Как мы в 2021 построили процессы адаптации в СберЗдоровье с нуля

Привет! Меня зовут Вера Белова, старший спец по адаптации и развитию в СберЗдоровье.

Ранее мы писали о том, как построен онбординг в распределенной и не только, команде разработки. И мы подумали, что надо бы рассказать не только о разработчиках, но и обо всех новичках нашей компании.

Я рада работать в большой компании, которая очень быстро растет и постоянно принимает новых сотрудников — это помогает набирать обороты и совершенствовать процессы, направленные на адаптацию новичков и поддержку действующих сотрудников. В 2021 году мы выросли так сильно (число сотрудников выросло с чуть более 370 на конец 2020-го до более 1000 на конец 21-го), что стало целесообразным собрать отдельную команду адаптации и полностью переработать все процессы со дня принятия оффера и до окончания испытательного срока. До этого года у нас существовала общая схема ввода новых сотрудников, но она не была четко расписана.

Как только соискатель принимает оффер, мы запускаем процесс, в котором задействовано очень много команд и людей: от отделов эксплуатации и HR до команды и руководителя отдела, в котором будет работать новичок. Все начинается с подготовки необходимого оборудования и создания учетных записей. Если сотрудник выходит в офис, то наши офис-менеджеры готовят его рабочее место, наполняя его полезными и приятными мелочами: от пропуска и канцелярки, до брендированных аскорбинок и «антиковидного набора».

Если же новый сотрудник работает удаленно, то мы заранее организуем безопасную доставку документов. Обеспечиваем необходимым техническим оборудованием. Для нас очень важно решить все подобные вопросы до начала первого дня, чтобы новичок сразу же мог начать спокойно и во всеоружии погружаться в новые рабочие процессы.

В первый рабочий день новичка встречает специалист по адаптации и из отдела кадров. Первый делом — финальные подписи на документах, сразу после — велком-встреча. На ней мы подробно рассказываем про компанию, нашу миссию и ценности, а также про внутреннюю жизнь, наши особенности и «плюшки». Одновременно с этим отдел эксплуатации высылает логины и пароли для всех необходимых учетных записей, чтобы новичок мог сразу же погрузиться в рабочее окружение.

Всем новым сотрудникам мы обязательно отправляем приветственное письмо с полезными ссылками на внутренние ресурсы и чек-лист первого рабочего дня. В нем прописаны основные организационные моменты, например, «посетить велком-встречу» или «проговорить свой график», а также все необходимые для выполнения этих задач контакты.

Кроме того, в этом году мы придумали и запустили «службу одного окна». По сути, это бадди-система — за новичком мы временно закрепляем специалиста по адаптации, который знает ответы на все вопросы и всегда будет на связи, чтобы помочь решить любой вопрос. Таким образом, у нового сотрудника появляется человек, к которому всегда можно обратиться, чтобы узнать, как компенсировать затраты на ПЦР тест, где найти необходимого коллегу, как поменять оборудование, где найти нужную ссылку и так далее. Если вопрос оказывается вне зоны компетенции HR-бадди, то новичка обязательно направят прямиком к конечному человеку, который сможет помочь не усложняя коммуникации кучей редиректов.

После того, как мы снабдили новичка всеми необходимыми инструментами и знаниями, он направляется на онбординг в свою команду — у каждой из них свой процесс. О том, как проходит погружение в команду разработки, в подробностях писал Руслан.

В этом году мы четко регламентировали адаптационные встречи, теперь они в обязательном порядке проходят ровно через месяц после начала работы сотрудника. На этом строгость заканчивается — сами встречи и проходят в непринужденной обстановке: за кофе, на прогулке или в переговорке. В общем там, где новичок будет чувствовать себя комфортно.

На встрече мы узнаем, как себя чувствует новый сотрудник, справляется ли он, кто именно подхватил его после первого дня и как погружал в командные задачи и процессы. Мы обязательно уточняем, проходят ли личные тет-а-тет встречи с лидом его отдела и хватает ли обратной связи. Ну и обязательный вопрос о том что нравится, чего не хватает и что вызывает дискомфорт. Естественно, на этих встречах мы отвечаем на любые вопросы новичка. По результатам мы анализируем и при необходимости вместе с тимлидом корректируем адаптационные процессы в целом.

Ближе к концу испытательного срока мы синхронизируемся уже с тимлидом и обсуждаем успехи его нового сотрудника. Основная цель встречи точно такая же: выяснить, как идут дела и чем мы можем помочь.

Мы не ограничиваемся встречами для сбора обратной связи и отзывов. Когда новичок переступает порог двух месяцев в компании, мы запускаем процесс сбора фидбека. В первую очередь, конечно, мы хотим знать его впечатления: по ответам на опросник мы измеряем, какое у него сформировалось представление о компании и своих задачах, понимает ли он, куда и как ему развиваться, что нравится а что нет, всего ли хватает, понятно ли куда и к чему стремится компания в обозримой перспективе.

Вот лишь несколько вопросов, которые мы задаем каждому новичку:

И другие.

Параллельно с этим мы опрашиваем и команду, с которой новичок работает. Его тимлид заранее составляет для нас список респондентов, в котором помимо себя указывает ближайших коллег нового сотрудника и ребят из смежных команд, с которыми новичок взаимодействовал. Мы собираем их общие впечатления: быстро ли новичок вошел в процесс, проявляет ли инициативу, берет ли на себя новые задачи, в чем он силен, а что ему стоит прокачать.

У команды новичка мы спрашиваем, например:

И так другое.

Если все хорошо, то через несколько месяцев после завершения испытательного срока новичок благополучно доберется до своего первого перформанс ревью. Этот процесс мы тоже перебрали и поставили на новые рельсы в 2021 году. Ревью всегда было ключевым инструментом для того, что понять достигнутые человеком цели и обозначить его новые задачи, но с этого года мы решили копать глубже.

В форме ревью появилось гораздо больше шкальных критериев с возможностью оставить расширенные комментарии по каждому из них. Помимо поставленных и достигнутых целей появились такие поля как стрессоустойчивость, умение вести за собой, оперативность выполнения задач и так далее. Кроме того, теперь мы спрашиваем сотрудников о том, как их коллегам нужно прокачаться, чтобы их совместная работа была еще более комфортной и продуктивной.

В самом начале этой статьи я упомянула приветственное письмо со всеми полезными ссылками на внутренние ресурсы. Считаю необходимым рассказать и про эти ресурсы — они играют очень важную роль как в адаптации новичков, так и в повышении комфорта опытных сотрудников.

В этом году мы организовали внутриком, в который вошли общий канал с новостями компании, полезные дайджесты, регулярные рассылки и просто развлекательные посты. Так сложилось, что до этого нововведения вся корпоративная коммуникация велась либо в почтовых рассылках, либо в общих чатах. Вместо этого мы создали корпоративный канал с возможностью комментировать каждую новость в отдельном треде — теперь все под рукой, а телефоны ребят не разрываются от оповещений.

Раньше у нас была только одна рассылка: всем сотрудникам на почту прилетали «анкеты» новичков с фотографией и небольшим рассказом о себе. Мы дополнили это регулярной еженедельной информационной рассылкой, которая приходит всем по понедельникам в 8:00 — как раз удобно почитать по пути на работу. Эту рассылку мы стараемся делать максимально теплой и позитивной, пишем про этику общения, выгорание, баланс между работой и личной жизнью и так далее.

Кроме того, мы отправляем отдельную рассылку о каждом важном событии. Это может быть как что-то крупное, например, день рождения Сбера, так и рассказы о наших внутренних победах и развлечениях: часто пишем о новых запусках и историях успеха отдельных сотрудников, анонсируем общие квизы, корпоративы и прочие мероприятия.

И это только начало — планы на будущее у нас амбициозные. В 2022-м году мы введем обязательные велком-паки для всех новичков, состоящие из фирменного мерча. Будем проводить полноценные индакшены — погружение в технологические особенности, а также культуру компании и команды. Те, кто с нами давно, будут рассказывать новичкам про стеки, особенности спринтов и отвечать на волнующие вопросы. Также мы хотим запустить «курсы молодых бойцов» — движ на целый день с элементами геймификации и квеста, причем как в офисе, так и онлайн для удаленных сотрудников. В планах еще много всего крутого!

Если вам все это интересно и вы хотите присоединиться к нашей команде, вот здесь можно посмотреть, кого мы ищем. Надеюсь, скоро увидимся!