«Прощание с бумагой»: как мы автоматизировали промышленную компанию

Автоматизация мелких процессов в компании привела к созданию полномасштабной системы по управлению всем предприятием.

Мы в NeoGroup убеждены в том, что бизнес строится на трех фундаментальных опорах:

В середине 2019 года именно за технологиями к нам обратилась компания, которая является крупнейшим поставщиком промышленных газов в одном из регионов России. Главная задача была организовать автоматизированный учет склада и процесс продажи продукции.

На деле все оказалось куда сложнее! Как выяснилось, учет приемки и отгрузки продукции велся в РУКОПИСНОМ журнале. Далее этот журнал в конце недели отдавался экономистам, которые переносили цифры в Excel и сверяли данные из других таблиц по принятым заказам. Времени на эти операции уходило порядка нескольких дней. Говорить об актуальном состоянии склада не приходилось.

Перед тем как начать разработку системы учета склада на предприятии нам необходимо было создать архитектуру и выбрать технологии для идентификации продукции.

2-3 месяца у нас ушло только на то, чтобы отрисовать все бизнес-процессы в компании, вникнуть в тонкости производства, определить ключевые точки учета, а также провести изучение российского и зарубежного рынков на наличие уже готовых решений. К сожалению, готового мы ничего не нашли.

Трудность заключалась в том, что технологические и медицинские газы поставляются потребителям в баллонах высокого давления, прикрепить к которым "бирки" или ярлыки весьма проблематично по многим причинам.

Для идентификации газовых баллонов мы пришли к технологии NFC на базе RFID, которая позволяет считывать данные с радиометки с небольшого расстояния для оператора. Технологически решение реализовано на базе запорно-пломбировочного устройства «Кордон» с интегрированной в него RFID-меткой.

После того как технологически решение было найдено, мы приступили к созданию самой платформы для учета продукции завода.

В первую очередь мы занялись оцифровкой клиентского отдела, а именно внедрением CRM системы для приема и учета заявок клиентов.

Перепробовав самые распространенные на рынке CRM системы, мы пришли к тому, что они не удовлетворяют специфике производства и их адаптация стоит гораздо дороже для компании, чем написание собственной ЦРМки.

Самое трудное было собрать обратную связь от сотрудников клиентского отдела: что удобно, что не удобно, что хотелось бы изменить или поправить... Приходя к ним за рабочее место, мы задавали наводящие вопросы по системе, выслушивали восторженные возгласы "Какая замечательная система!", при этом как только мы отворачивались, сотрудник тут же брал в руки стикеры, записывал на него входящую заявку и клеил на монитор.

Я никогда не думал, что процесс перехода от бумажного журнала и стикеров в электронные системы для сотрудников будет таким непростым. Конечно, спустя какое-то время работы в системе, теперь клиентские менеджеры думают "А как мы раньше работали?".

Как только мы наладили прием заявок и стали понимать объемы заказываемой продукции, мы перешли на следующий этап - Исполнение заказов и учет склада.

Имея на руках технологическую карту производства, а также отрисованные бизнес-процессы, больших трудов не составило продумать логику переходов и задать математику прибавления или вычитания из пустого в полные или принятые/отправленные.

Все было настроено и налажено, но возник вопрос по отгрузкам.

До внедрения каких-либо систем по управлению логистикой, компания была зависима от своих сотрудников-логистов. Только они знали как и кому отправлять заказы, какие машины использовать, а их сокращенные аббревиатуры понимали только они сами. Если такой сотрудник уходил в отпуск или заболевал - работа на заводе шла с большими перебоями.

Готовыми решениями в логистике мы не обладали, поэтому обратились за помощью к известным брендам, чтобы изучить возможность применения их маршрутизаций. К сожалению, после длительного тестового периода, который нам предоставили, мы столкнулись с множеством трудностей, препятствующих внедрению автоматизированных систем. Например, одни сервисы не могут учитывать условия погрузки/разгрузки товара, другой - не может ограничивать движение крупного транспорта по территории города (такая функция есть лишь по Москве, в регионах не работает) и т.д.

У нас ушло примерно 2 недели, чтобы написать свой логистический раздел в системе, который учитывает все нюансы в отделе доставки нашего клиента. Все заказы отображаются на карте региона, и любой логист/менеджер простым перетаскиванием заказа с карты на список машин загружает ее, при этом автоматически формируются маршрутные листы и перечень загрузки для кладовщиков.

Для руководящего состава результаты всей деятельности предприятия мы вывели в отдельный раздел аналитик, где можно отобразить состояние производства на текущий момент, а также изучить архивные данные.

Время на погружение в тонкости производственных процессов, проектирование архитектуры, разработка и исправление минорных багов и замечаний потребовалось около года. В результате проделанной работы мы добились:

Впереди еще много работы. Сейчас мы внедряем планирование загрузки производства и прогнозирование состояние склада по минимальным остаткам, внедряем показатели KPI работы сотрудников внутри системы, чтобы оценивать их эффективность работы, а также внедряем ручные браслеты/считыватели для водителей, которые они будут использовать при отпуске продукции в местах доставки.

Сейчас вплотную подошли к тому, чтобы систему переупаковать в SaaS и предложить готовое решение для смежных предприятий, занимающихся реализацией промышленных и медицинских газов.

О результатах внедрений новых технологий поделюсь в следующих статьях.

Подробнее о системе можно узнать на нашем сайте.

Буду рад ответить на любые вопросы в комментариях.