Как сэкономить на бухгалтерии миллионы. Лайфхак для малого и среднего бизнеса

Здравствуйте, авторы и читатели vc.ru!

В нынешних реалиях и условиях непроходящего кризиса, хотелось бы затронуть проблему оптимизации рабочих процессов в бухгалтерском и налоговом учете.

И если эта тематика вам близка, то эта информация точно для вас. Меня зовут Александр Лыков. Вот уже 8 лет я тщательно изучаю эти процессы и занимаюсь внедрением новых технологий в области бухгалтерского и налогового учета.

В 2014 году я с партнером основал первый в России бухгалтерский аутсорс-конвейер Мако.Эксперт, который помогает не только экономить на бухгалтерских услугах, но и выступает своего рода гарантом безопасной макросреды предприятия. Многие компании — представители малого и среднего бизнеса — уже оценили по достоинству предложенную мной концепцию. «МАКО.Эксперт», несмотря на непростые времена, стабильно осуществляет свою деятельность и всесторонне оказывает помощь в организации и восстановлении бухгалтерии. Мы заменяем целые отделы, сокращаем затраты на персонал, ведем качественный документооборот, который способствует одобрению кредитных продуктов для бизнеса. Мы можем предложить проверить «сердце» вашей компании на его работоспособность.

Как же это работает? Как возможно экономить на бухгалтерии, не теряя в качестве и не подвергая себя финансовым и репутационным рискам? В 2014 году я начинал этот путь с небольшого кабинета, через все этапы становления и развития проходил самостоятельно, пошагово совершенствуя технологию интеграции нашей системы в область ведения финансового учета в бизнесы, передавшие свою бухгалтерию под наше управление. По прошествии времени я могу с уверенностью сказать, что наша система показала свою эффективность и работает как часы.

Обширная клиентская база, слаженность нашей команды, эффективное распределение узкоквалифицированных специалистов — все это позволяет не только поддерживать беспрерывность бизнес-процесса, но и дает нам возможность удерживать цены на уровне 2014 года. Да, да, вы все правильно поняли — 2014 года! В наше время «космических цен» это звучит неправдоподобно, но это факт. А что же с качеством? В чем преимущество? Может быть, специалист с Авито или Профи закроет бухгалтерскую потребность?

Конвейерное производство обуславливается не только постоянным клиентским потоком, но и четким распределением обязанностей и профессиональных навыков. В компании существуют специализированные департаменты, занимающиеся различными сегментами бухгалтерского и налогового учета. Все сотрудники имеют колоссальный опыт работы именно на своем профессиональном участке, будь то расчет заработной платы или кадровое делопроизводство, расчет УСН или НДС, валютный контроль или агентская деятельность. Вместо пожилого бухгалтера-универсала, вы получаете молодую команду узконаправленных специалистов, которые работают как части единого слаженного механизма. Срабатывает некий код безопасности, так как ваша отчетность не сосредоточена в руках одного, иногда квазиспециалиста, на вас работает целая команда профессионалов.

Наши услуги доступны каждому, даже самому мелкому ИП, который, обратившись в «МАКО.Эксперт», может позволить себе целый штат бухгалтеров.

Возьмем, к примеру, ООО, в котором бухгалтерию ведет один сотрудник с суммарными ежемесячными издержками в размере более 90 000 рублей, куда входят: заработная плата, налоги, затраты на обеспечение рабочего места и прочие расходы (ниже будет более подробный расчет). Наша компания в таком случае предложит обслуживание с тарифом в пределах 25 000 рублей в месяц. Разве что теперь не с кем будет «пивнуть чайку»...

Гарантированная экономия с «МАКО.Эксперт» стартует от 30%. И это только расход на фонд заработной платы. Зачастую при полном переходе на обслуживание клиент достигает объективной экономии в 80%.

Крайне немаловажным вопросом является подбор персонала. За много лет работы в сфере бухгалтерского учета мною проведено более 500 интервью главных бухгалтеров на должности руководителей отделов. Могу с уверенностью заявить, что большинство людей пребывают в состоянии профессиональной фрустрации, они не хотят становиться узконаправленными специалистами в одной из областей учёта, в которой преуспевают. Они по-прежнему хотят быть универсалами. Но невозможно объять необъятное, и эффективность молодого или зрелого специалиста, имеющего «универсальный» подход к работе, страдает. Например, мне доводилось проводить собеседования на должность руководителя департамента заработной платы. Кандидаты — главные бухгалтеры с многолетним опытом работы, но ни один из них не смог продемонстрировать свои знания и опыт лучше, чем любой рядовой сотрудник департамента заработной платы «МАКО.Эксперт». Ни один главный бухгалтер, ни один универсал не может достигнуть профессионального уровня даже рядового сотрудника наших узкоспециализированных департаментов. Из-за отсутствия необходимого опыта не происходит полноценного углубления в процессы специальных областей — уровень их весьма поверхностный + надо учитывать ограниченность накопителя информации (мозга).

Компания «МАКО.Эксперт» — первая в России и первая в мире конвейерная бухгалтерия. Как на промышленном производстве: все процессы оказания бухгалтерских услуг у нас разбиты на отдельные операции. И каждый сотрудник, как рабочий у конвейера, осваивает и выдает продукт именно по своему специализированному сегменту. Люди работают быстро, точно и безошибочно — в отличие от обычных аутсорс-бухгалтеров, каждый работник должен разбираться только в своей узкой теме, которую знает досконально. Схема работы нашей бухгалтерии приблизительно такая:

Конечно, мы не изобретали велосипед! Наша структура ровно такая же, как структура бухгалтерии любого крупного предприятия. Вот точно такие же — у гигантов промышленности и транснациональных корпораций. Отдел труда и заработной платы, Материальный отдел, Финансовый, Расчетный и т. д. Все строго структурировано, у каждого специалиста — узкий четко очерченный круг обязанностей. Это отлаженный механизм, который работает четко, быстро и качественно. «МАКО.Эксперт» — такая же махина, но обслуживает одновременно более 500 разных компаний. В общем, мы взяли департамент бухгалтерского учета и отчетности большой корпорации и сделали его доступным простым предпринимателям. Среднему бизнесу, малому, даже микробизнесу и ИП! Причем, совсем недорого — в десятки раз дешеле склеротичной МарьВанны или рассеянного фрилансера, подрабатывающего на зимовке в ГОА, с которым, как правило, вас связывают исключительно устные договоренности.

Бухгалтер на удаленке и даже аутсорсинговая контора никак не защищают вас от ошибок и рисков, связанных с человеческим фактором. Бухгалтер на аутсорсе может ошибаться даже чаще штатного, ведь ему приходится вести дела нескольких компаний. Бухгалтерская компания — гораздо более безопасный вариант, чем бухгалтер-фрилансер. Особенно, если она работает уже не первый год, у нее солидная клиентская база, есть рекомендации. Однако большинство бухгалтерских компаний напоминают артель фрилансеров: несколько бухгалтеров, каждый из которых полностью ведёт бухгалтерию 3-5 клиентов (минимум!).

Вами будет заниматься один конкретный специалист — более или менее квалифицированный, внимательный, аккуратный… Хорошо, если более, а не менее. Но даже самый золотой специалист может заболеть, уйти в декрет или уволиться. И тогда вашу компанию передадут другому сотруднику. Как долго и насколько качественно он будет входить в курс дела? Это будет для него дополнительная нагрузка, что чревато ошибками. А если ошибка специалиста компании будет стоить вам штрафных санкций? Заплатит бухгалтерская компания ваши штрафы из своего кармана? Сомневаюсь. Почитайте типовые договоры, и вы увидите, что они не предусматривают НИКАКОЙ материальной ответственности аутсорсера перед клиентом.

Ответственность «МАКО.Эксперт» застрахована на 5 млн рублей. Если что, штрафные санкции покроются из страхового возмещения, а не за счет клиента. Но, пожалуй, главное преимущество бухгалтерского конвейера — надежность и точность. Нет почти НИКАКИХ РИСКОВ и головных болей! Как показал опыт, вероятность того, что сотрудник «МАКО.Эксперт» ошибется — всего 0,2% (у среднестатистического штатного бухгалтера доля ошибок легко переваливает за 2-3%).

Бухгалтерский конвейер ЧЕЛОВЕКО-НЕЗАВИСИМ. Это ключевой момент.

К слову, особенности организации труда в нашей компании позволяют нам, во-первых, ставить неприлично низкие цены. Во-вторых, это без малейшего ущерба для качества услуг. Согласитесь, платить всего 2 000 руб. в месяц за ИП — совсем не то же самое, что 50 000 руб. (а фактически расходы раза в 3 больше). Естественно, не каждая компания может рассчитывать на такие смешные цены. Все зависит от размера вашего бизнеса, системы налогообложения и других нюансов. У нас есть клиенты и за те же 50 тыс. руб. в месяц. Но даже в этом случае экономия на накладных расходах колоссальная. Ибо бумага, печеньки, бухгалтерские издания и прочая-прочая — это уже не ваша головная боль. А наша. И у нас для наших бухгалтеров все это есть, конечно же. Просто 30 специалистов «МАКО.Эксперт» справляются с 500+ активных компаний. Конвейер же!

А вот точно, как в ресторане быстрого питания!НЕ один-единственный шеф-повар на всех процессах, который в настроении или нет, здоров или не очень, просто решил забить на работу или насолить владельцу бизнеса. А целый коллектив сушефов, каждому из которых поручено приготовить свой особенный ингредиент — единственный, но его приготовление доведено до автоматизма. Простой процесс с понятным результатом.При этом есть жесткие регламенты и стандарты работы каждого человека, есть коллективная ответственность за результат.

Вот и у нас в «МАКО.Эксперт» то же самое, но готовим мы не картошку фри и бургеры, а бухгалтерскую документацию и налоговую отчетность. На каждой операции сидит специалист, который знает ее назубок, делает быстро, прямо стремительно – за счет чего получается гигантская экономия себестоимости сервиса. Но в то же время все операции, доведенные до автоматизма, выполняют точно и четко, передавая документ далее по конвейеру следующему работнику. Даже если кто-то из наших бухгалтеров не выйдет на работу, заболеет, скоропостижно уволится, на оперативности и качестве работы это не скажется. Мы быстро найдем замену, и новый человек будет выполнять свой этап работы так же быстро и аккуратно, как его предшественник.

…Или плохонький, но свой! Его можно напрягать по поводу и без, грузить не его работой, заставлять работать сверхурочно…

Но! У вашего штатного главбуха может быть плохое настроение, личные неприятности, плохое самочувствие и т. п. И все это вполне может вылиться для вас в штрафные санкции, а то и в более серьезные проблемы. Какие? Ну, например, блокировка счетов. А ваш бухгалтер — что с него взять? Ну не досмотрела! Не ту клавишу нажала! 1С глюкнулась! Не обратила внимания на новую инструкцию от налоговой… Да мало ли причин, почему «живой человек сделал ошибку»! У нас тоже живые люди, но их ошибки, если и случаются (крайне редко), то никак не касаются клиента и его кошелька. Потому что, во-первых, каждый специалист действует строго в соответствии с инструкцией, выполняет одну небольшую операцию, которую знает досконально, и его действия многократно проверяются другими специалистами. Во-вторых, «МАКО.Эксперт», повторюсь, несет полную материальную ответственность за свои действия. Если вдруг по нашей вине вам выпишут штраф, то мы полностью покроем убытки! Наша ответственность застрахована на 5 млн руб. – мы одни из считаных единиц аутсорсеров бухгалтерии, кто работает с совершенно белой, легальной, официальной страховкой.

А ответственность и ошибки вашего бухгалтера застрахованы?

Как я уже сказал, мы в «МАКО.Эксперт» точно можем заменить и самого квалифицированного бухгалтера, и целую многоуровневую бухгалтерию — такую, как в крупных мировых корпорациях. И вполне допускаем, что ваш бухгалтер — замечательный человек и прекрасный специалист. Но, может, ему нужна помощь? Возможно, ваш бизнес вырос, и забот прибавилось. Или, что ближе к нашим сегодняшним реалиям, просто настали тяжелые времена, и стало больше работы. Можно работать на износ всем коллективом, решая новые нестандартные проблемы. А можно делегировать часть бухгалтерских задач «МАКО.Эксперт»!

Еще одним из основным преимуществ «МАКО.Эксперт», без сомнений, является прозрачность, точность производимых операций и безупречный документооборот. Это дает возможность беспрепятственно получать большие займы, банковские гарантии, лизинг. Это большой плюс для предпринимателей с любым доходом, из любых областей. Мы ведем вашу документацию профессионально, выявляем и отбражаем в ней ваши успешные стороны, что является несомненным плюсом для любой кредитной организации. Суммарный объем кредитов, полученных нашими клиентами, уже перевалил за миллиард рублей.

Итак, на полный или частичный аутсорс в «МАКО.Эксперт» можно отдать:

• Бухгалтерский учет. Отчетность и восстановление документов за предыдущие отчетные периоды.

• Налоговый учет. Возмещение НДС. Возврат переплат. А также оптимизацию налогов законными способами. Общение с налоговой и представление ваших интересов в ФНС и фондах.

• Взаимодествие с банками. Восстановление учета и подготовка всей необходимой документации для получения кредитов, гарантий, лизинга.

• Кадровое делопроизводство.

• Складской учет.

• Создание, воссоздание, настройку IT-архитектуры под полноценное ведение финансового учета.

Чем «МАКО.Эксперт» отличается от штатного бухгалтера или обычного аутсорсера:

• Не один бухгалтер, а целая компания. Есть специалисты по всем вопросам, так или иначе касающимся бухгалтерии: бухгалтеры, доки в вопросах налогообложения, зарплаты-кадров, айтишники...

• Любые задачи мы решаем оперативно. На конвейере никто не тупит, ничего не забывает, не путает, не болеет и не отпрашивается — каждый сотрудник в каждый момент времени знает, что ему делать.

• Все рабочие процессы «МАКО.Эксперт» не просто разделены между сотрудниками, но и строго стандартизированы. Поэтому вероятность ошибки, выражаясь математическим языком, стремится к нулю — по нашим подсчетам она около 0,2% от всех операций.

• Каждый документ проходит 3-7-ступенчатую проверку.

• Ответственность совершенно официально застрахована на 5 млн рублей. «МАКО.Эксперт» отвечает материально за свои редчайшие ошибки.

• «МАКО.Эксперт» неустанно держит руку на пульсе изменений в законодательстве — нововведения/изменения никогда не окажутся внезапной новостью. Ну просто учет — это наше единственное направление деятельности, нам не на что отвлекаться.

• У нас есть готовые решения множества нестандартных запросов: блокировка счетов, оптимизация/отсрочка налогов, перерасчет налогов, компенсации, споры с госорганами… Все благодаря огромному опыту, обширной и разнообразной клиентской базе. Мы можем решать множество специфических вопросов, с которыми ваш бухгалтер, сидя постоянно внутри одной темы, просто не сталкивался.

· «МАКО.Эксперт» не пропадет со связи, не уйдет на больничный или в декрет. Влияние человеческого фактора сведено к нулю.

• Работаем не с 9 до 18, а сколько нужно для решения вопроса. Если извещение от налоговой пришло в пятницу вечером — вопрос начинает решаться в пятницу вечером, а не в понедельник утром.

А что у вас с бухгалтерией? Сам себе бухгалтер, держите штатного, на аутсорсе? Довольны вы тем, как ведется ваша бухгалтерия, и каких денег она вам стоит?