Как мы в компании не нашли нормальный трекер финансов проекта и сделали его сами

Рассказываю о сервисе для контроля финансов: как следить, сколько денег принес проект, сколько компания потратила на сотрудника в разрезе каждого проекта, и сколько времени он отработал. То, что нужно владельцам компании и менеджерам.👍

Я CEO ИТ-компании Riverstart, поэтому могу поделиться практическим опытом, как все устроено у нас в компании.

У нас в работе может быть около сотни клиентских проектов в разной степени готовности, в том числе на поддержке.

Каждый проект приносит выручку — проплаты от клиентов.
Расходы складываются из времени, которое каждый участник команды потратил на задачи по проекту. От затраченного времени зависит его зарплата.
Себестоимость проекта зависит от всех этих показателей. Ее нужно знать, чтобы отслеживать проекты, которые приносят меньше всего прибыли, а тратят кучу сил коллектива.

Также я и исполнительный директор сразу видим, сколько денег для компании приносит каждый менеджер, потому что понимаем рентабельность каждого его проекта. Это помогает правильно мотивировать команду управленцев и видеть прибыль по всем проектам и подразделениям в реальном времени.

Добавлю сюда постоянно-переменные расходы на функционирование компании – офис, налоги, связь, HR и так далее, и перед нами появляется понятная управленческая отчетность проектного бизнеса. 😎

Нам нужно знать, как соотносятся доходы с затраченным временем сотрудников и расходами на зарплаты.

Сначала с командой пробовали по старинке вести учет в Гугл-таблицах. Оказалось неудобно:

сложно оценить себестоимость конкретного проекта — нужно заводить кучу таблиц и переключаться туда-сюда;
мелкие задачи не попадали в счет для клиентов и вели к расходам компании;
таблицы разрастались и долго загружались, приходилось скроллить в конец до актуального;
большие файлы с гугл-скриптами висли, формулы расчетов слетали и приходилось забивать их заново;
нельзя разграничить доступ: либо сотрудники проекта заходят в общую таблицу и видят данные коллег, либо менеджер проекта сам бегает по сотрудникам, собирает инфу и вносит ее в таблицу.

Короче, не понравилось. 😕 После таблиц пробовали сервисы, их функций тоже не хватало для полного контроля финансов. Встречались существенные минусы из этого же списка.

«Не можешь найти лучшее решение — сделай его сам». 🤷‍♂

Искали сервис, который бы нас устраивал по всем параметрам, и не нашли. В итоге мы решили разработать его сами. Так появилась Liana.

lianateam.ru

Liana — Сервис попроектного контроля занятости сотрудников и учета финансовых показателей

Это онлайн-сервис для попроектного учета финансов. Он не подходит, чтобы ставить задачи, но помогает следить за работой и деньгами компании, приводит в порядок отчетность и считает точную прибыль по каждому проекту и всей компании. А также с помощью сервиса все сотрудники приучились вести хронометраж своего дня (даже бухгалтер 😉).

В Liana есть роли для владельцев бизнеса, менеджеров, аккаунтов проектов и сотрудников. Для каждой роли своя функциональность:

Выбирает проект, вводит задачу и указывает время, которое он потратил.
Видит, сколько времени он отработал, и сколько за это получит.

Согласовывает выполненную сотрудником задачу или отправляет на пересмотр времени или результата.
Вносит поступления от клиента в систему (интеграции с банками пока нет, но скоро будет).
Контролирует распределение времени сотрудников на каждый проект, может посоветовать заняться чем-то более приоритетным.
Видит, где случились просадки: забыли выставить счет за доп услугу, не указали транзакцию, клиент отказался от привычной услуги.
Может согласовать премию сотруднику, если видит продуктивную работу.

Как мы в компании не нашли нормальный трекер финансов проекта и сделали его сами

Сразу считает суммарные часы работы каждого сотрудника по конкретному проекту.
Считает зарплату, учитывая разные форматы работы: оклад за месяц, фиксированная ставка за час, договорная сумма за задачу, комбинированный вариант.
Считает себестоимость проекта: соотносит затраты компании с оплатами клиента, выводит дельту.
Разграничивает доступы: у ролей «руководитель», «менеджер» и «сотрудник» разный интерфейс и возможности.
Мотивирует сотрудников отчитываться: добавление отчета занимает не больше 10 секунд, зато можно посмотреть, сколько часов жизни отдал проекту и сколько уже заработал.

Контролирует все, что делается в компании.
Задает разные фильтры и условия в интерфейсе и смотрит по ним отчеты.
Может делать прогнозы и планировать развитие компании и каждого проекта по отдельности.

В итоге сотрудники знают, сколько времени трудятся на работе и сколько за это получают. Проект-менеджеры контролируют распределение времени между разными проектами и следят за проплатами. Руководитель видит себестоимость, просадки и прибыльность каждого проекта в отдельности.

Отчет по загруженности сотрудников и отделов — это не прихоть директора-контролёра, а способ эффективно распределить время.

Можно увидеть как нагружен каждый сотрудник, он перерабатывает или недорабатывает. Можно увидеть загруженность по компетенциям. Например, мы хотим узнать, есть ли у нас свободные дизайнеры, владеющие AfterEffects или Senior C# разработчики. Для этого выбираем фильтры и видим профиль нагрузки всех людей в компании с этими компетенциями.

Получился сервис со сложной начинкой из формул для вычислений, но простой по интерфейсу. Я как руководитель вижу данные в понятной форме и держу все под контролем. 👍

Мы пользовались Liana как внутренним сервисом: исправляли ошибки, улучшали интерфейс, проводили ux-тестирования, а сейчас выпустили на рынок.

Сервис Liana зарегистрирован в Федеральном институте промышленной собственности — это подтверждает неимущественные права и исключительное право компании Riverstart на продукт. А с 1 ноября 2023 года сервис включен в Реестр российского ПО.

В первую очередь сервис будет полезен IT-компаниям, мы изначально делали его под IT-задачи. Но и любому проектному бизнесу из других сфер, которые хотят знать точную прибыль в месяц, себестоимость проектов, контролировать распределение времени сотрудников и упорядочить отчетность.

Если вам интересно попробовать, напишите менеджеру в Телеграм — он расскажет подробности и подключит неделю бесплатно. Захотите потом перейти на Liana — выделим личного менеджера и поможем перенести данные в систему.