Как перейти на другую Базу знаний, если ваша «приостанавливает свою деятельность в России»

Мы тоже столкнулись с тем, что ищем альтернативы некоторым сервисам, с которыми работали раньше. Так как у нас распределенная команда — от Новосибирска до Санкт-Петербурга, нам пришлось в срочном порядке изучать и подбирать аналогичные инструменты, например, для поддержки удаленной работы.

Но от Базы знаний отказываться не пришлось, так как у нас есть продукт, который давно заменил нам Confluence, Notion, SharePoint и прочие схожие инструменты. Каждый день его используют наши разработчики, HR, коммерческий отдел. Ну и наши клиенты и партнеры, которые прошли процесс миграции еще до всех рыночных изменений. Поэтому в этой статье расскажем на конкретном примере, как перенести материалы из Confluence в InKnowledge, если вы столкнулись с рисками «отключения» вашей Базы знаний.

Потому что не всем нужны большие корпоративные Базы знаний и не каждый выдвигает к ней много требований. Поэтому на рынке можно подобрать что-то несложное, облачное, бесплатное и переехать туда, собственно, вручную, обычным копипастом. Но, если материалов много, нужна структура, ролевая модель, улучшенный поиск: морфологический, по синонимам, с неправильной раскладкой и т.д., то смотрим на специализированные решения, выбираем и переходим к Шагу 2. (на что обращать внимание при выборе Базы знаний, мы уже писали тут Как выбрать Базу знаний и для чего она нужна).

Другими словами, подготовить материалы к переносу, чтобы не разбираться с неструктурированной кучей материалов в новой системе. Для этого проверяется:

Структура — верна ли она, соответствует ли содержимое названиям страниц, правильно ли привязаны дочерние страницы к родительским, есть ли задублирование информации на разных страницах.

Контент — проверяется на актуальность содержимое, какие вложения есть у контента. Содержит ли содержимое этой страницы только информацию на заданную тему или это можно разделить на несколько статей. Глубина аудита самого содержимого контента уже индивидуальна для каждого Заказчика.

Плагины, которые использовались при создании страниц — какие важны и критичны для переноса, а в каких нет нужды и на них можно не тратить время.

Что останется за бортом — проверяется, что будет перенесено в новую систему, а что исчезнет навсегда: дубли, архивы, черновики, корзина, устаревший и ненужный контент.

Иногда заранее создают новую структуру в старой Базе знаний, но в нашем случае в этом нет необходимости — структуру можно будет скорректировать уже в новой системе

Для этого открываем InKnowledge и добавляем новый пустой раздел. Назовем его «миграция контента из Confluence». Он абсолютно чист, не имеет ни материалов, ни фильтров — идеальное место для начала миграции:

Потом возвращаемся в Confluence, где находится наша текущая База знаний. Обращаем внимание на структуру: она будет в точности перенесена в новую Базу знаний:

В своем профиле копируем учетные данные, домен и API токен.

Все, что мы скопировали в профиле Confluence, вставляем в нужные поля нашего инструмента и жмем на специальную кнопку. И чуть ниже наблюдаем, как происходит (какая-то «магия») поочередный перенос всех страниц в InKnowledge.

Весь перенесенный контент отображается в новой Базе знаний. Для того, чтобы первое время было проще ориентироваться, нами был создан специальный виджет (публикатор), который отображает структуру страниц Confluence и аналогично выводит содержимое:

Он будет нужен только первое время, так как в дальнейшем знания будет удобней разделить уже по тематическим разделам, спискам контентов и разным пространствам, как на примере других Баз знаний:

Программа выполнена, осталось навести красоту и проверить новую систему на разнообразные фишечки. Например:

На этом план по миграции считается выполненным. Основное, что нужно сделать, это пройти пункты с первого по пятый. Это обеспечит ваших сотрудников полноценной функциональностью.

Шестой шаг уже скорее позволит узнать, какие преимущества принесла InKnowledge помимо миграции:

Поиск — морфологический поиск, поиск по синонимам, при неправильной раскладке, автопродление поисковых запросов, поиск с ошибками/опечатками, показ поисковых снипппетов и т.д

Интерфейс - создается из набора виджетов, что позволяет видоизменять тематические страницы, добавляя на них кроме самого контента виджеты Избранное, Новости, Популярные контенты, Опросы и т.д. Менять их местами, настраивать на показ в зависимости от темы и прав доступа

Ролевая модель — подразумевает гибкое разделение на функциональные роли — Пользователь, Редактор и Администратор, и на организационные роли (например, задавать права доступа в зависимости от принадлежности вашего сотрудника к тому или иному отделу в компании)

Аналитика — просмотр аналитической отчетности по работе пользователей с контентом

Мультиязычность — представление одной статьи на разных языках

Мультисайтовость — неограниченное количество отдельных «пространств», которые админятся из одного места

Интеграции — встройки в CRM системы, Service Desk, подключение чат-ботов и роботов к материалам Базы знаний

Омниканальность — размещение материалов из Базы знаний на сайте, в мобильном приложении и других источниках без дублирования. Распределение прав показа содержимого статьи (например, сотрудник компании будет видеть всю статью целиком, а клиент на сайте только публичную часть этой статьи) и прочие функции, которые упрощают работу со знаниями.

А мы также напоминаем, что InKnowledge находится в реестре отечественно ПО, успешно выполняет свои задачи в банках, страховых и ИТ компаниях и не подвержена рискам. Мы с радостью предоставим вам наш инструмент, поможем с миграцией и адаптацией сотрудников к новой системе и предложим льготный период использования