4-кратный рост скорости обслуживания и +40% к продажам: как логистика перешла с Excel на Битрикс24

Компания, занимающаяся закупкой и доставкой тканей из Европы, Турции и Китая, росла быстрее, чем её процессы. Клиенты ждали скорости, а внутри царили таблицы, ручные расчёты и звонки вместо системы. Любое изменение курса валюты превращалось в пересчёты и ошибки, каждая сделка — в набор файлов с разными версиями правды. Когда стало ясно, что бизнес буксует не из-за спроса, а из-за хаоса в управлении, компанию перевели на Битрикс24. Через три месяца обработка заказов ускорилась в четыре раза, продажи выросли на 40%, а число ошибок сократилось почти до нуля.

Компания работает в сегменте оптовых поставок тканей и фурнитуры для производителей одежды и интерьерных брендов. Основной профиль — закупка материалов в Европе, Турции и Китае, организация логистики и сопровождение внешнеэкономических сделок. Клиенты компании — небольшие фабрики, дистрибьюторы и дизайн-студии, которым важно получать нужные партии вовремя и по актуальному курсу.

Операционная модель бизнеса сложна: несколько валют, разница во времени, десятки поставщиков, контракты на разных языках и цепочки перевозок через несколько стран. Каждая поставка — это набор расчётов, документов, согласований и сроков, зависящих от курса евро, доллара или юаня. Чтобы удерживать баланс между скоростью, точностью и маржой, компания ежедневно обрабатывает сотни мелких данных: от накладных до таможенных кодов.

По сути, это не классическая логистика, а живой механизм международных закупок, где ценится управляемость информации. Любой сбой в коммуникации моментально отражается на прибыли. Поэтому эффективность здесь измеряется не только в километрах и тоннах, но и в качестве внутренних процессов: насколько быстро менеджер находит нужные данные, как точно фиксируются изменения условий поставки и насколько прозрачно клиент видит движение своего заказа.

К моменту, когда компания обратилась к нашему партнеру IT-Solution, внутри уже сложилась привычная, сложно управляемая система.

Устаревшая система учёта в Excel.

Клиентская база, финансовые данные и управленческая отчётность велись вручную в таблицах. При увеличении объёма заказов это приводило к ошибкам, несогласованности версий и потере актуальных данных. Контроль за сделками усложнялся, а поиск нужной информации занимал часы.

Один канал коммуникации — телефон.

Все взаимодействия с клиентами происходили по звонкам. История переговоров не фиксировалась, документы и уточнения передавались устно, а при смене менеджера контекст терялся полностью. Это замедляло обслуживание и снижало качество клиентского опыта.

Ошибки в документах.

Договоры и счета формировались вручную. Любая опечатка или неверная цифра в документе требовала длительного согласования и наносила репутационный ущерб. С ростом количества заказов человеческий фактор стал критическим риском.

Отсутствие клиентского сервиса.

У клиентов не было инструмента для самостоятельного отслеживания статуса заказов или загрузки документов. Чтобы получить информацию, приходилось звонить менеджеру, что увеличивало нагрузку на сотрудников и раздражало клиентов.

Неактуальные данные по расходам.

Данные о логистических и закупочных издержках не обновлялись в реальном времени. В итоге руководители принимали решения на основе устаревших цифр, а оценка прибыльности заказов была неточной.

Дубли в клиентской базе.

Из-за ручного ввода и отсутствия единой CRM одни и те же компании заносились в систему по нескольку раз. Это искажало аналитику, мешало сегментации и приводило к неэффективным коммуникациям.

Сложности с расчётом стоимости заказов.

Компания закупала материалы в евро, долларах и юанях, а оплата от клиентов поступала в рублях. Пересчёт стоимости велся вручную, и при колебаниях курсов возникали убытки, особенно при длительных цепочках поставок.

Отсутствие единого регламента работы.

Каждый менеджер строил процесс по-своему: без стандарта обработки заявок, прозрачного контроля и системы адаптации новых сотрудников. Это затрудняло масштабирование и делало бизнес зависимым от отдельных людей.

Основой проекта стало создание единого цифрового пространства, где все участники процесса — от менеджеров до клиентов — работают в одном интерфейсе. Компания перешла на облачный тариф Битрикс24 «Профессиональный» и полностью перестроила внутреннюю логику управления заказами. Система объединила CRM, документооборот, коммуникации и расчёты, избавив сотрудников от необходимости вести параллельные учёты в Excel и мессенджерах.

Ключевым элементом стала разработка онлайн-кабинета клиента, напрямую интегрированного с CRM. В нём заказчики видят историю заказов, статусы поставок, счета и документы, могут задать вопрос менеджеру и получить ответ в чате без звонков и пересылок писем. Каждое действие в кабинете автоматически отражается в сделке — от загрузки файла до изменения условий поставки. Благодаря этому клиент всегда работает с актуальной информацией, а менеджеры избавлены от постоянных уточнений деталей заказа.

Дополнительно была внедрена система автоматического формирования названий сделок по шаблону и механизм обновления цен при изменении валютных курсов. Стоимость заказов в рублях теперь пересчитывается без участия сотрудников — данные поступают напрямую в CRM. Все этапы обработки заказа, от заявки до закрытия сделки, проходят внутри Битрикс24, что позволило компании отказаться от разрозненных инструментов и сделать процесс предсказуемым, прозрачным и управляемым.

Партнёр по внедрению — компания IT-Solution — выстроила процесс без шаблонных решений и начала с тщательного аудита бизнес-модели заказчика. Команда изучила, как формируются заказы, где теряются данные, какие задачи дублируются и как именно устроены коммуникации между отделами. Лишь после этого были определены узкие места и точки автоматизации, которые влияют на скорость и точность работы.

CRM в Битрикс24 была настроена под конкретную логику бизнеса: структура сделок, поля, статусы, шаблоны документов — всё отражало реальный цикл поставки тканей, а не абстрактную воронку продаж. Отдельное внимание уделили валютным расчётам: систему интегрировали с актуальными курсами, чтобы пересчёт стоимости происходил автоматически.

После технической настройки IT-Solution провели обучение менеджеров и закрепили регламент работы в CRM, чтобы процесс не зависел от личных привычек сотрудников. Исторические данные из Excel перенесли в систему, сохранив связь между клиентами, заказами и документами. Финальным шагом стало подключение клиентского кабинета, через который клиенты теперь видят свои заказы в режиме реального времени.

После внедрения системы компания впервые получила возможность видеть весь цикл работы — от первого запроса до закрытия сделки — в реальном времени. Менеджеры перестали тратить часы на сверку таблиц и поиск нужных данных, а обработка заказов стала занимать в четыре раза меньше времени. Ошибки, которые раньше возникали из-за человеческого фактора, практически исчезли: автоматизация расчётов и документов сократила их долю на 80%.

Продажи выросли на 40% благодаря скорости и прозрачности процессов. Клиенты теперь отслеживают статусы поставок, счета и документы в онлайн-кабинете, не отвлекая менеджеров запросами и уточнениями. Руководство видит актуальные цифры по продажам, расходам и курсовым изменениям, что позволило перейти от интуитивных решений к точному управлению.

Сотрудники работают в единой системе, где каждый шаг — фиксирован и воспроизводим. Компания избавилась от десятков файлов и мессенджеров, а бизнес-процессы перестали зависеть от отдельных людей.