Как HR-боты истребили почтовых голубей

Сколько сотрудников у вас в компании? Если в компании не больше 20-ти человек, наверняка вы знаете поимённо каждого, и даже успеваете коллективно отметить именины. В крупных компаниях вы зачастую мнётесь, когда звоните в отдел кадров, так как не знаете имя собеседника. В больших компаниях усложняется и алгоритм найма, а взаимодействие коллег превращается в круговорот бюрократической волокиты.

HR изучает резюме кандидатов, затем проводит личное интервью; при удачном собеседовании в ход вступает проверка службы безопасности; далее резюме направляют на рассмотрение руководителю... Помимо прочих формальностей, порой необходим сбор документов: мед. книжка, заключение психиатра, нарколога… Эти этапы включают в себя препятствия в виде человеческого фактора: бухгалтер потеряла данные, а Михалыч из службы безопасности вовремя не подал запрос и так далее…

Вроде бы мелкие задачи порождают цепочку работы сотрудников, а значит, целого предприятия, снижая его эффективность. А теперь представьте, что все процессы систематизированы: уведомления сами приходят участникам, задачи передаются ответственным, контролируются, а архив анкет всегда под рукой. Согласитесь, звучит очень удобно! Но насколько просто это реализовать, давайте разберёмся в этой статье.

Команда – это самое важное, что есть у компании. Поэтому найм сотрудников является одним из ключевых процессов в любом бизнесе. Найм состоит из нескольких микропроцессов – это подбор кандидатов, их первичное собеседование, проверка анкет службой безопасности, вторичное собеседование с руководителем, оформление трудовых договоров с сотрудниками бухгалтерией.

Что же такое микропроцессы? Такие процессы есть в каждой компании. Они важны, многочисленны, по отдельности занимают немного времени. Например, к микропроцессам относятся отсмотр анкет, или заказ пропусков, или заполнения заявок и форм. Чем больше становится компания, тем больше повторяющихся бизнес-процессов, алгоритмы которых усложняются, появляется больше этапов. Очевидно, что контролировать этапы становится всё сложнее.

Но вернёмся к найму. Из чего состоит этот микропроцесс?, Допустим, что компания стремительно растёт. Коллектив становится больше, но вместе с тем растёт и текучка. Руководители отделов сами уже не справляются с набором. Остро встаёт вопрос о сохранении корпоративной тайны, поэтому не хотелось бы нанимать непроверенных сотрудников. В итоге процесс найма становится сложнее – к нему уже подключаются HR-специалисты и служба безопасности.

Бывает, что ещё необходимо привлечь и сторонние компании, это могут быть: психиатры, наркологи, полиграфисты. В таких случаях необходим чёткий алгоритм действий и минимум ошибок Давайте разберём, как может выглядеть прямо по шагам процесс найма сотрудников.

Представим, что наш HR Саша публикует вакансии, отбирает кандидатов, проводит собеседования и выбирает, конечно, только лучших. Затем ей нужно заполнить анкеты и отправить на проверку в службу безопасности. Если всё в порядке, то анкета утверждается. Если нет, то возвращается с пометкой и заносится в отдельный список.

Дальше Саше нужно согласовать время и устроить встречу с руководителем, а для некоторых позиций ещё получить результаты по тестовым заданиям. Если кандидат понравился, то руководитель должен уведомить об этом рекрутера. Саша собирает документы для оформления и направляет заявку в бухгалтерию, которая подготавливает для кандидата трудовой договор, соглашение о неразглашении и прочие бумаги. После оформления кандидата в штат кто-то должен уведомить руководителя, что его новый сотрудник готов приступить к работе.

Так много вроде бы простых, но важных задач, которые нужно выполнить как можно скорее! Однако, в любой момент, что-то может пойти не так: кто-то забыл вовремя позвонить, или передать анкету, или отправить письмо. Но что ещё более важно, если что-то пойдет не так, никто и не вспомнит: кто нанимал и согласовывал условия, сколько раз кандидат подавал заявки, кто нанимал, кто проверил анкету в СБ?

Хорошая новость в том, что систематизировать этот процесс проще, чем кажется. Его можно просто один раз настроить и дальше он будет работать сам как часы.

В мире цифровизации существует масса инструментов, которые облегчают нам жизнь. Если сейчас взглянуть на фантастические фильмы 80-х, описывающих предполагаемое будущее лет на тридцать вперёд, они перестают казаться вымыслом. Сегодня всё работает на то, чтобы переложить рутинные вопросы на умные плечи искусственного разума: робот-пылесосы, климат-контроль, заказ продуктов... Даже поиск работы стал возможен без жёлтых страниц, достаточно зайти в Интернет.

Боты - один из любимых инструментов современных бизнесменов для работы с клиентами. Они могут быть в виде собеседников в чатах, которые сопровождают покупки, выдают карты лояльности или проводят опросы. Но всё чаще ботов используют для автоматизации внутренних операций.

Нам достаточно создать несложный алгоритм любого бизнес-процесса и тут же начать его использовать. Пользоваться ботами просто – взаимодействие с ними выглядит как переписка в WhatsApp. С этим справятся даже дети и пенсионеры.

Если вернуться к нашему кейсу, то практически все задачи: заполнить, отправить, напомнить, сохранить историю - вы можете передать боту. Никакой бумажной и электронной волокиты с документами, никто ничего не забудет, в архиве всегда можно будет найти анкету сотрудника и увидеть, какие этапы отбора и проверки он проходил. Если задуматься, робот-боты помогают сэкономить на бумаге и прочей канцелярии, соответственно, и вырубке лесов, а значит, улучшить экологию. “Приняв на работу” такого сотрудника, вы делаете свой вклад в спасение планеты.

Forbes пророчит ботам большое будущее. Ведь раньше они могли давать ответы на простейшие задачи и решать минимум вопросов, а сейчас мы видим, с какой прогрессией они внедряются во многие сферы жизни. “Интеллект” роботов постоянно увеличивается. В ближайшем будущем мы ожидаем, что робот-боты начнут сканировать психологические портреты личностей на основе их голоса и ответов на заданные вопросы.

По данным Business Insider, рынок чат-ботов ждет ускорение среднегодового темпа роста на треть, из-за чего объем рынка вырастет с 2,6 млрд долларов в 2019 году до 9,4 млрд долларов к 2024 году.

При выборе бота HR-менеджеру нужно перекрыть базовые потребности:

Например, корпоративный мессенджер amo включает в себя весь необходимый функционал. Давайте посмотрим, какой сценарий мы можем собрать с помощью ботов amo.

Для начала создадим форму заполнения полей - в ней HR будет заполнять информацию о кандидате, такую как: ФИО кандидата, планируемая должность, тип занятости, ссылка на резюме, дата собеседования и так далее. Также можно создать поле для внесения в него комментариев, дополнительной информации о кандидате.

После заполнения формы HR-ом настроим сообщение для службы безопасности с запросом проверить анкету кандидата. Если кандидат прошёл проверку, сотрудник СБ нажимает на кнопку “Одобрить”.

Для сценария, когда анкета кандидата прошла проверку СБ, настроим сообщение, уведомляющее HR-а, что проверка прошла успешно. В этом сообщении рекрутер нажимает на кнопку “Окей” и передаёт кандидата на вторичное собеседование руководителю отдела, где предположительно будет работать сотрудник.

Настроим бота так, чтобы он сообщением уведомил руководителя отдела, что необходимо связаться с кандидатом по указанным в заявке контактам и назначить вторичное собеседование. В случае успешного прохождения собеседования руководитель нажимает кнопку “Собеседование прошёл”.

Далее настраиваем бота так, чтобы в случае положительного результата собеседования HR получил сообщение с информацией о том, что кандидат успешно прошел вторичное собеседование и можно запросить у него необходимые документы для передачи в бухгалтерию на оформление. После того, как HR получил документы и направил их в бухгалтерию, он нажимает в полученном сообщении кнопку “Готово”.

Затем прописываем, что бот отправляет бухгалтеру, ответственному за оформление сотрудников, сообщение о том, что нужно оформить кандидата на должность N. После того, как бухгалтер выполнит работу, он нажимает в заявке бота кнопку “Готово”.

В конце процесса бот пишет руководителю отдела сообщение о том, что его сотрудник оформлен и может приступать к работе. На этом заявка завершается и автоматически отправляется в архив, где затем при необходимости можно будет найти информацию по всем кандидатам, когда-либо проходившим собеседования в компании.

Казалось бы, сценарий готов. Но не будем забывать, что анкета кандидата может быть отклонена, например, по причине непрохождения проверки СБ или вторичного собеседования. Однако, нам в любом случае может пригодиться в архиве информация о данном кандидате и история прохождения его анкеты по этапам отбора.

Для случаев, когда кандидата отклонила служба безопасности или когда кандидат не прошёл вторичное собеседование, можно настроить сценарий по одному принципу: добавить на соответствующих шагах кнопки “Отказ” или “Отклонить” для создания дополнительных веток развития событий. Затем в этих ветках создать формы с полями для комментариев, куда сотрудник службы безопасности или руководитель отдела сможет подробно расписать причину отказа, а затем бот сообщением уведомит HR-а о том, что анкета кандидата была отклонена. После данного шага автоматически отправляем заявку в архив.

Вы помните, какой прорыв в свое время совершила телефонная связь? Масса вопросов по коммуникациям и связи сразу была снята. Отпала нужда посылать или ждать письма или телеграммы, чтобы получить ответ или сообщить о важном событии. Потом последовали радио- и сотовая связи… Каждому из нас невозможно представить жизнь без этих спутников.

Мы живем в динамичном времени, в эпоху цифровизации и автоматизации. Всё это создано для улучшения качества жизни, работы, а также с целью экономии драгоценного времени. Развитие компании немыслимо без внедрения новых программ, на которые можно переложить часть рутинных задач. Если задуматься, то старые схемы длительного процесса найма сотрудника напоминает «дотелефонную эру». Сейчас отправляя запрос в службу безопасности, вы ждёте «почтового голубя».

Но есть новый путь - это путь автоматизации, когда в мгновение ока вы получаете отчёт о том, что в бухгалтерии приступили к оформлению документов и не нужно больше постоянно напоминать Розе Степановне, чтобы она не затягивала с документами, а ваш босс не сможет отложить назначенное интервью на неопределённый срок. Все этапы отображены у вас в смартфоне. Теперь достаточно кликнуть на одну кнопку, чтобы запустить процесс, и вместо потраченных нервов насладиться чашечкой ароматного кофе.