Секреты выбора онлайн-касс: подборка оптимальных вариантов

Современную торговлю невозможно представить без качественного и бесперебойного оборудования. Причём это касается не только организации внутренних бизнес процессов, но и, прежде всего, взаимодействия с налоговой службой. Появление онлайн-касс позволило решить массу вопросов по отчетности индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, а также значительно повысить скорость обслуживания покупателей. В настоящее время в реестре контрольно-кассовых машин (ККМ), отвечающих нормам российского законодательства, значится почти 200 моделей. Команда «М.Видео-Эльдорадо» пообщалась с экспертами, собрала обратную связь от реальных пользователей ККМ и составила перечень наиболее функциональных, надежных и простых в эксплуатации решений.

За последнее время в мире контрольно-кассового оборудования произошла настоящая революция, сравнимая с трансформацией калькулятора в компьютер или кнопочного телефона во флагманский смартфон. Из сложных в настройке, громоздких и нуждающихся в постоянном контроле со стороны налоговой службы устройств, они превратились в удобный и незаменимый инструмент ведения бизнеса. Главное подобрать оптимальную модель, обеспечить стабильный канал связи и качественную поддержку.

А началось всё с поправок в Федеральный закон № 54 «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации», по которым с 2017 года большинство предпринимателей должны были перейти на новую схему использования кассового оборудования. Тогда был внедрен порядок, по которому ККМ должны были печатать чеки и одновременно с этим отправлять их, так называемому, оператору фискальных данных (ОФД). ОФД принимает чеки от кассового оборудования, бланки строгой отчетности и прочие отчеты через интернет, обрабатывает их, направляет в Федеральную налоговую службу (ФНС), а потом хранит. Таким образом, оператор фискальных данных стал посредником между кассой и налоговой службой. Именно с этого момента в обиход вошел термин «онлайн-касса».

По действующему законодательству работать без онлайн-кассы можно только предпринимателям, не имеющим в штате наемных работников: самозанятым, продавцам товаров собственного производства, оказывающим услуги или выполняющим работы.

Индивидуальные предприниматели и юридические лица могут использовать любое контрольно-кассовое оборудование, входящее в специальный реестр ФНС. В настоящее время в этом списке 192 модели.

Принцип работы всех онлайн-касс вне зависимости от типа одинаков. Сначала продавец распознает товар с помощью сканера штрих-кода, либо выбирает необходимую позицию на сенсорном экране, либо вводит код товара с помощью клавиатуры. Далее формируется кассовый чек.

В момент осуществления операции сведения о ней фиксируются на фискальном накопителе (по сути, это сердце кассы), шифруются и направляются оператору фискальных данных по интернету проводным или беспроводным образом. Оператор, получив данные, присваивает чеку уникальный номер и отправляет его на проверку в ФНС, предварительно оповестив о поступлении данных кассира. Именно в этот момент фискальный накопитель формирует чек и отправляет его на принтер.

Во время проведения операции кассир может отправить электронную квитанцию клиенту SMS-сообщением или отдельным письмом на электронную почту. Такой вариант часто используется в мобильных приложениях, где отображаются покупки. Электронная версия чека отправляется покупателю чуть позже, после того, как ОФД завершит проверку информации.

На практике вся процедура занимает пару секунд. Основная работа онлайн-кассы заключается в обеспечении коммуникации между фискальным накопителем – оператором фискальных данных и налоговой службой.

Современная кассовая техника представляет собой микрокомпьютер, в аппаратную часть которого входит процессор, оперативная память и фискальный накопитель (ФН) - аналог жесткого диска и самый ценный элемент оборудования. Именно на нём накапливаются и хранятся данные обо всех проведенных операциях (кассовых чеках) за определенный период времени. ФН шифрует информацию, содержащуюся на чеке, делает локальную копию, а также обеспечивает передачу сведений оператору фискальных данных в режиме реального времени. Помимо этого, он накапливает информацию и подтверждает законность операций в случае отсутствия связи с ОФД.

На официальном сайте ФНС можно найти реестр ФН с подробными характеристиками. Только в соответствии с этим документом можно выбирать подходящий экземпляр. Как правило, одного фискального накопителя хватает на 15-36 месяцев работы. Далее замена.

Непременным атрибутом почти всех современных онлайн-касс является экран. Он может быть монохромным и совсем небольшим, либо цветным и сенсорным, как на современных смартфонах или планшетах. Важным элементом является принтер чеков и бокс для чековой ленты. Встроенный или внешний принтер использует стандартную термобумагу со скоростью 50-300 мм/с.

Отдельные модели оборудованы сканером штрих-кода товаров или соответствующими портами для подключения внешних устройств, например, весов и т.д. Мобильные варианты оснащены аккумуляторами (батарейками), а стационарные – электрическим адаптером. Время автономной работы мобильных версий зависит от количества распечатанных чеков и интенсивности использования устройства.

Онлайн-кассы также оснащаются радиомодулями Wi-Fi, Bluetooth, мобильной связи (используются стандартные sim-карты), NFC для бесконтактной оплаты. Также в зависимости от типа устройства на корпусе могут располагаться индикаторы состояния работы, механическая клавиатура для управления, порты USB для синхронизации и настройки при помощи компьютера, а также подключения по проводному каналу связи Ethernet.

Всё кассовое оборудование можно поделить на три больших группы: автономные онлайн-кассы, смарт-терминалы с устанавливаемыми приложениями и фискальные регистраторы. Если проводить аналогию с мобильными телефонами, то автономные кассы ─ это кнопочные модели, смарт-терминалы ─ смартфоны, а фискальные регистраторы - принтеры.

Автономные онлайн-кассы представляют собой терминалы с маленьким монохромным экраном с цифровыми и функциональными кнопками. Эти устройства ограничены техническими возможностями, но подходят для простой и монотонной работы. Стоит отметить, что большая часть автономных касс не работает с маркированными товарами, а также не поддерживает продажу алкогольной продукции. Такие устройства больше подходят для небольшого бизнеса, в ассортименте которого не более 50 наименований товаров или оплаты проезда в транспорте.

Преимуществом такой техники является её дешевизна по сравнению с более продвинутыми моделями. Тем не менее, последующее обслуживание и обновление программного обеспечения может сопровождаться дополнительными затратами.

Смарт-терминалы во многом похожи на современные смартфоны, только адаптированные к торговой деятельности. Они обладают большим сенсорным экраном, широким набором коммуникационных интерфейсов: беспроводное подключение, поддержку работы в мобильных сетях. Примечательно, что большая часть продвинутых онлайн-касс собирается из комплектующих, которые активно используются в недорогих смартфонах и планшетах. Например, часто встречаются процессоры Unisoc или MediaTek, оперативная память LPDDR3, GSM или 3G-модемы, модули GPS и ГЛОНАСС.

На смарт-терминалы могут быть установлены различные программы (но если вы планируете использовать дополнительные приложения, заранее уточняйте, позволяет ли ваше устройство закачивать сторонний софт). Функции напрямую зависят от того, какое программное обеспечение установлено на кассу. На устройствах можно работать практически с любым ассортиментом товаров и услуг. Эксперты также отмечают большую гибкость в настройках и простоте обновления. Например, модели, оборудованные модулем GPS/ГЛОНАСС пользуются большой популярностью у доставщиков еды и классических курьеров. Такие кассы стоят дороже кнопочных вариантов.

Фискальные регистраторы представляют собой принтеры для печати чеков с фискальным накопителем. Их нужно подключать к компьютеру или планшету с кассовой программой. Цена такой онлайн-кассы напрямую зависит от стоимости управляющего устройства, к которому она подключена, а качество работы, в свою очередь, от кассовой программы, которую пользователь выбирает самостоятельно. Как правило, такие модели выбирают крупный розничные ритейлеры с большим количеством физических касс.

Облачные кассы

Кроме того, стоит упомянуть еще один вид оборудования для торговли. Онлайн-кассы часто путают с облачными кассами. Последние тоже передают информацию через интернет и содержат ФН. Но находятся они в ЦОДе оператора облачных касс или собственном дата-центре магазина и не имеют принтера, что удобно для продажи в интернет-магазинах. Еще такие кассы используют для вендинга, такси, ЖКХ и курьерских служб (закон разрешает применять их в ситуациях, когда продавец не контактирует с покупателем напрямую). Самые популярные сервисы для подключения облачных касс: АТОЛ Онлайн, OrangeData и KitOnline.

Перед окончательным выбором кассового оборудования следует оценить технические условия работы в конкретной торговой точке. Это важно, если вы ограничены в выборе каналов связи, например, у вас есть только Wi-Fi, а вам важна мобильность кассы, или в торговой точке нет электрических розеток. Важно понимать, что в случае сбоев в работе кассы вам придется остановить торговлю.

Если вы хотя бы раз в неделю меняете ассортимент или цены на товары, следует выбирать кассы, в которых можно это сделать без остановки продаж и самостоятельно. Дело в том, что в некоторых моделях касс изменить ассортимент достаточно сложно. Вам каждый раз придется вызывать специалиста и оплачивать его услуги.

Немаловажным фактором является и оценка расходов на программное обеспечение. В продаже можно встретить как бесплатное, так и платное кассовое ПО. Если вам нужна только касса, можно выбирать решения, где не надо платить за кассовую программу. В отдельных случаях бесплатной может быть только базовая функциональность.

Аналогичная ситуация и с обновлениями. После каждого изменения законодательства и доработок софта со стороны разработчиков выходят обновления. Как и в случае со смартфонами, происходит это постоянно. При этом, отказаться от них не получится. В некоторых кассах обновить программу нельзя без специалиста. Автоматические обновления удобнее, но у большей части поставщиков они также платные.

Для отдельных предпринимателей среднего и крупного бизнеса крайне важной является продажа маркированных товаров и алкогольной продукции. Принимая во внимание планы властей к 2024 году запустить маркировку по большей части товаров, стоит позаботиться о такой возможности заранее.

Немаловажным критерием выбора оборудования является техническая поддержка со стороны поставщика. Некоторые компании используют ограниченные способы связи, например, только почту. Увы, но по почте не получится оперативно решить вопросы, а это, в свою очередь, может привести к остановке торговли. Ряд разработчиков предлагает удаленное подключение к кассе для максимально быстрой диагностики и решения, другие предлагают премиальную поддержку.

Также стоит оценить возможность подключения к кассе товароучетной системы – популярного сервиса для автоматизации складского учёта, отчётности и контроля за персоналом и бизнесом.

Благодаря всё большему распространению системы быстрых платежей (СБП) и сервиса оплаты по QR, стоит задуматься о выборе касс с поддержкой этой опции. Вы сможете сэкономить на комиссиях банка и предложить покупателям больше платежных инструментов на выбор. Благо, что этот инструмент не требует наличия отдельного эквайринга.

Если основательно подойти к выбору, то с кассовым оборудованием не будет проблем. На основе мнений экспертов и отзывов предпринимателей мы составили перечень наиболее функциональных, надежных и простых в эксплуатации онлайн-касс.

Среди многофункциональных касс стоит отметить модель АТОЛ SIGMA 7. Устройство подходит для торговли, общепита, сферы услуг. Смарт-терминал оборудован 7-дюймовым сенсорным экраном с разрешением 600×1024 точек. Аппаратная начинка представлена 4-ядерным процессором MediaTek MTK6580, 1 ГБ ОЗУ и 8 ГБ флеш-памяти. SIGMA 7 оснащена модулями Wi-Fi, также поддерживает мобильный (3G) и проводной интернет, есть Bluetooth. Можно подключить терминал эквайринга, сканер и весы. Стоимость устройства начинается с 6 700 рублей.

Используется модуль термопечати Seiko LTP-02-245-13. Ширина чековой ленты - 57 мм, скорость печати - 70 мм/с. Ресурс модуля печати - примерно 500 тыс. чеков. В комплекте есть два аккумулятора, которых хватает на 5 часов работы. Кассу можно использовать в качестве стационарного терминала.

Устройство работает под управлением операционной системы ATOL OS. Кассовая программа платная. В общей сложности есть три тарифа: «Старт», «Развитие» и «Бизнес». Они отличаются стоимостью и возможностями. Каждый предприниматель выбирает тариф под себя. Касса подключается к ЕГАИС на любом тарифе, а для работы с маркированным товаром надо докупить модуль «Маркировка». У каждого владельца есть личный кабинет для работы с товарами и отчетами. Пользователи в отзывах отмечают компактность, производительность кассы и удобство работы. Стоимость в районе 18 000 рублей. Бесплатное подключение к тарифу «Старт» - в подарок на первый год использования. Личный кабинет для управления бизнесом (по модели SaaS).

Одним из лидеров по количеству положительных отзывов является Эвотор 7.3. Этот 7-дюймовый смарт-терминал работает под управлением операционной системы Evotor OS. Вес - 860 грамм, от аккумуляторов девайс способен проработать до 14 часов. Касса подходит для разных видов деятельности, но не очень удобен для мобильной торговли и услуг, так как основание у кассы не прямое, а с «ножкой». Лучше всего устанавливать её на ровную поверхность.

За быстродействие отвечает 4-ядерный процессор Mediatek MT8321 с частотой 1.3 ГГц, оперативной памяти - 1 ГБ, встроенной – 8 ГБ. Также имеется пять портов USB для различной периферии, два COM-порта для подключения денежного ящика, камера разрешением 5 Мпикс. Из коммуникаций доступны беспроводные модули Wi-Fi и Bluetooth 4.0, мобильная связь с поддержкой 2G и 3G. Помимо этого вы можете использовать проводное подключение: присутствует гнездо RJ45. Поддерживается подключение сканера штрих-кодов, весов, принтера этикеток. Цена устройства в районе 21 000 рублей.

Кассовая программа бесплатная, но покрывает только базовые функции. Обновления платные. У владельцев кассы есть личный кабинет с мобильным приложением. Эвотор 7.3 позволяет продавать алкоголь и маркированные товары, но для этих целей необходимо устанавливать дополнительные платные приложения из специального Маркета, а потом настраивать кассу по инструкциям. Если вам потребуется круглосуточная поддержка, решение вопросов в приоритетном порядке и удаленная диагностика кассы, можно оформить премиум-поддержку.

В число наиболее функциональных онлайн-касс с высоким рейтингом и положительными отзывами входит модель МТС Касса 5 (ПТК «MSPOS-K»). Этот смарт-терминал выпускается в двух вариантах — с эквайрингом и без. Помимо этого, можно выбирать фискальный накопитель на сроки 13 или 36 месяцев. Размеры устройства (211x83x54мм) и вес (500 грамм) позволяют использовать кассу в качестве рабочего инструмента в службах доставки, розницы, общепита, услуг транспорта, выездной и ярмарочной торговли. Емкость встроенного аккумулятора — 5200мАч. Питание и подзарядка аккумулятора от сети происходит через штатный блок питания 5В, 3А. На одной зарядке терминал может проработать до 24 часов. Цена устройства около 14 000 рублей.

Касса оборудована сенсорным экраном диагональю 5,5 дюйма с разрешением 1280x720. За быстродействие отвечает 4-ядерный процессор MediaTek с частотой 1.3 ГГц. Оперативной памяти 1 ГБ, встроенной — 8ГБ, есть слот для внешних карт флеш-памяти. Важной особенностью является наличие встроенного 2D-сканера. Термопринтер печатает со скоростью до 75 мм в секунду. Ширина ленты — 57 мм. Ресурс принтера — приблизительно 1 млн чеков. Отрез — стальная гребенка.

В качестве источника передачи информации выступают Wi-Fi и сотовая связь с поддержкой сетей 3G. Также имеется Bluetooth. Для подключения к компьютеру используется порт USB Type C. Если по каким-то причинам в торговой точке не будет интернета, то на кассе можно печатать чеки, а вся информация о продажах будет передана в ОФД автоматически после появления связи.

Программная часть онлайн-кассы работает на базе операционной системы Android 6. Кассовая программа и обновления к ней бесплатные. Для пользователя доступен ввод и редактирование номенклатуры, есть статистика продаж, личный кабинет и встроенный товароучет. Продавать маркированные товары можно на тарифе «Лайт» товароучетной системы, а работать с алкоголем и принимать маркированную продукцию ─ на тарифе «Профи». На МТС Кассе 5 можно принимать безналичную оплату через СБП, к тому же для этой системы не нужен отдельный терминал эквайринга.

Среди самых функциональных онлайн-касс стоит отметить модель КАССАТКА 7. Она соответствует 54-ФЗ и может подключаться к любому ОФД. Стоимость устройства колеблется от одиннадцати до двадцати пяти тысяч рублей.

Сам терминал похож на небольшой планшет и обладает 7-дюймовым сенсорным экраном. Разрешение картинки составляет 600×1024 точек. За быстродействие отвечает 4-ядерный процессор MediaTek, 1 ГБ оперативной памяти. Также стоит отметить встроенный накопитель на 8 Гб и поддержку карточки памяти MicroSD вплоть до 32ГБ. Софт работает на операционной системе Android. В распоряжении пользователя имеется личный кабинет с возможностью управления номенклатурой товаров, редактирования программ лояльности, обменом данными с другими учетными платформами и т.п.

Для связи с внешним миром можно использовать WI-FI, мобильный интернет или проводное подключение Ethernet. Внешние устройства подключаются по Bluetooth 4.0, а также при помощи двух портов USB. Встроенный литий-ионный аккумулятор ёмкостью 2500 мАч обеспечивает до 8 часов автономной работы. В продаже также можно найти комплектации с батареей на 5 000 мАч. Стоит отметить, что касса может выполнять свои функции даже во время зарядки без пауз.

Встроенный термопринтер печатает чеки на бумаге шириной 58 мм. Диаметр бобины — до 50 мм. Скорость печати — до 18 строк в секунду. Поддерживается полноценный эквайринг. Также имеется встроенный NFC-модуль для проведения бесконтактных платежей.

Онлайн-кассу КАССАТКА 7 чаще всего задействуют на небольших предприятиях с микро-розницей: кофейни, киоски, мелкие ремонтные мастерские, сервисные центры, салоны красоты, а также торговые точки с небольшим потоком клиентов. Касса может работать при отрицательных температурах, что позволяет использовать её для уличного фастфуда и выездной торговли практически в любой сезон.

Среди универсальных решений, которые можно использования как в стационарном, так и в автономном режимах, стоит отметить модель IRAS 900 K. Несмотря на малые габариты, устройство объединяет в себе терминал кассира, сканер штрих-кодов и принтер чеков. Среди функциональных возможностей ПО стоит выделить формирование списка товаров, контроль системы скидок и расчёт налогообложения. Стоимость устройства в районе 40 000 рублей.

Сам терминал располагает 3,5-дюймовым экраном и механической буквенно-цифровой клавиатурой. Скорость печати чеков составляет 135 мм/с. Имеется поддержка Wi-Fi для обмена данными с банками и ОФД. Благодаря наличию разъема microUSB и Bluetooth-модулю можно подключать периферию. Источником питания для устройства может служить как электрическая сеть, так и встроенный аккумулятор ёмкостью 1800 мАч.

IRAS 900 K достаточно часто используют экспедиторские компании, курьерские фирмы, поставщики товаров и владельцы малого бизнеса. На рынке представлены комплектации без фискального носителя, а также с ФН на 13 и 36 месяцев.

Среди наиболее доступных онлайн-касс стоит отметить модель Меркурий 115Ф. Стоимость устройства начинается с 5 500 рублей.

Наряду с моделями 180Ф и 185Ф она крайне популярна у представителей малого бизнеса и на транспорте. Это автономное устройство весом 1 кг способно проработать от встроенного аккумулятора до 30 часов. В пересчете на печать чеков полного заряда хватает на 500 чеков. Ширина чековой ленты — 57.5 мм. Скорость печати — 7 строк в секунду (35 мм в секунду). Имеется бесшумная термопечать. Замена ленты по быстрой схеме EasyLoad. Автоотрез не предусмотрен.

На корпусе располагаются 24 прорезиненные механические кнопки, небольшой экран с разрядностью 8 знаков, а также различные индикаторы: открытия крышки, малого количества бумаги. Модель оснащена портами microUSB и RS-232 для быстрого соединения с компьютером и подключения весов. Имеется поддержка Wi-Fi для обмена данными и подключение по мобильной сети GSM (есть слот для sim-карты).

Особенностью аппарата является объемная номенклатурная база, включающая в себя до 10 тыс. наименований товаров. Однако для настройки, а также для создания и изменения карточек товаров, кассу надо подключать к компьютеру. Для расширения памяти в специальный слот вставляют microSD. Чтобы добавить позицию в чек, надо ввести на клавиатуре код, который соответствует добавляемому товару.

Эта касса подходит для владельцев малого бизнеса, а также для выездной торговли. Меркурий 115Ф часто устанавливают в автобусах для приёма оплаты за проезд. Печать билета осуществляется одним нажатием кнопки.

Среди моделей стационарного типа стоит отметить Кассу Ф. Она относительно компактная - 279×156×99 мм и не слишком тяжёлая – около 700 грамм. Оснащается цветным ЖК-дисплеем и механической буквенно-цифровой клавиатурой. Присутствуют функциональные кнопки. Стоимость устройства в районе 23 000 рублей.

Касса Ф имеет поддержку работы с программными продуктами 1С и может гармонично интегрироваться в систему бухучета предприятия. В ней предусмотрена возможность гибко вносить изменения в структуру в случае изменений в законодательстве.

Личный кабинет доступен в браузере в качестве облачного сервиса. Со смартфона можно удаленно следить за средним чеком, текущей выручкой, эффективностью проводимых акций и т.д.

В общем и целом, касса имеет достаточно широкий функционал для применения в больших и малых торговых предприятиях, сфере услуг, интернет-магазинах.

P.S. Надеемся, что приведенный обзор оказался вам полезным. Желаем успехов вашему бизнесу.