Письмо в редакцию: Почему нельзя использовать аудиосообщения в деловой переписке

В редакцию vc.ru пришло письмо от руководителя сервисов по работе с клиентским потоком Callibri Ивана Шкиря, в котором он рассказал, почему считает за правило не злоупотреблять аудио- и видеосообщениями в деловой переписке и какие в этом есть исключения.

Многие стали злоупотреблять отправкой в мессенджеры своих голосовых записей или, что ещё хуже, видеосообщений со своими упражнениями в ораторстве. Кто-то должен вам это сказать, и пусть это буду я.

Первое правило 21 века: появление новой технологии ещё не означает, что её нужно использовать в каждом удобном и неудобном случае

Вы же не делаете свои портреты, укладывая голову в ксерокс? Если делаете — закрывайте страницу, вам уже ничего не поможет. Всем остальным предлагаю запомнить следующее.

Для бизнес-коммуникаций есть всего три позиции:

1. Вы сверху. Это когда собеседник больше вас заинтересован в общении. Например, если вы — руководитель, покупатель, клиент или обвинитель.
2. Вы снизу. Общение или его результат необходимы в первую очередь вам. Это когда вы — продавец, подчинённый, аккаунт, косячник.
3. Непонятки. Это когда роли ещё не расставлены, а плётка и страпон лежат на тумбочке и ждут, кто первый до них добежит. В бизнесе это называется установлением партнёрских отношений.

Всё, других вариантов нет. Следует понимать, что третий расклад имеет временный характер и довольно быстро меняется на один из первых двух.

Правило № 2: если вы в ситуации «снизу» или «непонятках» — забудьте про аудио и видео

Ваша задача — быть услышанным, а для этого надо:

1. Чётко и ясно сформулировать мысль. Ясно должно быть не вам, а собеседнику.
2. Экологично её донести.

Экологичность — это то, насколько собеседнику удобно получить, воспринять, изучить, проанализировать и сохранить на будущее ваше послание. Вы никогда не знаете наверняка, где, как и в каких условиях ваше сообщение настигнет собеседника. Поэтому оно должно быть максимально удобным для работы в любой ситуации: в дороге, в офисе, дома за ужином, на встрече — где угодно.

Лучшего способа, чем обычная письменная речь, ещё не придумали. Да, да. Олдскульный и, по возможности, грамотный текст.

Текст — это универсальный, всем понятный и легкий формат, который обеспечивает 100% доставляемость. Его легко хранить, пересылать, перечитывать. Его легко найти через какое-то время, даже спустя километры общения. Ни один другой формат не является таким же удобным для ведения бизнеса.

В силу специфики своей работы я очень люблю звонки и считаю, что многие вещи голосом донести гораздо проще и быстрее. Но только если ты находишься в первой позиции. Звонок — это вторжение в личное пространство, и экологичным он не может быть по определению.

Правило № 3: звонок или отправка голоса и видео во втором и третьем случаях допустимы, если собеседник сам вас об этом попросил

Тех, кто шлёт подобные сообщения, можно понять. Ведь такие сообщения очень просто создавать — ткнул в экран и выдаёшь всё, что пришло в голову. Красота. Не надо думать, формулировать, записывать. Экономия времени и сил очевидна.

Но чудес не бывает: кто-то всё равно должен подумать, сформулировать и записать. Просто вы перекладываете эту работу с себя на собеседника. Человек, который никак от вас не зависит, просто пошлёт вас и ваши «видосики» куда подальше.

Правило № 4: если вы всё поняли, но по-прежнему не хотите набирать текст руками, используйте технологию распознавания голоса

Gboard отлично распознает русский язык (уральский — точно). Диктуя сообщения, которые должны превратиться в текст, вы одновременно тренируете навыки грамотной и структурированной речи. Конечно, перед отправкой вам всё равно придётся перечитать текст и поправить огрехи в работе электронного корректора. Но это проще, чем печатать текст большого объёма, например, находясь за рулем.

Вместо послесловия

Наше удобство заканчивается там, где начинается дискомфорт для других людей. Уважайте окружающих, даже если технологии подталкивают к обратному.