Вообще, это правда, что в большинстве случаев секретарь/ша не нужны в том понимании, в котором в России принято описывать эту роль. Чаще нужен не человек наливающий кофе (я вообще не понимаю этого "шика"), а человек помогающий с документооборотом, подготавливающий бумажки, отправляющий письма и прочее. Я даже не уверен есть ли в русском языке название такой роли. В английском есть слово Clerk для этого.