О нормальном общении на работе

У нас есть тренинг по конструктивной коммуникации. Несколько лет назад мы сделали для него кейс: нужно было исправить грубо написанное письмо из одного подразделения в другое – переделать его в вежливое и конструктивное. Мы максимально «испортили» это письмо, поместив туда как можно больше разрушающих элементов. Были готовы к возражениям: «так люди не пишут».

Возражений не было. Удивительно, но на каждом тренинге, в каждой группе находилось несколько человек, которые говорили: «Вот… только вчера такое получил!». Наше выдуманное письмо оказалось реальным.

Я вижу, как разрушительно, как бестолково, как зло иногда люди разговаривают друг с другом на работе. Я хочу это исправить, поэтому дальше я напишу четыре принципа, на которые должна опираться рабочая коммуникация.

Принцип 1. Ускорение.

Деловая коммуникация должна ускорять дело, а не замедлять его.

Каждый раз, когда Вы что-то говорите или пишите коллегам, задайте себе вопрос: «После этого дело пойдет быстрее?».

Некоторые люди не задают себе этот вопрос. Они задают примерно такой: «Как МНЕ быстрее написать или сказать это?».

Для того, чтобы ваши разговоры или переписка ускоряли дело:

- Будьте точны в том, что вы хотите получить (вместо фразы «постарайся сделать это как можно быстрее» напишите «сделай это сегодня к 18.00)

- Указывайте сроки, когда вы хотите получить результат или когда вы его можете выдать

- Разговаривайте просто («вышли», а не «предоставь», «сократи», а не «оптимизируй», «расскажи», а не «проинформируй…»)

- Не используйте риторических вопросов или комментариев («Где заявки?», «А отчета все нет…», «Опять ошибки…»)

Принцип 2. Настрой на дело.

В результат ваших слов другой человек должен оказаться в таком эмоциональном состоянии, которое ему позволит быстро и легко сделать то, что вам нужно.

Он не должен после разговора или письма захотеть оправдаться, успокоиться, доказать вам, что это вы не правы, потянуть время.

Для того, чтобы ваш собеседник настроился на дело:

- Не переходите на личность, когда говорите о недоработках («ты неграмотный», «ты не понимаешь…», «ты медленный»)

- Не используйте обобщения («всегда», «никогда», «постоянно»)

- Не обвиняйте

- Разговаривайте и пишите спокойно

Принцип 3. Фокус на результатах, а не ошибках.

Любая ошибка в работе – всего лишь ошибка, а не «провал». Почти всегда ее можно исправить. Для этого нужно держать фокус на том, какой результат нужно получить, а не на том, кто и что сделал не так.

В случае серьезных сбоев важно перестать искать виноватых и доказывать свою правоту и направить всех участников диалога на то, чтобы выровнять ситуацию.

Принцип 4. Установка на разумность других людей.

Исходите из того, люди вокруг вас – такие же ответственные, дисциплинированные и порядочные, как и вы. Не создавайте такую ситуацию, в которой вы – герой, а остальные – идиоты.

Ошибиться может любой, включая вас. Вы можете сказать: «Ты все неправильно понял», а можете: «Возможно, я не совсем понятно объяснил. Сейчас еще раз попробую».

Если вы разговариваете с людьми, помня о том, что они разумные и ответственные, то ваше общение станет легче, результаты вы получите быстрее и жизнь будет радостнее. Потому что жить в окружении разумных людей гораздо приятней, чем в окружении идиотов.