о нашей работе для того, чтобы анализировать поведение и предлагать более релевантную рекламу. Но это совсем другая тема.

Как быть с персональными данными или коммерческой тайной?

Когда мы собираем данные как юридическая компания, мы просим дать согласие на обработку персональных данных – информация оседает на наших учетных записях. Естественно, мы не используем такие решения в документах с повышенной чувствительностью к режиму конфиденциальности. А типовые договоры подряда или NDA подходят идеально.

Надеюсь, что в Новом году вы сможете упростить свой документооборот и сконцентрироваться на более важных задачах, чем рутинные договоры. Если у вас будут вопросы по работе сервисов, напишите мне в Facebook.

7373
35 комментариев

Спасибо, очень полезная статья!

3
Ответить

Спасибо! Надеюсь, пригодится ;)

1
Ответить

Есть готовые плагины к гуглдокументам, делающие это

1
Ответить

Дмитрий, поделитесь, очень интересно!

Ответить

Делаем что то подобное через Word (рассылки) + Excel. Давно думал поискать как это делается в Google Docs. Спасибо за статью! 

1
Ответить

О, через ворд это прикольно!

Ответить