Как починить HR в бирюзовой IT-компании

В идеальном мире компания развивается быстрыми шагами, и за ней поспевают абсолютно все отделы. В реальности оказалось, что какие-то сферы могут провисать. С переходом на бирюзовое управление мы поняли, что функция HR как будто застряла в прошлом, и нужно было срочно что-то предпринять.

Рассказываем, как мы обирюзили наш HR и выиграли с этим проектом номинацию «Малый бизнес» на премии HR-бренд 2020 от HeadHunter.

Как починить HR в бирюзовой IT-компании

О компании

Мы — это Space307, продуктовая IT-компания. Наш флагманский проект — торговая платформа, которой пользуется более 60 миллионов человек по всему миру. За 6 лет мы прошли путь от стартапа до компании, которая запускает масштабные продукты на международный рынок.

Сейчас у нас плоская структура, где каждый сотрудник значим и несёт ответственность за результат. Мы работаем в кросс-функциональных продуктовых командах без «боссов» и директивного менеджмента.

Зачем нужно было менять работу HR-отдела?

В процессе перехода к «бирюзовой» модели управления мы перешли от иерархической структуры к плоской. Стало очевидно, что текущая HR-модель не соответствует стратегии развития компании и не удовлетворяет потребности бизнеса: на тот момент HR состоял только из рекрутмента, event и кадрового делопроизводства и не был погружён в бизнес-процессы.

Не было связи между HR и бизнесом: модель управления поменялась, а HR за ней не поспел. И нам было необходимо понять, как сделать работу более гибкой.

Уверены, с таким сталкиваются многие компании: когда сотрудники не понимают, зачем существуют HR, бизнес тоже не знает, какие задачи они выполняют, а HR-специалисты не погружены в процессы бизнеса и мало участвуют в стратегическом планировании.

Шаг 1: Исследование реальной проблемы.

Мы провели исследование, чтобы опираться на реальные факты и получили множество негативных отзывов со стороны бизнеса о работе HR-подразделения.

Основная проблема: HR-функция не развивается и не релевантна тому бизнесу, с которым работает.

Шаг 2: Обозначить задачи для решения проблемы.

Мы проанализировали полученные результаты исследования и составили список задач, которые нужно решить:

  • Получить обратную связь от сотрудников по устройству HR-процессов, определить «узкие места».
  • Получить идеи сотрудников по совершенствованию HR-процессов и реализовать лучшие из них.
  • Обеспечить более тесное взаимодействие между HR и бизнесом, стимулировать сотрудников участвовать в трансформации HR-процессов.

Мы находились в поисках инструмента, который позволил бы органично поменять HR и вовлечь сотрудников в развитие HR-процессов — по всем правилам «бирюзы».

Шаг 3: Поиск инструмента.

Что может быть более органично для IT-сообщества, чем привычный им хакатон? Именно этот формат мы решили взять за основу, но провести его по HR-тематике: дать сотрудникам возможность презентовать свои идеи и продукты, актуальные для компании.

Шаг 4: Решение — HRackathon.

Первый этап: HR-хакатон мы провели в декабре 2019 года. В нём приняла участие 21 команда (более 100 сотрудников), были презентованы проекты по развитию внутренних процессов и офисного пространства. Благодаря высокой вовлечённости сотрудников, мы смогли выявить несколько критических направлений, которые нуждаются в развитии:

  • Адаптация сотрудников;
  • Внутренние коммуникации;
  • Нематериальная мотивация;
  • Автоматизация HR-процессов.

Второй этап: реализация идей с января 2020 года и по настоящее время. Мы оценили все предложенные сотрудниками проекты по критериям важности, пользы, реализуемости и срочности. И приступили к реализации идей, которые набрали самые высокие оценки.

Что получилось:

1. HR-боль: Адаптация сотрудников.

Решение: Онбординг-сайт.

Как починить HR в бирюзовой IT-компании

Это сайт для новичков, где мы собрали всю необходимую информацию: контакты коллег, полезные сервисы, ссылки, инструкции и даже шуточный тест, раскрывающий наши корпоративные ценности. Благодаря онбординг-сайту новичкам больше не нужно ждать ответа на вопрос от коллег или HR: всю необходимую информацию можно найти в одном месте.

Результат: Благодарю сайту и большей вовлечённости HR-специалистов в адаптацию сотрудников уровень текучести на испытательном сроке снизился на 20 процентных пунктов.

2. HR-боль: Внутренние коммуникации, нематериальная мотивация.

Решение: Mana.

Как починить HR в бирюзовой IT-компании

Проектов с корпоративной валютой на хакатоне было представлено целых два.

В октябре 2020 случился долгожданныи релиз Mana — инструмента нематериальной мотивации, который позволил нам говорить коллегам «спасибо» в виде маны, а за полученную ману покупать мерч и другие «плюшки» во внутреннем магазине.

Mana открыла для нас дополнительные возможности мотивации: сотрудники не только благодарят друг друга, но и могут получать поощрение от HR-команды за участие во внутренних проектах и в продвижении HR-бренда.

Результат: За первый месяц в Mana было совершено 4646 транзакций и 147 покупок. Среднемесячные затраты на мерч снизились на 20% благодаря возможности анализа заказов и долгосрочного планирования бюджета.

3. HR-боль: Автоматизация HR-процессов.

Решение: Отпуск-бот Викентий.

Как починить HR в бирюзовой IT-компании

Викентий — это Slack-бот, позволяющии оформить отпуск в два клика.

За основу взят прототип — голосовой помощник Кевин, который бронирует переговорки и отвечает на рабочие вопросы. И если переговорки в 2020 оказались не нужны, то отпуск — очень даже.

Викентий не только сделал возможным оформить отпуск в два клика через Slack, но и значительно облегчил жизнь отдела КДП. Он использует данные из нашей HRIS — BambooHR, автоматически учитывает остатки отпусков, сверяет их с базой в 1С и взаимодействует с сотрудниками через привычный им рабочий мессенджер Slack. В Slack Викентий самостоятельно объясняет правила оформления отпуска и при необходимости передает вопросы специалистам.

Результат: 283 обращения к боту за период с 17 сентября по 31 декабря 2020. Викентий помог отделу кадрового делопроизводства сократить время на обработку заявлений на отпуск на 75%, а сотрудникам — наконец делать всё через единое окно.

4. HR-боль: Автоматизация HR-процессов.

Решение: DarkWinDuck.

Как починить HR в бирюзовой IT-компании

DarkWinDuck — платформа для регистрации на внутренние мероприятия: мастер-классы, курсы, лекции и т.д. Сервис позволил организаторам равномерно и справедливо распределять участников на мероприятия, а участникам — копить баллы и тем самым повышать свои шансы на победу, а также регистрироваться на мероприятия в один клик.

Также DarkWinDuck теперь является внутренней платформой для проведения онлайн-мероприятий: поддерживает прямые трансляции, голосование, чат и многое другое.

С помощью инструмента DarkWinDuck была выстроена система проведения регулярных продуктовых демо (отчётов по выполненной за квартал работе). Благодаря демо каждый сотрудник компании всегда в курсе последних обновлений и направлений работы других команд.

А ещё он очень помог нам во время удаленки: в 2020 году у нас было множество лекций, мастер-классов и других активностей, на каждую из которых сотрудники регистрировались через DarkWinDuck.

Помимо перечисленных результатов мы также получили:

  • 0% негативных отзывов от бизнеса о работе HR по результатам исследования в октябре 2020 года.
  • Снижение уровня текучести персонала на 9 пунктов с 22% в 2019 году до 13% в 2020 году (среднее по отрасли — 18%).
  • Повышение уровня лояльности на 9 пунктов с 82% в 2019 году до 91% в 2020 году.

HRackathon показал нам, что сотрудники хотят вовлекаться в HR-процессы, а не просто ждут от HR «чего-то эдакого». Благодаря ему мы смогли выстроить HR-процессы по принципам «бирюзы»: инициировать изменения изнутри, со стороны сотрудников, и с их помощью внедрить эти изменения. Нынешний HR глубоко погружен в бизнес-процессы, является драйвером изменений, работает вместе с сотрудниками, а не только для них.

А ещё для презентации проекта мы сняли классный ролик. «Оскар» нам за него вряд ли дадут, но нам он всё равно нравится: )

Ну а если у вас остались вопросы — будем рады дружить и общаться в любой из соцсетей 😌

2020
26 комментариев

Комментарий недоступен

15
Ответить

Всё так, но вы, кажется, не уловили суть: сделано было ровно то, что предложили сами сотрудники. То есть, то, что для них было актуально, и в чём они видели развитие HR. Это было не навязанное сверху видение HR-отдела, а совместная работа.

На инновационность инструментов мы не претендуем, показали их, чтобы было понятно, во что на деле превратился хакатон. С этого мы начинали и продолжаем развивать эти и другие инструменты.

С материальной мотивацией в компании проблем нет и не было. И сотрудник не теряется — наши ребята в полной мере ощущают заботу со стороны компании и всегда могут обратиться за любой помощью :) 

8
Ответить

Давно заметил- если в компании хорошие условия труда, высокие зарплаты, премии, технологичные проекты,  то там никто не пытается устраивать hr хакатоны, вводить фантики-балы за мерч/внутренние курсы, и рассуждать про нематериальную мотивацию

9
Ответить

Комментарий недоступен

4
Ответить

Хорошие условия труда, зп, премии и всё то, что вы перечислили, у нас есть :) И мы считаем, что это отличная база. Но мы выбрали не тот путь, где мы просто довольствуемся базой. Мы выбрали путь развития, движа и совершенствования процессов. Чтобы сотрудникам было максимально комфортно. 

А вот если эта «база» отсутствует, то, пожалуй, нематериальная мотивация и прочее не сработает, тут согласны.

4
Ответить

Адаптация сотрудниковэто ж очевидная вещь, для чего "хатоны" проводить?

Внутренние коммуникацииэто не зона ответственности HR

за полученную ману покупать мерч и другие «плюшки» во внутреннем магазинеВы правда считает это  "нематериальной мотивацией"


Сервис позволил организаторам равномерно и справедливо распределять участников на мероприятия, а участникам — копить баллы и тем самым повышать свои шансы на победу, а также регистрироваться на мероприятия в один клик

Это вообще маркетинговый набор слов. Копить баллы, чтобы пройти внутренне обучение? Регистрация в один клик? да хоть на 1С напишите


оформить отпуск в два клика через Slack, но и значительно облегчил жизнь отдела КДПНе оформить, наверно, а отправить заявление. Отпуска то предоставляются по графику, и если работник хочет не по графику, то пишет заявление. Или заявления уже отменили
Сколько отпусков осталось - тема крутая, можно наверно и в 1с глянуть. ну если у Вас есть система, куда смотрят кадровики, то из нее можно сделать и систему для работников

 >голосовои помощник Кевин 
внутреннеи платформоикаждыи сотрудник

Проблемы с буквой Й. Рекомендую провести хакатон. Или русский не родной для ТС?

Благодаря демо каждыи сотрудник компании всегда в курсе последних обновлении и направлении работы других командЭто не HR-сфера.
Надо ли сотруднику быть осведомленным? 
То есть сотрудники из других подразделений обязаны смотреть это "демо" (это Вам не солнышко в руке.."

2
Ответить

Три первых пункта — те направления, которые у сотрудников «болели», и над которыми мы все вместе решили работать. Да, это всё очевидные вещи, но они не всегда есть в компаниях. Да и кейс не про инновационные инструменты, он про подход к «починке» через взаимодействие с бизнесом. 

Про регистрацию на мероприятия, демо и «хоть на 1С напишите» — ну, написали не на 1С, нас устраивает) Суть в том, что участник копит баллы, и чем больше у него баллов, тем выше его шансы принять участие в том или ином мероприятии (это актуально для мероприятий с ограниченным количеством участников). Затем мы доработали платформу и стали проводить через неё онлайн-мероприятия, в том числе демо. И нет, смотреть демо никто не обязан, но их смотрят — это важно для того, чтобы знать, чем занимается твой сосед, особенно на удалёнке. 

«Й» починили. Почему-то потерялись при копировании из Google Docs. Спасибо, что обратили внимание :)

6
Ответить