Как быть эффективным: чек-лист для владельцев бизнеса

Неорганизованность собственника компании приводит к его личной неэффективности. В результате развитие компании тормозится, ведь сотрудники не верят в проект. Да и как им вдохновляться, если руководитель никогда не доводит начатое до конца. Коллектив утрачивает энтузиазм и энергию, качество выполнения задач значительно снижается.

Как избежать таких ситуаций? Что делать, дабы руководитель перестал метаться от одного дела к другому из-за неумения расставлять приоритеты и хаотичного выполнения задач по ходу того, как о них вспомнит?

Нужно изучать вопрос личной эффективности и применять полученные знания на практике.

Я часто наблюдаю ситуации, когда предприниматель убежден: он способен строить свой бизнес, но другие сферы жизни при этом остаются вне его внимания. На самом деле так быть не должно. Вы либо системные и эффективные во всем, либо одна приоритетная область будет сильно тормозить развитие других, что в итоге сделает вас несчастными.

В нашей жизни есть 5 ключевых сфер:

В отношении каждой сферы жизни человек может быть причиной или следствием. Причиной становится тогда, когда планирует ее развитие, ставит цели, уделяет достаточно времени и влияет на достижение желаемого результата. Следствием – когда не контролирует сферу, не уделяет ей внимания, не планирует ничего, просто плывет по течению.

Находясь в позиции следствия, мы не оказываем влияния на сферу, не управляем ею – за нас решают другие, поэтому нам так сложно прогнозировать развитие событий. Конечно, ни о какой личной эффективности здесь и речи быть не может.

Значит, чтобы стать эффективным, нужно попасть и находиться в позиции «Я причина всего, что происходит в моей жизни».

Затрагивая тему управления эффективностью, сложно обойти вопрос цикла действия. Думаю, каждый бывал в ситуации, когда на вас сваливается куча задач и странным образом часть из них просто выпадает из памяти.

Все дело во внимании. Чтобы не забираться в высокие материи, просто представим, что у вас есть 100 единиц внимания. Каждая задача, в зависимости от важности и объема, отбирает какую-то часть внимания. Когда задач в голове накапливается больше 100 единиц, мозг начинает отбрасывать какие-то из них.

Секрет в том, что управлять вниманием можно, и это влияет на нашу эффективность. Формула проста: цикл действия любой задачи должен быть полным – начать дело, изменить и остановить. Если вы не остановили задачу, значит, она продолжает отбирать ваше внимание. Я уверен: вы помните, что дома оставили невымытую посуду после завтрака или, проснувшись утром, вспоминаете о встрече, которую нужно перенести.

Помните о цикле действия, открывая любое письмо или начиная задачу, это помогает управлять вниманием.

За 26 лет предпринимательской деятельности я выработал правила, помогающие мне быть эффективным:

1. Не принимайте незаконченную работу. Когда-то я помогал завершать сделки продавцам, сводить отчеты финансистам и много всего другого. Из-за этого страдал жутким перегрузом и работал в среднем по 10 часов 6 дней в неделю. Начав разбираться в вопросах личной эффективности, я понял, что большую часть времени просто доделывал работу за своих подчиненных.

Последние 10 лет я не принимаю у сотрудников незаконченную работу. Даже если требуется мое финальное решение, сотрудник со своей стороны должен описать мне всю ситуацию и предложить наилучшее решение. Мне же остается только ознакомиться с данными и принять или отклонить его.

2. Занимайтесь только одним делом в конкретный момент времени. В мире каждую минуту по различным каналам коммуникации на нас выливается море информации. Это было не так критично в 90-е, сейчас же приходится себя контролировать. У меня, например, отключены уведомления во всех социальных сетях и почте. По календарю я смотрю, когда могу отвечать на звонки или встречаться с людьми. Так, готовясь к семинару, я не обращаю внимания на звонки и прочее, потому что должен сосредоточиться на конкретном деле. Только одна задача в один период времени.

3. Не откладывайте решение о том, сделать что-то или нет. У каждого, наверное, есть дела, которые и закрыть жалко, и заниматься ими некогда. Они крадут наше внимание. Или начинайте выполнять эту задачу прямо сегодня, или откажитесь от нее совсем.

4. Никогда не обещайте того, чего, скорее всего, не собираетесь делать. Это также сэкономит большой объем вашего внимания.

5. Не будьте перфекционистом. Когда вы стараетесь сделать все идеально, завершить проект становится сложнее. Некоторые вещи действительно стоят этого, но далеко не все. Ищите здоровый баланс. Множество крутых проектов так и остались нереализованными, потому что не были отточены своими создателями на 100 %. Не надо быть идеальными, достаточно быть просто лучше конкурентов.

6. Делайте короткие дела сразу. Выполняя небольшие дела без отсрочки, вы освобождаете себя от лишнего планирования.

7. Если договорились с кем-то, тут же заносите это в календарь с указанием всех данных. Немедленное внесение в план и календарь предстоящих задач избавляет вас от необходимости держать их в голове и снижает риск что-то забыть.

8. Цените свое время дороже, чем время других. Даже если сотрудник выполняет задачу в 5 раз медленнее, чем это сделали бы вы, помните: ваше время дороже в 50 раз. Дождаться выполнения задания от работника в любом случае будет выгоднее.

9. Наймите помощника – пусть он делает за вас все, что только сможет. Делегируя ему рутинные задачи, вы освобождаете для себя огромное количество рабочего времени.

10. Безжалостно завершайте неважные для ваших целей циклы действий.

Личную эффективность можно оценить, только если имеете четкие стратегические цели и прописанные тактические планы их достижения. Для этого требуется совершить цикл планирования:

Александр Высоцкий специально для портала "БУДУЙ СВОЄ!"