Что общего у маркетинга и кота Шредингера?

Вы не узнаете жив проект или нет, пока не наступит дедлайн

Вне зависимости от того, чем вы занимаетесь – организовываете мероприятия, создаете видеоролик или сайт, - это закрытая коробка, внутри которой сотрудник одинаково успешно может творить волшебство или полную абракадабру. За 7 лет управления маркетинговым отделом я, как и мои друзья из агентств, успела поседеть, выдрать себе волосы и сделать хорошую выручку производителям успокоительного, в попытке узнать, что пошло не так, и жив ли «кот».

Что общего у маркетинга и кота Шредингера?

Запивая очередной стресс валерьяной, мы с собратьями по маркетингу выявили для себя три типа сложно управляемых коллег:

Первый – не контролируется от слова совсем. Крутые профессионалы. Вмешательство в их практику расценивают как покушение на убийство. Особым шиком считают выдать готовый результат в ночь накануне дедлайна. Вы не узнаете, что творится на их кухне: можно ли было заказать зал дешевле или привезти сувенирку быстрее. Для собственного блага заставят работать в ночь типографии, видеомонтаж или дизайнера.

Второй тип – ждет волшебного пенделя. О поставленных им задачах нужно постоянно напоминать и требовать отчета. Дедлайны не работают без личного общения и уговоров приступить побыстрее. Не упираются в KPI, поэтому если ослабить контроль, то «кот» гарантированно умрет.

Третий – линейный. Выполняют задачи строго к дедлайну. В целом неплохие ребята, если не считать того, что о сложностях проекта они сообщают только на оператвиках.

О как много было придумано для контроля за маркетингом и как мало из этого реально работает!

Почта. Перестает справляться при накоплении критичной массы. Пять проектов в работе или 50 писем в день – верный признак того, что маркетинг превращается в черную дыру, и придется куковать на работе вечером или в выходной – разбираться с задачами.
CRM и task-менеджеры. Обещают, что вы откажетесь от excel-файлов, тонны переписок и согласований в почте. Из опробованного: Битрикс, Wrike, Microsoft Dynamics, Trello – одинаково забрасывались командой спустя полгода после внедрения. Коллеги не видели в них смысла. Зачем тратить время на заход в системы и расписывание пунктов задач, если проще обсудить в почте или на кухне с кофе? Их ведение превращается в формальную процедуру к моменту выставления KPI и подходит только для восстановления истории, нежели для оперативного управления.
Мессенджеры. Групповые чаты зашли у нас только на срочные вопросы, когда кто-то из сотрудников уезжал на площадку или в командировку. В обычной ситуации сообщение в WhatsApp или Telegram не воспринималась как официальная постановка задачи, и в результате приводила к частым просрочкам.
Совещания. Любим, умеем, практикуем. Тратили на них час-полтора в неделю. Хорошо зарекомендовали себя совместно с личным to-do-list, в который вписаны задачи подчиненных. Дают максимальное подробное представление о ситуации с проектами. Сбоят со сложно управляемыми сотрудниками, и когда есть частые командировки.

Оказалось, что прекратить творить абракадабру легко. Нужно просто дать людям инструмент общения взамен почты, где будет видно обсуждение проекта и задачи. Для нас им стал acm.chat. За 7 месяцев его использования количество просроченных задач сократилось с 15% до 5%.

Сотрудники не считают его бессмысленным. Они переписываются в нем также свободно, как в почте или Telegram. Если нужен быстрый ответ с площадки, из командировки или внеурочное время – спасают мобильные приложения с пуш-уведомлениями.
В нем не нужно детально расписывать задачи, как в CRM или Task-manager. Задачу можно назначить сразу из диалога обсуждения. Для заполнения есть три поля: сроки, ответственные, статус. Все они необязательные.
Работает система напоминаний накануне дедлайна и при срыве сроков. Они приходят ответственному и руководителю. Если активности на напоминание нет, то практикуем личный вопрос «что с проектом?». Думаем над созданием бота, который будет задавать этот вопрос автоматом.

Насколько хватит команды, конечно, вопрос, но пока динамика положительная.