С чего начать самостоятельный контроль финансов в интернет-магазине
Инструкция от аналитика компании retailCRM Ирины Лутохиной.
Рано или поздно в интернет-магазине наступает момент, когда требуется оценить результаты проделанной работы. Бухгалтер говорит, что отчет будет готов в конце квартала, а через неделю наступает срок вносить большую предоплату за аренду склада, и непонятно, почему на счете почти не осталось денег. Как не докатиться до такого завала и зачем магазину нужен собственный контроль финансов — расскажем в статье.
Задайте своему бухгалтеру вопрос: «Почему в этом месяце убыток?» или «Сколько денег магазину понадобится на следующие два месяца?». Если вы не получили ответа на вопросы, то, скорее всего, потребуется обратиться к данным финансового учета.
Почему не бухгалтерского? Бухучет — это распределение доходов и расходов по схеме, указанной законодательно. Иначе говоря, это ежедневный учет документов и строгая отчетность в налоговую.
В отличие от бухгалтерского учета, финансовый отражает смысл расходов и доходов, а не их названия в декларации. Другими словами, бухучет нужен государству, финансовый — нужен в первую очередь владельцу бизнеса. Чтобы разбираться в финансах, не требуется несколько лет образования, это не план счетов, который учат наизусть.
С чего начать
Самый первый отчет, с которым сталкиваются все интернет-магазины, — отчет о движении денежных средств, или cash-flow. Он самый простой в построении. Берем нужный период, например, неделю и банковскую выписку. Затем разносим платежи по статьям доходов и расходов.
Хотя зачастую владельцы небольших интернет-магазинов сравнивают только поступления и платежи общей суммой, принято разделять эти расходы на три «потока»:
- Операционный. Платежи по основной деятельности магазина: закупка и продажи товаров.
- Инвестиционный. Приобретение основных средств.
- Финансовый. Всё, что связано с кредитами, финансовыми поступлениями, акциями.
Чтобы составить план, вспоминаем, сколько магазин должен контрагентам, разносим суммы по статьям расходов, планируем продажи и смотрим на чистую разницу между поступлениями и оплатами.
Отрицательный остаток средств в cash-flow-плане — это сигнал о том, что стоит пересмотреть управление деньгами: часть расходов переносить или сокращать либо думать, как увеличить поступления.
Как показывает практика, с ростом продаж магазины, кроме денег на счете, начинают чаще задумываться об отчете о прибылях и убытках, или profit and loss — P&L. Он показывает, сколько прибыли или убытка от основной деятельности принес магазин за определенный период времени.
Основные значения, которые используют при построении P&L, — выручка, валовая прибыль и чистая прибыль. При построении отчета выручка уменьшается на расходы, которые фактически возникали в этом месяце. Это себестоимость товаров, коммерческие и административные расходы, финансовые расходы и налоги.
Если у магазина появляется финансовая деятельность, например, кредиты, то удобно будет добавить операционную прибыль, чтобы оценивать прибыльность основной деятельности без влияния финансовой. Операционная прибыль равна выручке с вычетом себестоимости и коммерческих и административных расходов.
Как понять, относится ли расход к себестоимости или нет? Один из подходов, который можно использовать, — разделять расходы на постоянные и переменные издержки. Если расход растет с увеличением объема продаж, то он переменный и относится к себестоимости. Если нет — постоянный, и его нужно указать после валовой прибыли.
Выбрав однажды принцип, важно его придерживаться, чтобы сравнивать план с фактом и смотреть динамику за нужный период.
Стоит обращать внимание на три момента:
- В P&L доходы и расходы показывают по факту реального возникновения, а не оплаты. Например, магазин сделал предоплату на год вперед за аренду склада. В отчете сумма равномерно распределяется на 12 месяцев, а не записывается целиком в расход за январь.
- Доходы и расходы должны сопоставляться между собой, насколько это возможно. Например, в феврале магазин запустил рекламную кампанию в соцсетях. Но заказы по этой кампании начали поступать только в марте. Соответственно, расходы на рекламу стоит отразить в марте, как и доходы, иначе в одном месяце прибыль будет завышена, а в другом, наоборот, занижена из-за расходов, которые к этому месяцу отношения не имеют.
- В P&L не отражается приобретение основных средств. Например, у магазина это могут быть терминалы в пункте выдачи заказов, выдача и погашение кредита. Приобретение основных средств — разовый денежный расход, а используются эти средства по несколько лет. Поэтому сумму за терминалы равномерными частями показываем в отчете в течение срока службы. Это называется износ или амортизация.
Кредит появляется и исчезает на банковском счете и напрямую никак не влияет на прибыль, в отличие от процентов по кредиту, которые бизнес вынужден перечислять в банк.
Баланс — отчет, который чаще всего отдается в полное распоряжение бухгалтера. Это своеобразный «снимок» того, что представляет из себя магазин с точки зрения активов и пассивов.
Актив — то, что приносит прибыль, пассив — то, чем активы профинансированы. Баланс собирается на конкретную дату, а не на промежуток времени, как отчет P&L или cash-flow. Это, наверное, единственный отчет, требующий определенных знаний в учете для его составления.
Какие полезные показатели из финансовых отчетов может использовать владелец магазина
В прибылях и убытках:
- Чистая прибыль. Самый главный показатель для бизнесмена.
- Валовая прибыль. Зная её, владелец понимает максимальную сумму постоянных расходов, которую может себе позволить. Или, наоборот, зная размер постоянных расходов, он может определить, сколько нужно продать товаров, чтобы покрыть расходы валовой прибылью.
- Отношение расходов к выручке. Своеобразный показатель неэффективных расходов — сколько доли выручки отнимает каждая статья расходов.
- Доля каждого расхода в общей массе расходов. Помогает оценить и избавиться от больших и неэффективных затрат.
- Данные для расчетов ROI (ROMI), бонусов сотрудникам и эффективности любых вложений в магазин. Например, требуется оценить вложения в привлечение клиента. Большинство маркетологов наших клиентов ответили, что считают эффективность рекламы, разделяя выручку на расходы на маркетинговый канал, и поясняют это тем, что канал выполнил своё назначение — привлёк покупателя. С другой стороны, посчитав ROMI от операционной прибыли и увидев низкий показатель, стоит задуматься: возможно, канал и привлекает покупателей, но что-то не так со следующими этапами. Например, слишком высокая стоимость обслуживания, неадекватные административные расходы, отказы и так далее.
Чем быстрее растут обороты клиентов, тем важнее для них становится получать информацию сразу же, не ожидая конца бухгалтерского периода. Поэтому удобнее получать данные финучета одновременно с данными о продажах.
Некоторые CRM-системы позволяют магазинам вносить данные о расходах, составлять финансовые отчеты и на лету рассчитывать показатели прибыльности и эффективности магазина.
В cash-flow самое важное — это остаток средств на конец периода. Если он отрицательный, то нужно понимать, откуда он взялся. Для этого стоит заглянуть в P&L и проверить дебиторскую или кредиторскую задолженности в балансе. Вдруг магазин дает клиенту слишком большую рассрочку?
Наиболее полезные показатели для интернет-магазина в балансе это:
- Дебиторская задолженность: сколько денег вам должны за проданные товары.
- Кредиторская задолженность: сколько вы должны поставщикам за товары и услуги.
- Запасы: сколько товаров лежит на складе. Чем больше товаров на складе — тем выше расходы на их содержание и тем больше «замороженных денег», которые можно было бы потратить на развитие магазина.
Конечно, это далеко не вся информация, которую можно увидеть в финансовой отчетности. Не стоит забывать, что, помимо финансовых показателей, нужно учитывать особенности ведения торговли, рынка и покупателей.
Но обычно, если хотя бы с одним из итоговых показателей что-то не так, это свидетельствует о том, что у магазина могут быть проблемы. А финансовый учет ведут для того, чтобы показать, откуда они взялись.
Привык к такой системе учета в моемскладе. Очень жду запуска в Retailcrm. Самый понятный и логичный метод расчетов. А как определяется стоимость рекламных каналов? Ведь везде разная цена клика, маркет вообще процент от продажи теперь берет. Видимо данные импортируются из гугл аналитики, а как он рассчитывает стоимость рекламного канала?
Алексей, пока что, в первой версии предполагается несколько вариантов внесения расходов в CRM: вручную, через API и создавать с помощью триггеров. Данные импортируем из GA. Функционал с ценой за клик пока не реализован в первой версии. Процент с продаж -
полагаю, возможно будет настроить триггером уже сейчас. Модуль планируем развивать, самые частые запросы клиентов принимаем во внимание, пишите нам.
Чтобы составить план, вспоминаем, сколько магазин должен контрагентам,
Меня почему то ОЧЕНь смущает здесь слово ВСПОМИНАЕМ
Олег, думаю, бывают случаи, когда магазину документы для оплаты еще не прислали, но составляя план, владелец заранее знает/помнит, что ему предстоит платеж. Будет нелишним включать в долгосрочные планы такие суммы, чтобы к моменту когда выставят счет, бизнес заранее был готов к этому расходу.
До прочтения статьи я что-то понимал, а после прочтения перестал.
Андрей, а что именно Вы перестали понимать? Возможно, мы с Вами просто разные подходы к учету используем - отсюда и путаница.
Можно для начала перестать платить 1.95 руб. за смс в строенной рассылке уведомлений в RetailCRM и перейти к стороннему сервису. В год можно сэкономить в районе 200-300 тысяч при хорошем потоке.