Метод постановки задач HD-RW-RM 🏌

Дорогие, меня зовут Вова и я менеджер. Делюсь заметками из Notion, которые использую ежедневно. На тему постановки задач создано достаточно контента и не заявляю о новой методике, а делюсь своей инструкцией. Она тесно пересекается со SMART, но, как показала практика, проще в понимании и более универсальна -- описывает алгоритм как для стандартных задач с четким результатом, так и для задач развития с понятийными вводными.

В названии метода HD-RW-RM, заглавные буквы соответствуют первым буквам названия блоков, а дефис служит для запоминания, как считалочка (пропел про себя: «эйч ди — ар дабл ю — ар эм»).

Буду рад, если контент поможет кому-либо.

Заголовок задачи, начинающийся с глагола, указывающий на завершающее действие (результат). Заголовок передает суть задачи.

Зачем так подробно? Когда задачи скапливаются, то подобные заголовки помогают быстрее ориентироваться, а также по одному взгляду примерно понятно что требуется.

Пример: выслать презентацию Brand Lift клиенту по email.

Введение в задачу или описание в свободной форме.

Пример: Костя, привет! Командой получили, проанализировали данные, оформили в слайды и зафиналили презентацию Brand Lift для клиента, осталось перепроверить на орфографию с пунктуацией и можно высылать.

Далее либо описание задачи развития или конкретного результата.

Описываем точные и исчисляемые критерии выполнения задачи или выставляем более абстрактные понятийные критерии сдачи задачи (обычно, задачи развития).

Result — конкретный результат

Когда мы понимаем точные критерии успешности выполнения задачи.

Пример: у клиента должна быть презентация Brand Lift в 16:00 13 марта в формате PDF (не более 5 mb), а также залить на Google Drive и продублировать ссылкой на случай, если скаченный файл не откроется.

Goal — задача развития

Выставляется по целе, когда примерно понятно куда двигаться и рамках данной задачи необходимо понять критерии результата.

Пример: необходимо разработать лучший шаблон презентации Brand Lift на рынке.

Абстрактно, да? Поэтому обязательно добавляется следующий блок.

Далее два варианта заполнения блока: направить — дать понять с чего начать или выставить конкретные маяки, которые будем контролировать.

Разница в сложности задачи и уровне исполнителя. Эксперта можно направить и дальше сам разберёшься, а сотруднику уровня Junior требуется подробно расписать и, вероятно, необходимо «пинать». А в задачах развития сам постановщик может не понимать критерии успешности конечного результата и требуется периодический синк.

Путь

Общее понимание понимание направления движения.

Пример: начни с анализа конкурентов, далее найди и посмотри лучшие работы в открытом доступе по всему миру.

Или более подробно про точки контроля.

Маяки (точки контроля)

Синхрон осуществляется на маяках, которые инициатор должен себе занести отдельно в таск-менеджер, а исполнитель не приступать к следующему этапу без промежуточного согласования (опционально).

Пример:

1) Выявить потребности клиентов по визуальному оформлению отчета.

2) Проанализировать работы конкурентов, выписать плюсы и минусы.

3) Проанализировать лучшие примеры по всему миру и зафиксировать тезисы по точкам роста.

4) Сформировать гипотезы по критериям лучшего визуала отчета.

5) Создать новый шаблон, разослать 4-5 клиентами и собрать фидбек.

6) Создать инструкцию и масштабировать новый документ на все команды.

Время к которому должен появиться результат = сдана задача.

Приоритет задачи = важность.

Ключевое 1 — инициатор выставляет не предельную точку после которой все сгорает (отсутствует возможность корректировки), а Redline — время к которому должна быть выполнена задача с запасом. Именно поэтому я не использовал более привычную формулировку Deadline.

Ключевое 2 — инициатору нужно понимать на кого ставит задачу и не включать излишнюю формальщину. Если исполнитель срывает сроки, но отдаёт работу с результатом — заложите это время. Если 10 из 10 задачи были OK — не давите на минуты.

Важно понимать — приоритет должен быть в синхроне между постановщиком и исполнителем, между отделами и командами. Приоритет нужен на случай ситуаций, когда необходимо двигать задачи или сроки. Если с приоритетами в команде не очень, то поможет матрица Эйзенхауэра.

Пример:

Выслать отчёт в пятницу 13/02 17:00 (если пишите день недели или «завтра», уточняйте датой, так как «завтра» может быть у каждого своё).

Или

Закончить исследование до конца марта (28/03). А в середине месяца (14/03) организовать созвон и свести статус по промежуточным результатам.

Приоритет задачи: high.

Отвечает на вопрос — для чего это все?

Пример:

Нам необходимо разработать инструмент контроля оперативности ответов в клиентском сервисе ДЛЯ повышения уровня лояльности, чтобы поддерживать текущий индекс удовлетворённости сервисом при росте штата в 2 раза — тогда получим по ящику пива.

В заключении три правила и два примера.

Важно 1: 1 задача — 1 ответственный. Если в рамках задачи есть подзадачи — у них могут быть свои ответственные, но оунер всегда один.

Важно 2: чтобы не идеализировать и не закапываться в задачах (особенно развития), не забывайте принцип Парето — 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. Поэтому, если результат нужен общий и быстро, не закапывайтесь в критериях результата :)

Важно 3: кто не делегирует — тот лох. "Мне быстрее самому сделать, чем это расписывать Косте". Да, но супер задача менеджера — создание системы. 2-3 раза вы сделаете сами, а 10 уже бьет по времени, а 20? Почему бы тогда не описать один раз качественно повторяющуюся задачу, завернуть в шаблон и не юзать?

H: Протестировать новый шаблон отчета и выслать фидбек

D: Лена, привет! Разработали новый шаблон отчета для клиентов, который обсуждали с тобой в январе. Перед анонсом для клиентского сервиса необходимо собрать фидбек по нему от клиентов и скорректировать. Без тебя мы не справимся и подключаем. Задача не срочная, но важная.

R: Результатом задачи будет фидбек 4-6 клиентов по визуальной составляющей отчета. Форма свободная.

W: Давай возьмём 2 самых крупных клиента, 2 самых продолжительных по сотрудничеству и 1 или 2 новых. После парочки первых полученных клиентов, продублируй инфу в рабочий чат.

R: Если успеем за 2 недели (до 14 марта) — будет круто. Не успеем — давай точно зафиналим так, чтобы 28 марта у нас были фидбеки.

M: Команда клиентского сервиса получит крутой обновлённый отчёт, уверен, клиенты будут рады, что частично повлияет на исследование индекса NPS.

H: Разработать и внедрить новый шаблон отчёта для клиентов

D: Ребята, привет! В клиентском отделе посовещались и поняли, что давно не обновляли шаблоны отчетов. Команда R&D круто исследует рынок, потребности и тренды, хотели, чтобы вы помогли в разработке новых и современных визуалов.

G: Нужен самый крутой отчёт на рынке, сами не очень понимаем всех критериев, давайте по ходу задачи синхронизироваться. Пример понравившегося отчета во вложении.

W: Давайте начнём с анализа присланных примеров.

R: Планируем начать высылать обновлённые отчеты в следующем месяце. OK с таким ДЛ?

M: Уверены, подобные исследования еще не проводили и получите новый опыт.

Спасибо за внимание к контенту! Буду рад ответить в комментариях 🤘