Как правильно откладывать на завтра: повышение продуктивности для IT-специалистов

Одна из типичных проблем современной жизни — постоянный цейтнот. Нам не хватает времени даже на то, чтобы разобраться с нехваткой времени. Неожиданное решение предлагает Марк Форстер. Он считает, что выход состоит в том, чтобы откладывать дела на завтра. В этом посте мы расскажем о методиках повышения продуктивности из книги Форстера «Сделай это завтра».

Первое, что делает большинство людей, задыхающихся от нехватки времени — бросаются изучать различные методики тайм-менеджмента. Это вполне логично: раз времени не хватает, значит, я как-то неправильно им управляю, следовательно, чтобы времени стало больше, нужно научиться управлять правильно. Чаще всего поиски приводят к одной из вариаций на тему «Getting Things Done» и книги «Как привести дела в порядок».

Изучив труды Дэвида Аллена, новообращённый адепт системы GTD принимается составлять списки дел, расставлять приоритеты и вообще жить по системе. Но очень быстро он сталкивается с тем, что заметная часть задач зависает и остаётся невыполненной. Планы не становятся фактами из-за каких-то объективно непреодолимых обстоятельств. Как ни парадоксально, эти обстоятельства почему-то оказываются выше по приоритету, чем записанные в списки задачи. Причём иногда случается, что обстоятельства эти совсем не относятся к рабочим вопросам.

Многие разработчики наверняка сталкивались с ситуацией, когда вместо того, чтобы закончить отладку сложной функции, которая валится с ошибкой, сидишь и листаешь ленту Хабра, Facebook или бессмысленные ролики в Instagram/TikTok. Внезапно мы вспоминаем, что уже две недели не поливали цветы, да и вообще дома не убрано. Рациональная часть мозга понимает, что ты занимаешься ерундой, что дедлайн горит, и гораздо важнее закончить работу, чем полить цветы или вымыть пол, но другая часть тебя продолжает бессмысленную деятельность.

Такое состояние называют прокрастинацией, хотя некоторые считают его банальной ленью. Форстер же поясняет, что дело в особенностях человеческого мозга, который в упрощённом виде состоит из двух частей, рациональной и реактивной.

Реактивная часть мозга обеспечивала нам выживание в ходе эволюции. Она отвечает за базовые эмоции — страх, жадность, любопытство. И она же позволяет нам оставаться в безопасности, когда мы отдёргиваем руку от горячего или отпрыгиваем, когда видим, что на нас падает сосулька.

Форстер сравнивает реактивный мозг с ящерицей, которая греется на камне. Заметив угрозу, она прячется и замирает. А если обнаружит вкусного жука — мгновенно отреагирует, схватив его. Распознать угрозу или еду, отреагировать — вот всё, что интересует реактивный мозг. У него нет планов на будущее. Именно этим он и отличается от рационального мозга. Ему нет дела до списка задач, составленного рациональным мозгом. Он хочет этот вкусный кусок торта и посмотреть свежий ролик Тёмы Лебедева. Какие тут могут быть сомнения?

Рациональный мозг Форстер представляет как некий центр управления, орган власти, постоянно занятый составлением планов для своего владельца. Именно рациональный мозг подталкивает нас к новогодним обещаниям и спискам дел со сложной системой приоритетов. И тут появляется ещё одна проблема: мы воспринимаем будущего себя как какую-то отдельную личность.

Этот будущий человек намного ответственнее и целеустремлённее. Он точно сможет встать на пробежку в пять утра, будет с улыбкой есть несолёную овсянку на воде, а потом четыре часа подряд отлаживать код непокорной функции. Потом он пообедает чем-нибудь полезным и сразу же вернётся к работе, не отвлекаясь на разговоры с коллегами и котиков в инстаграме.

Как показали эксперименты, о которых рассказывает Келли Макгоннигал в книге «Сила воли», большинство людей переоценивают будущего себя и без малейших сомнений нагружают его непосильной работой.

Получается, что традиционные системы тайм-менеджмента на длинных дистанциях «ломаются» из-за мощного противодействия реактивного мозга, который сопротивляется попыткам взвалить на будущего себя груз, который никак не вывезти. Система приоритетов не помогает. Рациональный мозг пасует, когда реактивному коллеге хочется спрятаться в норку и съесть вкусную еду.

Расстановка приоритетов для задач — это своеобразный компромисс. Мы как бы отвечаем себе на вопрос «что нужно сделать сейчас, а что отложить?» или, упрощая — «что можно сделать хорошо, а что плохо или никак?». Правильный же вопрос звучит так: «Нужно ли мне вообще это делать?».

Исполнение наших целей зависит не только от того, что мы собираемся сделать для их достижения, но и от того, что мы делать не будем. Другими словами, мы принимаем на себя обязательства делать вещи, которые ведут нас к цели и отказываемся от обязательств, которые мешают этому.

Понимание цели позволяет провести чёткую грань между настоящей работой и занятостью. Настоящая работа требует полного использования навыков и знаний, она содержит вызов и заставляет выходить из зоны комфорта. Работать таким образом сложно, поэтому реактивный мозг активно сопротивляется, увиливает. Он стремится занять нас любыми делами, которые помогают увиливать от настоящей работы.

Беготня по офису с бумажками в руках или генерация множества встреч, выглядит как работа, хотя по факту является имитацией бурной деятельности — занятостью. А вот обдумывание стратегии отладки больше похоже на витание в облаках, хотя приносит значительно больше пользы, чем эмоциональное размахивание распечатками.

Форстер приводит следующие признаки занятости:

Когда говорят о важности и срочности, обычно вспоминают матрицу Эйзенхауэра, в которой все задачи делятся на четыре категории:

Для наглядности приводим и графическое отображение такой схемы.

Проблема в том, что срочность часто путают с важностью. В результате срочные, но неважные дела поглощают всё рабочее время, вытесняя по-настоящему важные, но не срочные. Позже, анализируя сделанное за день, мы понимаем, что вот этот отчёт, запрошенный коллегой, вполне дождался бы завтрашнего дня, как и правочки, о которых спрашивал заказчик. Однако пометка «срочно» возбудила реактивный мозг, и мы бросились в бой, не оценив реальной необходимости в боевых действиях.

Реактивный мозг незаменим при пожарах и других чрезвычайных ситуациях, но очень мешает действовать рационально. Чтобы изменить это, Форстер рекомендует создать буфер, в который помещаются все поступающие задачи. Так мы переключим мозг с реактивного мышления на рациональное.

Оптимальный способ организации буфера — запись всего, что мы собираемся сделать. Письмо — деятельность высшего порядка, которая автоматически переключает мозг в рациональный режим и защищает от импульсивных порывов реактивного мозга, которому всё срочное кажется важным.

Форстер рекомендует: как только к вам поступает задача, с первого взгляда требующая быстрой или немедленной реакции, запишите её. Записывание поможет решить, действительно ли нужно выполнить её в течение дня или можно без проблем отложить на завтра.

Если большая часть ваших задач имеет статус «сделаю завтра», вы получаете преимущество, потому что можете воспользоваться закрытыми списками дел. Закрытыми Форстер называет списки, в которые больше нельзя добавлять задачи. Закрытый список устанавливает границы и тем самым помогает взять под контроль рабочий день.

Открытые списки — это привычные списки дел, которые пополняются новыми задачами в течение рабочего дня. Такие списки серьёзно ухудшают эффективность процессов. Ведь когда новые задачи наваливаются непрерывным потоком, закончить работу практически невозможно. Мы выбираем из списка задание, которое привлекает внимание, оставляя другие на «когда-нибудь». В итоге невыполненные задачи копятся, создавая стресс и неудовлетворённость.

Ключевое отличие закрытого списка от открытого, которое меняет сам подход к работе, состоит в том, что задачи в нём не имеют приоритета. Закрытый список содержит все дела, которые вы решили сделать сегодня. Поэтому не имеет значения, в каком порядке их выполнять.

Форстер советует: не набирайте на день больше работы, чем вы в состоянии осилить. Используйте закрытые списки дел, чтобы управлять нагрузкой и сделать её более сбалансированной.

Для повышения эффективности Форстер рекомендует использовать два приёма:

Такой способ организации рабочего процесса приводит к созданию буфера длиной в день. Это позволяет систематически выполнять новые задачи, свести к минимуму отвлекающие факторы, легко планировать день, регулярно выполняя примерно одинаковый объём работы. При этом запланированная на день работа заканчивается вместе с последним пунктом из списка, а если что-то сделать не получилось, легко выяснить причины.

Форстер называет такой подход принципом «маньяна» (исп.): никогда не делать сегодня то, что можно отложить на завтра.

Закрытые списки и принцип маньяна отлично помогают справиться с текущими делами, но для того, чтобы двигаться вперёд, нужно проявлять инициативу и делать что-то новое. Сколько раз мы вписывали в новогодние обещания что-то типа «открыть свой бизнес», «написать программу для…», «создать сайт для …»? И сколько из этих обещаний выполнены?

Превращать мечты в реальность поможет концепция актуальной инициативы, в основе которой лежит идея о том, что каждый день нужно начинать с сосредоточенной работы над определённым направлением. Сфокусировавшись на одном деле, можно продвинуться в его реализации значительно быстрее, чем если каждый день добавлять его в список задач.

Хороший пример актуальной инициативы — разгребание рабочих завалов и выполнение просроченных дел. Если вы что-то постоянно откладываете, начинайте свой день именно с этого задания. Ликвидация «хвостов» приносит чувство облегчения и заряжает энергией. Другие удачные направления для актуальной инициативы — исправление дефектных систем, запуск и поддержка проектов.

1. Формулируйте ясное видение. Каждый раз, собираясь что-то сделать, спрашивайте себя: «А чего я на самом деле собираюсь достичь?» Чётко осознавая свои цели, вы повышаете шансы на их достижение.

2. Выполняйте задания по одному. Держите в фокусе одно задание, делайте его правильно, затем переходите к другому. Работа происходит там, куда направлено ваше внимание.

3. Работайте понемногу и часто. Мозг работает эффективнее, когда регулярно выполняет посильные задания. Перерыв нужен для восстановления и адаптации. Во время отдыха мозг формирует новые нейронные связи. Это работает как для умственных, так и для физических способностей человека.

4. Устанавливайте границы. Когда определены границы, проще сконцентрироваться. Ограничения стимулируют творческое мышление. Проекты с плохо определенными границами «размывают» жизнь и работу.

5. Используйте закрытые списки — перечни дел, к которым нельзя добавить новые пункты. Пока в списке есть невыполненные пункты, не беритесь за новые задания. Поскольку цель — выполнить все задачи в списке, порядок выполнения не имеет значения.

6. Убирайте прерывания. Случайные факторы разрушают планы на день. Самое частое прерывание — добавление новых дел в текущий список. В этом случае приходится делать что-то, что вы не планировали. Не позволяйте случайным событиям управлять вашей работой и жизнью. Спросите себя: «Что контролирует мою жизнь? Шум или осознанное видение жизненного пути?».

7. Фокусируйтесь на обязательствах. Прежде чем взяться за новое дело, спросите себя, как оно повлияет на существующие обязательства. Приготовьтесь к тому, что для реализации новой задачи вам придется пожертвовать другими обязательствами, иначе будете жаловаться на нехватку времени.

Ну а пока вы берете под контроль своё время, мы продолжаем делать Telegram-бота Get Me It для анонимного и быстрого налаживания контакта между вами и работой мечты. Настраивайте фильтры в боте и получайте самые релевантные предложения под ваши запросы.

Следуйте за белым кроликом, кликнув по ссылке😉