«М.Видео-Эльдорадо»: как мы внедряли ЭДО

Крупнейший российский ритейлер «М.Видео-Эльдорадо» непрерывно проводит коммерческие закупки десятков тысяч товарных позиций у более чем 200 поставщиков. Соответствующий объем грузов отправляется на многочисленные склады, распределенные по всей территории России. И без того не самая простая логистика этого потока сопровождается огромным потоком первичных документов, не только поступающих в бухгалтерию центрального офиса, но и нуждающихся в обработке «на местах».

По мере развития бизнеса изначально полностью «бумажный» документооборот удалось перевести на сканированные копии документов, что оказалось очень кстати тогда, когда ФНС перестала относиться к ним с предубеждением. Однако, скорость обмена данными хоть и выросла, но оставалась явно недостаточной даже для текущих нужд, не говоря уже о перспективе роста потока товаров.

К моменту объединения «М.Видео» и «Эльдорадо» в обеих компаниях электронный документооборот только начинали осваивать. В «Эльдорадо» существовал соответствующий проект на ранней стадии внедрения, в то время как в «М.Видео» ЭДО была охвачена только служба логистики, которая применяла его как внутреннее локальное решение.

Для поддержки всех остальных связанных с закупками бизнес-процессов приходилось хранить огромный бумажный архив, а документы перемещались между подписантами либо физически, либо в отсканированном виде. На складах постоянно присутствовали представители бухгалтерии, которые проводили фактурирование.

Для организации хранения документов мы пользуемся услугами компаний-подрядчиков. В тех регионах, где такие компании не работали ситуация была особенно сложной: приходилось перевозить документы или отправлять их по почте в тот регион, где партнер по хранению имелся. Это был тяжелый и требующий больших ресурсов процесс, в ходе которого документы неизбежно терялись и портились. При этом объем бумаг рос со скоростью 10% в год.

Переломным моментом, определившим дальнейшее развитие документооборота, стало слияние двух ритейлеров. Руководством объединенной компании было принято решение о централизованном переводе на ЭДО всех коммерческих закупок на всех объектах логистической сети.

Перед нами стояло несколько основных задач. Во-первых, необходимо было минимизировать бумажный документооборот, чтобы сократить временные затраты, сэкономить средства и рабочее время сотрудников.

Во-вторых, по задумке учётная система, получив электронный документ, должна была самостоятельно проводить ряд проверок, и в случае их успешного прохождения обрабатывать его и проводить в учёте в полностью автоматическом режиме.

В-третьих, надо было упростить процесс хранения и ликвидации бумажных документов.

Проще всего было с бумажным архивом. Мы посчитали стоимость оцифровки, учли, что «срок жизни» архива составляет пять лет. С точки зрения рентабельности оказалось совершенно невыгодно тратить огромные средства на сканирование того, что в течение ближайшего времени подвергнется «естественному отмиранию». Что касается вновь формируемых цифровых документов, то их было решено отправлять в единое централизованное хранилище.

Две оставшиеся задачи планировалось решить с помощью подрядчика, который обеспечил бы безроуминговую интеграцию между ЭДО-операторами наших поставщиков и нашей ERP от SAP.

Для создания технического задания была создана рабочая группа из полутора десятков экспертов, в которую вошли бизнес-заказчики, специалисты по ИТ-инфраструктуре, ИБ-специалисты и пр. Они изучили рынок профильных решений, сформулировали конкретные требования и после проведения открытого тендера остановились на решении TerraLink.

Нашим запросам максимально точно отвечала платформа TerraLink xDE, в состав которой входила мультиоператорная шина, позволяющая без каких-либо промежуточных звеньев подключаться к любому из операторов ЭДО «большой четверки». Эту необходимость однозначно диктовал набор решений электронного документооборота, уже внедренных на стороне наших поставщиков.

Прежде чем переводить коммерческие закупки на безбумажные рельсы мы подготовили свою внутреннюю инфраструктуру. Специалисты TerraLink помогли нам интегрировать xDE в нашу ERP таким образом, чтобы все необходимые функции сотрудники выполняли внутри привычного им интерфейса SAP.

Помимо технических вопросов пришлось уделить много внимания разъяснительной работе среди персонала, со стороны которого ощущалось заметное сопротивление. Бухгалтерия вообще довольно консервативное подразделение, а теперь у его сотрудников появилось ощущение, что после запуска системы необходимость в них отпадет. Мы были к этому готовы и убеждали людей, что речь идет не об экономии человеческих ресурсов, а о переводе их с транзакционных задач на аналитические, проектную деятельность и т.д.

Парадоксально, но помогла пандемия. Сотрудники перешли на удаленную работу и вдруг поняли, что могут полноценно работать с документами, сидя дома. Это очень помогло преодолеть страхи. К настоящему моменту наша бухгалтерия уже больше года работает в удаленном режиме.

Сейчас можно уверенно говорить, что опасения сотрудников «оказаться за бортом» были беспочвенными. Все бухгалтеры по-прежнему с нами, а задачи их, отнюдь не уменьшившиеся, а стали куда более высокоуровневыми. Для скорейшего освоения ЭДО мы подготовили для них учебный видеокурс, который теперь доступен и для всех новых сотрудников.

С контрагентами, вопреки ожиданиям, дело пошло легче, чем с собственными сотрудниками. Многие из них, особенно крупные, уже внедрили ЭДО и лишь приветствовали нашу инициативу. Еще на этапе подготовки ТЗ они приглашали нашу рабочую группу для изучения собственных систем документооборота и даже предлагали оплатить электронные подписи.

Более мелких поставщиков мы стимулировали сами. Большинство из них были рады перейти на ЭДО. Кто-то уже был технологически готов, кому-то требовались доработки, но нерешаемых проблем на этом этапе ни с кем не возникло.

Внедрение ЭДО мы начали с крупных распределительных складов в Подмосковье и двигались «от большого к малому». Выезжали на склады, проводили совместно со специалистами TerraLink обучение персонала. Здесь тоже пригодились заранее заготовленные видеоуроки, которые могли посмотреть все сотрудники. Первые объекты помогли выявить все несогласованности, неоптимальные моменты и мелкие ошибки, после чего развертывание на региональных складах пошло гладко.

С момента выбора решения TerraLink и до перевода на ЭДО первых складов прошло 9 месяцев, тиражирование на все остальные склады заняло еще 5 месяцев. Работу выполняли две проектных команды — наша и подрядчика. В каждую в разные периоды входило по 10-15 разработчиков и аналитиков.

За все время мы совершили лишь одну крупную ошибку: в самом начале работы проектная команда начала параллельное общение с разными внутренними подразделениями. Вскоре стало ясно, что целевой бизнес-процесс у нас начинает формироваться для каждого из них по отдельности. Вместо единого решения мы рисковали получить разрозненные элементы, отражающие локальное видение проблемы каждым из департаментов.

Тогда мы сформировали рабочую группу, в которую вошли бизнес-заказчики из каждого подразделения, и стали искать компромиссы. В итоге нам удалось максимально унифицировать процесс коммерческих закупок, и этот опыт мы будем использовать при внедрении ЭДО уже в некоммерческом документообороте компании.

Сейчас, когда почти все коммерческие закупки уже переведены на ЭДО, мы по достоинству оценили свою же собственную идею, родившуюся еще в начале проекта — не просто внедрить электронный документооборот, но и сразу автоматизировать учёт на основе ЭДО. Все получилось, и теперь 85% документов, приходящих по ЭДО, проводятся в полностью автоматическом режиме, вообще без участия человека.

Успех внедрения ЭДО уже вызвал к жизни положительные моменты второго порядка — резко повысился интерес к электронному документообороту со стороны подразделений, которые им еще не охвачены. Оценив преимущества нового подхода, они активно пропагандируют распространение ЭДО на свои сферы деятельности, порой формируя идеи, которые даже не приходили нам в голову.

Сейчас «М.Видео-Эльдорадо» уже приступила к переводу на ЭДО всех некоммерческих закупок. Мы ожидаем, что это повлечет за собой дальнейшую оптимизацию многих внутренних бизнес-процессов.