Ключевые правила контроля

Один из важнейших и в то же время сложнейших элементов управления - функция контроля.

Важнейший потому, что без контроля сложно добиваться реализации намеченных планов и задач. В автономию сотрудников мы верим, но реальность такова, что контроль обеспечивает выполнение задач в срок и с нужным качеством.

Сложнейший - из-за необходимости балансировать между микромендежментом и предоставлением свободы. Часто руководитель не до конца понимает, как и в какой момент стоит контролировать, где больше, где меньше точек контроля нужно использовать, и какие последствия могут быть в том или ином способе контроля.

Какие идеи о контроле мне близки?

Регулярный контроль сам по себе ведет к дисциплине, выполнению сроков и динамике выполнения задач. Если сотрудник понимает, что к определенному моменту его проконтролируют, он ритмичнее выполняет задачу и обеспечивает ее готовность. Это последствие контроля само по себе - великолепно. Отлично работает, если команда выполняет операционные функции, обеспечивает определенный производственный процесс.

Если же у тебя в команде разные задачи, процессы, проекты, то такая цель - недостаточна. Вместе с дисциплинарным эффектом контроль дает возможность корректировать достижение цели и менять темп, содержание задачи, исполнителя или саму по себе задачу. Поэтому воспринимай контроль как срез текущей ситуации и источника информации для любых последующих управленческих решений.

Когда мы с группами изучаем контроль, я выдаю примерно такую картинку:

В целом она закрывает вопрос - какие виды контроля существуют. Классно, когда руководитель использует под разные ситуации и задачи разные виды контроля, а не зацикливается на одном. Кроме того, важны и разные способы. Какие-то задачи требуют детального обсуждения с сотрудником текущего статуса, а по каким-то достаточно увидеть одну строчку с комментарием в таск трекере.

По сути, речь про корректное распределение приоритетов. Есть задачи в твоем подразделении, которые требуют обязательного регулярного и дисциплинированного контроля. Как правило, они определяют ключевой эффект твоего подразделения в компании. Так вот, такие задачи требуют обязательного, регулярного и дисциплинированного контроля. Пусть и выполняются квалифицированными и самостоятельными сотрудниками.

Пожалуй, этот пункт следовало поставить самым первым. Вообще говоря, контролировать - это утомительно. Особенно когда детально вложился на этапе постановки задачи. Кажется, что все разжевал настолько ясно, что просто возьми и сделай. И принеси итоговый результат. Но нет, процесс контроля тоже требует усилий от руководителя. Часто руководители из-за этого забивают на него. Не надо так. Ай-яй.

В первых абзацах я сказал, что иногда с контролем можно пережать. Сделать так, что он будет избыточен и скорее будет напрягать сотрудника, нежели помогать производственному процессу. Так вот, чтоб не перегреть этот процесс, важно получать обратную связь от самого сотрудника, насколько ему комфортно и насколько процесс контроля ему достаточен и не избыточен.

В моей управленческой практике были случаи, когда сотрудник осознавал, что ему необходимы дополнительные “пинки” от руководителя, иначе он начинает прокрастинировать. Мы договаривались о более тщательном контроле таких задач.

Да, важная часть контроля: сотрудники должны понимать, как и в каких случаях их будут контролировать. Даже если речь идет о выборочном контроле. Его задача - внезапно провести контроль стандартов процесса. Естественно, сотрудники не должны знать, когда он будет проходить, но они должны знать, что такая форма контроля существует, и что именно будет оцениваться при этом контроле.

Это основа ситуационного руководства. Понимай, что одному и тому же сотруднику может требоваться разная форма и тщательность контроля под разные задачи. Если в одной задаче он автономен, то в другой может требоваться больше внимания от руководителя. Это нормально и не говорит о том, что сотрудник стал хуже или глупее. В этой гибкости подбора способа контроля и заключается мудрость и качество руководителя. Так, кстати говоря, ты влияешь еще и на мотивацию сотрудника.

Тем не менее, бывают ситуации, когда непонятно, сколько точек контроля нужно поставить, как часто и в какой форме. Следуй интуиции. Знай, что насмотренность руководителя - очень важный и часто недооцененный параметр. Ты точно был в разных ситуациях и понимаешь, как и когда контролировать, пусть это может расходиться с стандартами, правилами и алгоритмами. Помни, что ты несешь ответственность за результаты команды, а значит все источники принятия решений хороши. Особенно интуиция.

* отпустиииии и забудььь…..

В общем речь о том, что в какой-то момент твоя команда или отдельный сотрудник могут стать автономны и сильны настолько, что детальный контроль от тебя не требуется. Желаю каждому руководителю достичь такого уровня управления в команде, и в этот момент перестать детально контролировать, а дать возможность этой автономности привести команду к результатам.

Как обычно в моих статьях часть тезисов противоречат друг другу. Такова реальность, что в каких-то случаях работает одно, в каких-то другое. Именно обладание ассортиментом управленческих решений и умение выбирать подходящее для конкретной ситуации является ключевым свойством хорошего руководителя.

Успехов!

Мой телеграмм канал