Как не сжечь дедлайн: 5 советов Проджект-менеджеру

Иногда говорят, что Project Management — это так же легко, как ездить на велосипеде. Правда, при этом часто забывают упомянуть, что ощущается это так, будто велосипед горит, ты сам горишь, все горят и вы в аду. Это, конечно, шутка, но доля правды в ней есть. Менеджер проекта словно находится между трех огней: одновременно нужно уложиться в бюджет, не сорвать сроки и при этом сделать качественный продукт.

При разработке курсов достаточно часто возникают проблемы именно со сроками. О том, какими приемами пользуется наша команда компании LEVEL, чтобы не допустить сгоревшего дедлайна, рассказываю в статье.

Старт любого проекта начинается с ознакомительной встречи с заказчиком, на которой проводят брифинг. На этом этапе важно синхронизироваться по целям и процессам, а также получить исходные материалы.

Чтобы проблемы в разработке курса не начались еще на этапе брифинга, нужно хорошо подготовиться к первой встрече с клиентом. В частности, нужно собрать максимум информации от заказчика и проанализировать ее:

Заранее прописанные договоренности помогут заказчику качественнее подготовиться к встрече и заранее приготовить все необходимые команде материалы.

При общении с клиентом стоит строго придерживаться намеченного плана:

Собрав на этапе брифинга всю доступную от заказчика информацию, мы частично нейтрализуем риск пробуксовки проекта в будущем. Однако остановки могут возникнуть и по вине самой команды, поэтому менеджеру стоит обратить особое внимание на организацию внутренних процессов.

Мне на собственном опыте пришлось почувствовать, чем опасна заточенность процессов под одного человека. На одном из долгоиграющих проектов команду внезапно покинул ведущий дизайнер. Человек, пришедший на замену, не получил вовремя нужные доступы к макетам и необходимые шрифты, что несколько застопорило проект.

Конечно, ситуацию можно было предупредить заранее:

Чтобы ускорить работу над проектом, набирайте не просто экспертов, а специалистов с релевантным опытом. Например, заказчику нужен комикс, а вы выбираете между двумя иллюстраторами. Один более опытный, а другой работает чуть меньше, но рисует в нужном стиле или работал с конкретным заказчиком. Стоит выбрать второго, поскольку он с большей вероятностью сделает «как надо» с первого раза.

Не допускайте задвоенности процессов или преждевременной инициативы. В моей практике были случаи, когда исполнители хотели «как лучше» и начинали вносить правки от заказчика сразу, как только увидели письмо. Параллельно эту же задачу могли выполнять и другие участники команды, в то время как менеджер и вовсе оспаривал необходимость изменений.

Нужно быть готовым к тому, что заказчик может затягивать сроки согласования, медленно отвечать или слишком долго подготавливать доступы и нужную документацию. Это происходит по нескольким причинам:

Потенциальную медлительность стоит учитывать заранее и выстраивать процесс разработки исходя из особенностей конкретного клиента.

Есть несколько правил, которые помогут построить здоровую коммуникацию с клиентом:

_____________________

Не существует универсального рецепта, который поможет сделать идеальный проект. Но у менеджера всегда есть возможность рассчитать риски и заранее предусмотреть меры по их нейтрализации. Самая очевидная из них — озвучивать заказчику дедлайн «с запасом».