Метод структурирования процессов для стартапа или корпорации на 1 листе бумаги

В этой статье хочу рассказать о гибком способе, с помощью которого можно систематизировать работу в компании, отделе или даже в отдельно взятой должности с использованием одного листа бумаги. А если вы с этим методом пройдетесь по организационной структуре, то у вас получится системная карта процессов всей компании без кипы корпоративной документации.

В октябре 2021 года я проводил стратегическую сессию для сотрудников компании Фикус. Они занимаются озеленением общественных и корпоративных пространств. Задачей мероприятия была презентация бизнес-целей на ближайшие несколько лет и синхронизация коллектива вокруг них.

Одна из идей сессии была в том, что каждый член команды – внутренний предприниматель со своими внутренними заказчиками, услугами и продуктами, качество которых складывается в общее качество деятельности компании.

Как донести эту мысль? Я решил провести эксперимент:

1. Взял Lean Canvas – инструмент, который часто используют в стартапах для описания собственных продуктов;

2. Предложил сотрудникам, разбитым по командам (отделам), описать свою работу с помощью этого фреймворка;

3. Предложил командам презентовать результат друг другу.

Как итог, случился классный воркшоп, где мы за несколько часов, силами сотрудников, структурировали основные компоненты процессов. Кроме этого:

1. Все взглянули на свою работу с позиции менеджера;

2. Все синхронизировались в общем видении (один метод – один язык);

3. Все глубже осознали суть собственной работы и работы коллег в смежных отделах.

Еще несколько месяцев назад я готов был сделать на основе этого опыта практический кейс, опубликовать статью, если бы не дотошность до нюансов. Lean Canvas – хороший инструмент, но не логичный. Вот пример размышлений:

1. Почему последовательность заполнения блоков именно такая, как указана в шаблоне, а не другая?

2. Чем обусловлено расположение блоков?

3. Что такое ключевые метрики в контексте операционной деятельности отдела или отдельно взятого сотрудника? Кто назначает эти метрики?

4. У отделов и у сотрудников есть не только внутренние заказчики, но и внутренние партнеры или поставщики. Как их учесть?

5. Что можно изменить, чтобы инструмент стал логичным и цельным, с минимумом вопросов к содержанию?

Да, можно было попробовать использовать Business Model Canvas Остервальдера. В нем частично присутствуют нужные для работы блоки. Но и к этому инструменту у меня есть вопросы.

Так я несколько месяцев размышлял, крутил информацию, общался с коллегами и наставниками, моделировал и тестировал логику. В итоге 31 декабря, была завершена работа и сегодня делюсь с вами фреймворком, который назвал Harmony Desk.

Почему такое название? Потому что цель инструмента – помочь компаниям стать более гармоничными. Почему на английском? Потому что, хочется верить, инструмент может быть полезен компаниям во всем мире.

Базовый принцип похож на Lean Canvas или Business Model Canvas:

1. Есть холст (лист бумаги) и на нем расположены блоки с тематическими заголовками;

2. Есть определенная последовательность заполнения блоков атрибутами, имеющими к ним отношение;

3. По результатам вы получаете комплексную и наглядную картину описываемого вами объекта.

Отличия этого инструмента заключаются в логике блоков, рекурсивности инструмента и в наличии управленческого ядра. Но обо всем по порядку.

Назначение инструмента – разложить / структурировать компоненты деятельности и процессы по порядку. Поэтому важно было учитывать причинность: что откуда вытекает, как и куда движется и что за чем следует.

Следите за руками.

Всё начинается с заказчика и его проблемы, дальше плавно перетекает в цель, к исполнителю и к его услуге / продукту. Чтобы произвести продукт, исполнителю нужно выполнить определенные задачи, в которых могут принимать участие ресурсы, поставщики ресурсов и партнеры. Задача обсуждается, и результат передается в точках контакта. У работы есть внутренние критерии оценки эффективности и внешние критерии оценки качества. Исполнитель несет затраты на выполнение работы, но и получает выгоды.

Всё стройно и просто!

Организации как фрактал, имеют общий узор и принципы на всех уровнях деятельности. Нужно лишь их разобрать. Мне важно было найти такие информационные блоки, которые точно имеются и могут быть описаны как с точки зрения деятельности отдельно взятого сотрудника, так и с точки зрения деятельности корпорации. Во-первых, это красиво. Общая структура и логика. Во-вторых, это удобно. Единый корпоративный язык.

Самое, на мой взгляд, интересное. Вы, наверное, заметили иконку с плюсом на изображении инструмента. Она обозначает управленческое ядро – это в каком-то смысле центральный процессор, набор блоков, находящихся "под капотом" фреймворка. В случае с Harmony Desk мы имеем 4 ядерный процессор:

1. Ядро смежной деятельности – здесь фиксируются управленческие и поддерживающие задачи, которые с точки зрения бизнеса часто выполнять не хочется, но нужно.

2. Ядро компетенций – здесь фиксируются хард и софт скиллы, важные для качественного выполнения работы в отделе или на отдельно взятой позиции.

3. Инновационное ядро – здесь фиксируются инструменты и технологии, которые помогают эффективно выполнять работу;

4. Ядро рисков – здесь фиксируются вероятные негативные ситуации, с которыми вы можете столкнуться и меры, которые нужно предпринять, чтобы минимизировать последствия.

Не нужно учитывать риски? Замените блок любой другой управленческой информацией, более важной для вашего случая. Это в каком-то смысле конструктор.

Если заполнить развернутый лист и распечатать на формате А3, ядро можно удобно сложить гармошкой и спрятать, а при необходимости разворачивать.

Таким образом, в результате получился довольно стройный инструмент, который, с моей точки зрения, учитывает недостатки Lean Canvas и даже Business Model Canvas. Вы можете использовать печатную версию или электронную. Заполнять его самостоятельно или командой.

Harmony Desk может заменить кипу должностных инструкций, процедур и регламентов в каждом из отделов. Инструмент может помочь сотрудникам взглянуть на бизнес и свою работу управленческим взглядом, с высоты птичьего полета, чего часто в бизнесе, согласитесь, не хватает.

Я сделал посадочную страницу, где вы можете запросить презентацию с примерами заполнения и шаблон с инструкцией.

Спасибо большое за внимание! Рад буду ценным замечаниям и комментариям.