Зачем бизнесу Госключ: наш опыт интеграции мобильной подписи в сервис HRlink

Расскажу на примере HRlink, что дает бизнесу мобильное приложение Госключ и какие нюансы об этой технологии нужно знать.

Меня зовут Дмитрий Махлин, я партнер и директор по развитию сервиса кадрового электронного документооборота HRlink. Кто мы и что делаем, можно почитать здесь. А в этой статье я хочу рассказать об опыте использования Госключа.

Уверен, появление Госключа круто поменяет рынок кадрового ЭДО. Ведь теперь любой кадровый документ — от трудового договора и заявления на отпуск до различных ознакомлений и инструкций — можно подписать в своем смартфоне за пару кликов. С развитием проекта и присоединением к нему новых компаний из разных отраслей, весь цифровой бизнес получит новый импульс.

Что такое Госключ

Минцифры запустило мобильное приложение Госключ в августе 2021 года. В приложении можно бесплатно получить сертификат и сформировать усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) или усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). С их помощью можно подписывать юридически значимые документы в электронном виде.

В десятке нормативных актов, в том числе в Трудовом кодексе, предусмотрено использование Госключа. Основной документ, регламентирующий его применение сегодня, – это постановление об эксперименте. Там определено, что доступ к технологии (участие в эксперименте по применению Госключа) осуществляется по согласованию с Министерством.

В чем плюсы

Если говорить о кадровом ЭДО, то интеграция с Госключом дает несколько преимуществ компаниям и их сотрудникам:

— скорость — документ можно подписать практически мгновенно;

— удобство — смартфон всегда рядом, не нужно ехать в офис или включать компьютер;

— экономия — пока Госключ бесплатен для всех сторон, включая коммерческий сервис;

— простота получения надежной электронной подписи — она по умолчанию есть практически у всех экономически активных граждан, для ее получения не нужно посещать удостоверяющий центр или другие учреждения — достаточно зайти на Госуслуги.

В чем минусы

Их нет — и это объективно. Есть задачи, которые решаются прямо сейчас во время эксперимента — он и нужен для того, чтобы выявить слабые места и «обкатать» работу сервиса.

Звучали сомнения в отношении безопасности Госключа, и этот вопрос тоже решается. Мобильную подпись пока можно использовать в тех сферах, где риски мошенничества минимальны и последствия от нецелевого использования не критичны. Например, можно подписывать договор купли-продажи автомобиля или аренды квартиры — что сейчас делается вручную и без особого контроля, но нельзя подписать договор купли-продажи недвижимости на вторичном рынке.

Еще один нюанс заключается в том, что Госключ – это мобильное приложение, на данный момент нет десктоповской версии и SDK для встраивания в сторонние приложения.

Как с помощью Госключа подписать кадровый документ

Покажу на видео, как проходит процесс подписания приказа о предоставлении отпуска с помощью Госключа в сервисе HRlink.

Что получит бизнес

В-первую очередь, внедрение Госключа станет драйвером для развития рынка цифровых сервисов. Теперь можно удаленно совершать действия, которые ранее требовали личного присутствия и «живой» подписи. Например, трудоустройство, сделки с ресурсоснабжающими организациями, договоры аренды, акты сдачи-приемки работ, транспортные накладные и многое другое.

Внедрение Госключа повысит безопасность различных приложений и, соответственно, доверие к ним со стороны пользователей. Как пример — маркетплейс «Авито», где совершаются тысячи сделок между людьми, которые лично не знакомы.

И, конечно, это экономия. Так, к нам обратилась крупная ресторанная сеть — несколько десятков тысяч сотрудников по всей стране и показатель текучести кадров более 50%. Им неудобно и дорого вести бумажный кадровый документооборот — каждый документ нужно распечатать, подписать, отправить курьерской службой на подписание сотруднику, вернуть обратно. Колоссальные расходы! Но и выпускать электронную подпись для каждого сотрудника с таким показателем текучести кадров дорого: даже если она будет стоить 100 рублей, то расходы составят миллионы рублей в год. Еще нужно добавить затраты на смс-уведомления, которые обязательны при подписании неквалифицированной подписью от удостоверяющего центра. Госключ решает эту проблему — он бесплатный и позволяет быстро перейти на кадровый ЭДО.

Что дальше

Госключ станет новой нормой: люди быстро привыкнут подписывать любой документ с помощью своей учетной записи на Госуслугах. У них наоборот будет возникать вопрос к компаниям, которые не смогут предоставить им такую возможность. Например, подписать в смартфоне трудовой договор или заявление на отпуск.

Это — в перспективе 2-3 лет. А пока те компании, которые первыми реализуют данную возможность, выиграют — привлекут пользователей, заслужат лояльность клиентов и приобретут имидж продвинутой компании.

С точки зрения КЭДО и нашего опыта, могу сказать, что есть особенности подключения, но тоже решаемые. Главное — понимание, что это даст вашему бизнесу и желание стать частью новой реальности.